ADV-Tooltagung 2015 - Software-Lizenzmanagement / IT-Assetmanagement

Aufgaben, Prozesse, Erfahrungsberichte

Wien (ptp022/29.01.2015/14:00) Ernst Tiemeyer, IT-Consultant, Management-Trainer und Fachbuchautor, informiert: Realisieren Sie Ihr Software-Lizenzmanagement toolgestützt - Vorgehen und Checkliste zur Toolauswahl.

Professionelles Software-Lizenzmanagement gewinnt in der IT-Praxis an Bedeutung, weil zunehmend auf Standardsoftware (mit entsprechender Lizenzierung bei unterschiedlichsten Lizenzmodellen) gesetzt wird. Um eine Über- und Unterlizenzierung zu vermeiden sowie eine gute Grundlage für Vertragsverhandlungen mit den Softwarelieferanten zu schaffen, ist zumindest die systematische Verwaltung der vorhandenen Software- Lizenzen unerlässlich.

Hinzu kommt, dass Software-Lizenzen mittlerweile zu den bedeutendsten Kostenfaktoren für die IT zu rechnen, sowie die Lizenz-Strategien vieler Hersteller nur schwer nachvollziehbar sind. So wird Ihrem Unternehmen heute eine schier unüberschaubare Menge unterschiedlicher Lizenzierungsmodelle angeboten. Die Folge: richtige Entscheidungen im Rahmen der Lizenzbeschaffungen zu treffen, wird immer schwieriger. Modernes Lizenzmanagement, das toolgestützt realisiert wird, schafft hier Abhilfe, denn es erlaubt Ihnen, notwendige, passende und wirtschaftliche Lösungen auszuwählen.

Wann benötigen Sie ein professionelles Tool für Ihr Software-Lizenzmanagement?

Wenn Sie Lizenzmanagement als reine Verwaltung von Stamm- und Bestandsdaten verstehen, dann reichen mitunter einfache Tools und selbständig eingerichtete Datenbanken aus. Sie können aber einen bedeutend höheren Nutzen erzielen, wenn Sie Lizenzmanagement als einen rollierenden Prozess etablieren, der durch folgende Teilprozesse bestimmt ist: * Beschaffung/Erwerb von Lizenzen,

* Lizenz-Inventarisierung (kfm. Verwaltung der Lizenzen),

* Verteilung und Einsatz (Lizenzen den BenutzerInnen zuordnen),

* Überwachung (Berechnung der Über-/Unterlizenzierung, Ermitteln von nicht legitimer Software, Richtlinien und Anweisungen) sowie

* Auswertungen und Reporting (Abbilden für Softwarekataloge, Führen einer Lizenzhistorie etc.).
Durch ein geeignetes, spezifisches Software-Tool können Sie diese Prozesse sehr gut unterstützen und perfekt optimieren.

Was sind Ihre wesentlichen Herausforderungen und Grundsätze für das toolgestützte Software-Lizenzmanagement?

* Basis für ein funktionierendes Software-Lizenzmanagement sind exakt ermittelte und kontinuierlich fortgeschriebene Bestandsdaten: Dokumentieren Sie die installierte Software nach Art und Menge sowie die Zuordnung der beschafften Software-Lizenzen auf die Mitarbeiter.

* Vermeiden Sie eine Über- und Unterlizenzierung: Sie müssen daher die im Unternehmen tatsächlich eingesetzte/genutzte Software den beschafften Lizenzen gegenüberstellen.

* Halten Sie sämtliche Veränderungen bezüglich der Software- und Lizenznutzung kontinuierlich fest.

* Entwickeln Sie mit dem toolgestützten Lizenzmanagement parallel eine gesicherte Entscheidungsgrundlage für die künftige Lizenzierungsstrategie des Unternehmens (welches Lizenzmodell soll gewählt werden, etc.).

Beachten Sie: Es ist natürlich ein Vorteil, wenn die Beschaffung von Softwarelizenzen im Unternehmen durch eine zentrale Stelle erfolgt. So lässt sich naturgemäß die Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise deutlich vereinfachen.

Außerdem können Sie so leicht überprüfen, ob im Falle einer Softwareanforderung dafür noch freie Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Softwarelösung in Betracht kommt.

Wesentliche Funktionen für ein Tool zum Software-Lizenzmanagement - die Auswahlkriterien zur Entscheidungsfindung ableiten!

Ziel eines entsprechenden Tool-Einsatzes für das Software-Asset- und Lizenzmanagement ist es, die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Assets kostenoptimiert zu steuern. Die kaufmännische Verwaltung der Lizenzen umfasst u.a. Beschaffungsdaten und Vertragsinhalte. Hier finden sich die verschiedenen Einkaufsdaten und Lizenzmodelle, zum Beispiel in gängigen ERP-Systemen. Ein Erfolg versprechender Ansatz ist ein konsistenter Soll-Ist-Abgleich der Lizenzen aus den kaufmännischen Systemen und den technischen Inventar-Daten der installierten Softwareprodukte.

