ifa systems AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Frechen (pta027/14.08.2020/16:15 UTC+2) ifa systems AG, Frechen

ISIN DE0007830788

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Freitag, dem 25. September 2020, um 11:00 Uhr,

im Mercure Hotel Köln West, Horbeller Straße 1, 50858 Köln,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG und des gebilligten Konzernabschlusses für das am 31. Dezember 2019 beendete Geschäftsjahr, des zusammengefassten Lageberichts für die ifa systems AG und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019

2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Treumerkur, Dr. Schmidt und Partner KG, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

5. Beschlussfassung über Neuwahlen zum Aufsichtsrat

Mit Beschluss vom 3. September 2019 hat das Amtsgericht Köln die Herren Dr. Uwe Hannemann und Ralf Heilig zu Mitgliedern des Aufsichtsrats bestellt. Die Bestellung gilt bis zum Ablauf der Hauptversammlung, so dass eine Neuwahl erforderlich wird.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 11 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern zusammen, die sämtlich von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a) Dr. Uwe Hannemann, Geschäftsführer der E&L medical systems GmbH mit Sitz in Erlangen, wohnhaft in Eisenberg, Deutschland, und

b) Ralf Heilig, Vorstandsmitglied der NEXUS AG mit Sitz in Donaueschingen, wohnhaft in Kreulingen, Schweiz,

in den Aufsichtsrat der ifa systems AG zu wählen, und zwar jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2021 beschließt.

Ausführliche Lebensläufe der vorgeschlagenen Kandidaten stehen im Internet unter

https://www.ifasystems.de/

zur Verfügung.

6. Neufassung von § 22 Abs. 1 der Satzung

Die Voraussetzungen an den Nachweis, der für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zu erbringen ist, wurden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften soll hierfür der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Nach § 22 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft ist gegenwärtig ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts in deutscher oder englischer Sprache erforderlich und ausreichend. Um die satzungsmäßige Regelung zum Nachweis der Berechtigung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts mit der gesetzlichen Regelungen zu harmonisieren, soll die Anpassung der Satzung beschlossen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 22 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

"Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach Maßgabe der folgenden Sätze 2 bis 4 nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend und erforderlich; der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. In der Einberufung können weitere Sprachen, in denen die Bestätigung verfasst sein kann, sowie weitere Institute, von denen der Nachweis erstellt werden kann, zugelassen werden. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen."

II. Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung hierzu nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts erforderlich und ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich daher auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 4. September 2020, 0:00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 18. September 2020, 24:00 Uhr, zugehen (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):

ifa systems AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 / (0) 89 / 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten übersandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

III. Stimmrechtsvertretung

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes - wie vorstehend beschrieben - erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

Wenn weder ein Intermediar (z.B. ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Darüber hinaus kann das Formular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/

unter der Überschrift "Hauptversammlung 2020" heruntergeladen werden.

Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises per Post, Telefax oder E-Mail an folgende Adresse (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):

ifa systems AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 / (0) 89 / 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft abgegeben werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere in § 135 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.

Auch dieses Jahr bieten wir unseren Aktionären als Service an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugehen.

IV. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, §§ 126, 127 AktG

Anträge nach § 126 AktG und Wahlvorschläge nach § 127 AktG richten Sie bitte ausschließlich an:

ifa systems AG
Michelina Maspfuhl
Augustinusstr. 11b
50226 Frechen
Fax: 02234-93367-30
E-Mail:michelina.maspfuhl@ifasystems.de

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 10. September 2020, 24:00 Uhr, zugehen, werden im Internet unter

https://www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/

unter der Überschrift "Hauptversammlung 2020" veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

V. Unterlagen

Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/

unter der Überschrift "Hauptversammlung 2020" zugänglich gemacht:

- der festgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG mit dem zusammengefassten Lagebericht für die ifa systems AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2019,
- der gebilligte Konzernabschluss mit dem zusammengefassten Lagebericht für die ifa systems AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2019,
- der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019;
- die Lebensläufe der zur Wahl stehenden Aufsichtsratsmitglieder.

Die vorgenannten Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus.

VI. Datenschutzhinweis

Im Rahmen der Hauptversammlung der ifa systems AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter

https://www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/

unter der Überschrift "Hauptversammlung 2020" entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.

Frechen, im August 2020

Der Vorstand

(Ende)

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