POLYTEC HOLDING AG: Einladung zur 19. ordentlichen Hauptversammlung

Hörsching (pta028/12.04.2019/22:59 UTC+2) .
POLYTEC Holding AG mit dem Sitz in Hörsching, FN 197646 g,
LEI 529900OVSOBJNXZACW81, ISIN AT0000A00XX9

Einladung zur 19. ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zur 19. ordentlichen Hauptversammlung der POLYTEC Holding AG am Freitag, dem 10. Mai 2019, um 10:00 Uhr (MESZ), am Standort der Gesellschaft in A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, ein.

TAGESORDNUNG:

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Corporate-Governance-Berichts, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2018

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2018

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

6. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstandes gemäß § 65 Abs 1 Z 8 AktG zum Erwerb eigener Aktien der Gesellschaft. Ermächtigung des Vorstandes zur Einziehung von Aktien sowie Ermächtigung des Aufsichtsrates, Änderungen der Satzung, die sich durch die Einziehung von Aktien ergeben, zu beschließen.

7. Beschlussfassung über

a) den Widerruf des eingeräumten genehmigten Kapitals gemäß Punkt 4.4. der Satzung in der aktuellen Fassung
sowie gleichzeitig

b) die neuerliche Ermächtigung des Vorstandes, innerhalb von höchsten 3 (drei) Jahren, nach Eintragung der entsprechenden Satzungsänderung im Firmenbuch, mit Zustimmung des Aufsichtsrates, das Grundkapital der Gesellschaft, allenfalls in mehreren Tranchen, gegen Bareinlage oder Sacheinlage um bis zu Nominale 6.698.875,00 Euro (sechs Millionen sechshundertachtundneunzigtausendachthundertfünfundsiebzig) durch Ausgabe von bis 6.698.875 (sechs Millionen sechshundertachtundneunzigtausendachthundert-fünfundsiebzig) neuen auf Inhaber lautende Aktien im Nominale von je 1,00 Euro (Euro eins) zum Mindestausgabebetrag von je 1,00 Euro (Euro eins) auf bis zu 29.028.460,00 Euro (neunundzwanzig Millionen achtundzwanzigtausendvierhundertsechzig) zu erhöhen und den Ausgabekurs sowie die Ausgabebedingungen im Einvernehmen mit dem Aufsichtsrat festzusetzen (genehmigtes Kapital),

c) die Ermächtigung des Vorstandes, mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen, wenn das Grundkapital gegen Sacheinlage von Unternehmen, Betrieben, Teilbetrieben oder Anteilen an einer oder mehreren Gesellschaften im Inland oder Ausland erhöht wird,

d) die Ermächtigung des Aufsichtsrates, Änderungen der Satzung, die sich durch die Ausgabe von Aktien aus dem genehmigten Kapital ergeben, zu beschließen,

e) die entsprechende Änderung der Satzung in Punkt 4.4.

8. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019

UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG:

Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab dem 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit spätestens ab dem 19. April 2019 auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung aufliegen:

+ Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2018
+ Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2018
+ Corporate-Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2018
+ Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2018
+ Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
+ Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-8
+ Bericht des Vorstandes zu Tagesordnungspunkt 6
+ Bericht des Vorstands über die Rechtfertigung des Bezugsrechtsausschlusses zu Tagesordnungspunkt 7
+ Formular für die Erteilung einer Vollmacht
+ Formular für den Widerruf einer Vollmacht
+ Vollständiger Text dieser Einladung

HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM. §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG:

Beantragung von Tagesordnungspunkten durch Aktionäre (§ 109 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform spätestens am 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit am 19. April 2019 der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, zHd Herrn Paul Rettenbacher, oder per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse paul.rettenbacher@polytec-group.com zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Beschlussvorschläge von Aktionären zu der Tagesordnung (§ 110 AktG)
Aktionäre, deren Anteile einzeln oder gemeinsam 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform iSd § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge samt Begründung zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit am 30. April 2019 der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 7221 701 38 oder an A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, zHd Herrn Paul Rettenbacher, oder per E-Mail an paul.rettenbacher@polytec-group.com zugeht, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs. 2 AktG. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Auskunftsrecht (§ 118 AktG)
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns sowie der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per Post an A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, zHd Herrn Paul Rettenbacher, oder per E-Mail an paul.rettenbacher@polytec-group.com übermittelt werden.

Information über das Recht der Aktionäre, Anträge in der ordentlichen Hauptversammlung zu stellen (§ 119 AktG)
Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Tagesordnungspunkt solche Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung.

Informationen auf der Internetseite
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich.

NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG:

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), somit am Dienstag, dem 30. April 2019, 24:00 Uhr (MESZ). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist. Der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag ist durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 7. Mai 2019 in Textform ausschließlich unter einer der nachgenannten Adressen zugehen muss, nachzuweisen:

Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, zHd Herrn Paul Rettenbacher, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1.
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 98
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist.
Per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000A00XX9 im Text angeben)

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

+ Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code (BIC),
+ Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
+ Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000A00XX9,
+ Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
+ Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag 30. April 2019 beziehen und darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Die Depotbestätigung in Textform wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.

VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE:

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, einen Vertreter zu bestellen, der im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der Aktionär hat, den er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, muss die Vollmacht spätestens am 09. Mai 2019 bis 16:00 Uhr (MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen:

Per Post: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, zHd Herrn Paul Rettenbacher, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1.
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 98
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist.
Am Tag der Hauptversammlung (10. Mai 2019) ausschließlich: Persönlich bei Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort ab 09:00 Uhr (MESZ).

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht und ein Formular für den Widerruf einer Vollmacht sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, abrufbar. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Hat ein Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Für die Übermittlung dieser Erklärung gilt § 10a Abs. 3 AktG sinngemäß.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE:

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft im Betrag von EUR 22.329.585,00 eingeteilt in 22.329.585 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 334.041 Stück eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung 21.995.544.

Um den reibungslosen Ablauf bei der Eingangskontrolle zu ermöglichen, werden die Aktionäre gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung einzufinden. Die Aktionäre bzw. ihre Vertreter werden gebeten, zur Überprüfung der Identität am Eingang zur Hauptversammlung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorzulegen. Einlass zur Behebung der Stimmkarten beginnt ab 09:00 Uhr (MESZ).

INFORMATION ZUM DATENSCHUTZ:

Die POLYTEC Holding AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs 2 AktG; dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO.

Für die Verarbeitung ist die POLYTEC Holding AG die verantwortliche Stelle. Die POLYTEC Holding AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken, Veranstaltungs- und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der POLYTEC Holding AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der POLYTEC Holding AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die POLYTEC Holding AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die POLYTEC Holding AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).

Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die POLYTEC Holding AG oder umgekehrt von der POLYTEC Holding AG gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der POLYTEC Holding AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse data@polytec-group.com geltend machen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der POLYTEC Holding AG unter https://www.polytec-group.com/de/Datenschutz zu finden.

Hörsching, im April 2019, Der Vorstand

(Ende)

Aussender:	POLYTEC HOLDING AG Polytec-Straße 1 4063 Hörsching Österreich
Ansprechpartner:	Mag. Paul Rettenbacher
Tel.:	+43 7221 701 292
E-Mail:	paul.rettenbacher@polytec-group.com
Website:	www.polytec-group.com
ISIN(s):	AT0000A00XX9 (Aktie)
Börse(n):	Wiener Börse (Amtlicher Handel)