Aufgrund des mittlerweile beachtlichen Angebotes an spezifischen computergestützten Werkzeugen für das Lizenzmanagement stellt sich für die Entscheidungsträger das Auswahlproblem. Anhand eines abgestimmten Kriterienkataloges können Sie die angebotenen Tools am besten vergleichen und so das für Sie geeignete Tool für das Software-Lizenzmanagement ausfindig machen.

Nachfolgend finden Sie dazu die für das Software-Lizenz-management wesentlichen Kriterien. Ergänzend verfügen Tools auch über IT-Asset-Management-Funktionen, wobei auch die technischen Infrastruktur- und Konfigurationsdaten berücksichtigt werden.

Kriterienkatalog: Tools für das Software-Lizenzmanagement * Lizenzverwaltung (Asset-Erfassung/Inventarisierung) und Datenmanagement

* Auswertungsoptionen zu den Lizenzen im Unternehmen

* Unterstützung von Life-Cycle-Management für die Lizenzen

* Funktionen für das Kosten- und Finanzmanagement

* Funktionen für das Vertragsmanagement

* Reporting- und Auditing-Funktionen

Die wesentlichen Bereiche, aus denen sich die Kriterien und Fragen an den Anbieter ableiten lassen, möchte ich nachfolgend herausstellen:

* Lizenzverwaltung (Asset-Erfassung/Inventarisierung) und Datenmanagement: Die typische Basis für Lizenzmanagementtools sind Datenbanksysteme. Wesentlicher Ausgangspunkt der Nutzung ist deshalb eine entsprechende Datenerfassung, wobei sich die angebotenen Produkte danach unterscheiden können, welche Software-Assets mit dem Tool verwaltbar sind bzw. wie Sie die Erfassung vornehmen können (manuell, Scan-Erfassung, Daten-importe). Grundsätzlich können Sie mit einem Tool zu jedem Software-Asset technische, organisatorische, kaufmännische, juristische und weitere Informationen ablegen (Lieferanten, Kosten/Kostenstellen/Preisfestsetzungen). Spezialtools für das Lizenzmanagement verfügen dabei ergänzend über umfangreiche Managementfunktionalitäten für verschiedene Lizenzmodelle bzw. für differenzierte Vertragstypen jeglicher Art. Zusätzlich können Sie den Lizenzdaten weitere Informationen zuordnen: Begrenzung der Laufzeit, konzernweite Nutzung erlaubt, Verteilung der Lizenznutzung im Konzern (welche Einheit darf wie viele Lizenzen nutzen?).

* Auswertungsoptionen zu den Lizenzen im Unternehmen: Softwaretools ermöglichen Ihnen eine mehr oder weniger genaue Übersicht über den aktuellen Lizenzierungsstatus sowie die Anzeige von Lizenzüber- und Lizenzunterschreitung im Compliance Check. Standard-überwachungen die Tools bereitstellen, sind: Unterlizenzierung, Überlizenzierung, Unterschreiten eines Mindestbestandes an freien Lizenzen, Software in Nutzung ohne aktive Wartung u. a.

* Unterstützung von Life-Cycle-Management für die Lizenzen: Der Life-Cycle für beschaffte Software-Lizenzen reicht von Anschaffung bis zur Ausmusterung beziehungsweise bis zur Rückgabe der installierten Software. Das Schlagwort, mit dem alle Anbieter ihre toolgestützten Lösungen bewerben, lautet "verbesserte Ivestitionsrentabilität". Das bedeutet, dass sich die Gesamtbetriebskosten messen und senken lassen, indem man alle Bestände sowie deren Nutzung überwacht. So können Sie einfach feststellen, welche Lizenzen abgezogen und neu zugeteilt werden können.

* Funktionen für das Kosten- und Finanzmanagement: In Verbindung mit der Erfassung und Pflege der Lizenz-Bestände stellt sich unmittelbar auch die Frage der Bewertung. Zu den Software-Lizenzen sind bspw. in der Regel der Anschaffungspreis je Stück, Währung, Abschreibungsdauer (in Monaten) Abschreibungsbeginn erfassbar. Diese Daten stehen damit zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Ein weiterer spezieller Punkt ist die Erfassung und Auswertung von Finanzdaten (Kosten und Kostenstellen).

