Goldene Regeln zur Auswahl von BI-Lösungen

Praxisbewährte Evaluierungstipps der Actinium Consulting GmbH, Lindau

Klaus Hüttl, Geschäftsführer (Copyright: Actinium Consulting GmbH)

Lindau (pts006/13.01.2015/08:00) Immer wieder ermitteln Studien, dass sich Anwender von Business Intelligence-Lösungen rückblickend aus unterschiedlichen Gründen unzufrieden mit ihrer Produktentscheidung zeigen. Offenbar wurden bei der Auswahl nicht alle relevanten Erfolgsparameter berücksichtigt, sodass sich die Software-Entscheidung langfristig zum Bremsklotz entwickeln kann. Um die Risiken zu vermeiden, sollten nach den Erfahrungen von Klaus Hüttl, Geschäftsführer der Actinium Consulting, vor allem folgende Kernsätze berücksichtigt werden:

1. BI-Strategie nach dem Vier-Augen-Prinzip auf Unzulänglichkeiten prüfen: BI-Projekte stellen aufgrund ihrer Komplexität alles andere als eine triviale Angelegenheit dar. Entsprechend vielfältig sind die potenziellen Fallstricke, weil fachliche, technische und organisatorische Bedingungen zusammengeführt werden müssen. Fehlt es aber an einer klaren strategischen Zielbestimmung, kommt es in der Folge zu unzureichenden Planungen, die den Nutzen der BI-Implementierungen deutlich beschränken. Deshalb ist zu empfehlen, den eigenen Strategieentwurf einem erfahrenen BI-Experten vorzulegen, der durch seinen neutralen Blick auf mögliche Schwächen und Optimierungspotenziale hinweisen kann.

2. Auswahlkriterien aus der BI-Strategie ableiten und nicht die Strategie auf Tools zuschneiden: Ausgangsüberlegung muss immer sein, eine technisch dominierte BI-Ausrichtung zu vermeiden und stattdessen das Anforderungsprofil für die Tools aus einer strategischen Gesamtsicht abzuleiten. Denn sonst erzeugen die Werkzeuge erhebliche Fesseln, verhindern die Entfaltung der potenziellen Nutzeneffekte und begrenzen stattdessen den ROI der Business Intelligence-Investitionen. Vielfach verzichten die Unternehmen jedoch auf eine klare Anforderungsanalyse.

3. Realistischer Kriterienkatalog statt Wunschkonzert: BI-Software muss in funktionaler, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht bestmöglich zu den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens passen. Aus den grundsätzlich sehr vielfältigen Auswahlkriterien gilt es, die Leistungsmerkmale herauszuarbeiten, die elementar und zielführend für die geplante Anforderung sind. Die bedarfsgerecht definierten Kriterien sind zudem nach ihrer Relevanz für die erfolgreiche Realisierung des ausgeschriebenen Projekts zu gewichten, damit eine vergleichende Gesamtbewertung beim Blick auf die verschiedenen Toolalternativen möglich ist.

4. Individuelle Besonderheiten deutlich erkennbar machen: BI-Tools sind Standardprodukte, da aber jede BI-Ausrichtung typischerweise eine Reihe unternehmensspezifischer Merkmale aufweist, müssen sich die relevanten Besonderheiten auch im Anforderungskatalog wiederfinden. Sie sind gerade auch in der Phase mit dem Proof of Concept wichtig.

5. Anbieter durch eine kritische Brille betrachten: Eine der wesentlichen Ursachen für häufige Fehlentscheidungen bei der Auswahl der BI-Produkte besteht darin, dass die Hersteller oft nicht die Praxis in den Vordergrund stellen, sondern mit interessanten Features, schnellen Einführungszyklen oder Integrationsargumenten locken. Viele Unternehmen stellen dann während der Projektrealisierung jedoch fest, dass deutliche Diskrepanzen zwischen ihren Bedürfnissen und den Möglichkeiten der BI-Software bestehen.

6. Prominente BI-Player sind keineswegs Erfolgsgaranten: Der leichteste Weg besteht darin, sich bei der Evaluierung auf die Marktführer zu konzentrieren. Ein Modell, das eine recht große Verbreitung hat, weil es dem Anwender eine hohe Entscheidungssicherheit suggeriert. Allerdings zeigen die Praxiserfahrungen, dass durchaus ganz erhebliche Diskrepanzen zwischen dem einem Marktnamen vorauseilenden Leistungsprofil und dem tatsächlichen Anforderungsprofil entstehen können. Deshalb sollten die Produkte der Player im Evaluierungsprozess mit der gleichen kritischen Distanz wie die Tools alternativer Anbieter analysiert werden.

7. Durch die Brille der vermutlichen Benutzerakzeptanz heraus entscheiden: Akzeptanzschwächen bei den Benutzern sind seit jeher ein zentrales Thema in der Business Intelligence-Geschichte, aber dieses Problem ist nicht ganz unabhängig von den BI-Tools zu sehen. Dies legt die Notwendigkeit nahe, bei der Auswahl die erforderliche Benutzerorientierung nicht aus den Augen zu verlieren. Ihr sollte sogar ein großes Augenmerk geschenkt werden, um zu vermeiden, dass Vorbehalte bei den BI-Usern den potenziellen Nutzen der Lösung reduzieren.

"Zu den größten Problemen in der Evaluierung gehört für die Unternehmen, dass die Produktbeschreibungen der Hersteller oft sehr ähnlich klingen", problematisiert Hüttl. Um einen Fehlgriff auszuschließen empfiehlt er, dass sich die Vergleichsbewertung zur Produktauswahl auf ein breites und in realen Projekten entwickeltes Erfahrungswissen stützen sollte. "Die Unterschiede liegen häufig in sehr wesentlichen Details. Deshalb sind gesicherte Entscheidungen ohne die Nutzung von Erfahrungskompetenzen schwer zu erreichen", betont er.

Über Actinium
Die Actinium Consulting GmbH ist ein 1999 gegründetes Beratungsunternehmen mit Sitz in Lindau (Bodensee) und Bruckneudorf (AT) sowie Projektbüros in Stuttgart, Dortmund, Graz und Singapur. Beratungsschwerpunkte sind Business Intelligence, Business Consulting und Business Integration. Das Leistungsspektrum deckt alle Projektphasen von der Beratung und Evaluierung über die Konzeption bis zur Implementierung ab. Zu den Kunden gehören beispielsweise Thyssen Krupp Nirosta, Ravensburger, Intersky, ALPLA, Nokia, Süddeutscher Verlag, T-Systems, Rhomberg Gruppe, Krombacher, Österreichischer Rundfunk, Falkensteiner Michaeler Tourism Group und zahlreiche andere namhafte Unternehmen. http://www.actinium.de

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