* Funktionen für das Vertragsmanagement: Alle relevanten Informationen beim Vertragsabschluss, inklusive der vereinbarten Nebenabreden, können Sie in den meisten angebotenen Tools systematisch hinterlegen. Das integrierte Vertragsmanagement eines Tools hilft Ihnen bei der mühelosen Verwaltung wichtiger Verträge zu den erworbenen Software-Lizenzen. Die Verknüpfung der Vertragsinformationen zum Software-Lizenzmanagement sorgt für einen schnellen, übersichtlichen und transparenten Zugriff auf alle wichtigen Informationen für ein effizientes Lifecycle Management. Softwaretools beinhalten Vertragsmanagementlösungen für alle softwarebezogenen Vertragstypen. Lösungen unterstützen dabei oft den gesamten Vertragslebenszyklus.

* Reporting- und Auditing-Funktionen: Das Erstellen aussagekräftiger Berichte ist ein wichtiger Bestandteil in der dauerhaften Umsetzung von Software Asset Management Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Die Toolunterstützung hilft hierbei durch ihre vielfältigen Möglichkeiten zur komfortablen Erstellung umfangreicher Reports. Eine weitere Toolfunktionalität kann die Unterstützung bei der Durchführung von Lizenz-Audits sein. Im System können Datum und Ergebnis des Audits hinterlegt werden. Dazu stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung. Auswertungen ermöglichen, den Softwareeinsatz und die Lizenzcompliance nach verschiedenen Dimensionen zu ermitteln und darzustellen.

Sechs Überzeugende Argumente für den Einsatz eines toolgestützten Software-Lizenzmanagements

Als Argumentationshilfe für die Auswahl und Einführung von Tools können Sie die nachfolgenden Vorteile/Potenziale eines optimierten/toolgestützten Software-Lizenzmanagement verwenden:

1. Argument: Mit toolgestützten Software-Assetmanagement-Lösungen können Sie Einsparpotenziale realisieren: Dank toolgestütztem Assetmanagement erhalten Sie einen guten Überblick über die gesamte Software- bzw. Lizenzsituation in Ihrem Unternehmen. So ermöglichen Tools, die Gesamtbetriebskosten der lizensierten IT-Applikationen zu ermitteln und aktiv zu senken. Dadurch können die Lizenzkosten mitunter erheblich verringert werden.

2. Argument: Tools liefern Ihnen Grundlagen zur Entscheidungsfindung über Software-Investitionen: Die durch Lizenzmanagement gewonnene Transparenz ist die Grundlage für vielfältig notwendige Entscheidungen. So können Sie toolgestützt den Applikationsbedarf Ihres Unternehmens gezielt bestimmen, die Nutzung überholter Applikationen vermeiden und den Einsatz der optimalen Technologien gewährleisten. Software-Asset-Management hilft Ihnen letztlich, herauszufinden, welche Softwareinvestitionen sich bezahlt gemacht haben und in welchen Bereichen Upgrades oder neue Programme benötigt werden.

3. Argument: Neben der Beschaffung und Inventarisierung der Softwarelizenzen bietet Ihnen die Lösung auch Unterstützung bei der Software-Verteilung. Der Vorteil: Durch die Inventarisierungsfunktion erfolgt eine Datenaktualisierung über jede im Unternehmen installierte Software, die Sie mit Toolunterstützung für das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen können.

4. Argument: Sie können einfacher sinnvolle Entscheidungen im Produktlebenszyklusmanagement treffen: Die Kosteneffizienz lässt sich vor allem dadurch steigern, dass Ihr Unternehmen durch einen unternehmensweiten Überblick über genutzte und freie Lizenzen beim Lizenzeinkauf und durch die Wahl günstigerer Vertragsmodelle sparen kann. Sie erkennen außerdem, welche Software nicht mehr genutzt wird und für die folglich bspw. auch keine Wartungsverträge mehr benötigt werden.

5. Argument: Die Vertragsübersicht reduziert effektiv Kosten, da Sie Lizenzverträge rechtzeitig kündigen können: Ermöglicht wird dies dadurch, dass die Vertragsdaten laufend geprüft werden können. Ausläufer können Sie frühzeitig erkennen.

6. Argument: Mit einem toolgestützten IT-Lizenzmanagement können Sie die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen sichern Revisionssicherheit): Ziel des Softwarelizenzmanagements ist es vor allem, für eine rechtliche Absicherung des Unternehmens beim Einsatz von Software zu sorgen. So kann Software helfen, die rechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Inhabern von Urheberrechten zu erfüllen. IT-Bestandsdaten können aktuell und revisionssicher verwaltet werden.

Kontakt:
Ernst Tiemeyer, IT-Consultant, Management-Trainer und Fachbuchautor
Dohlenstraße 7
D-46499 Hamminkeln,
Tel.: 02852 967231
Mail: etiemeyer@t-online.de

Hinweis: Die ADV veranstaltet am 5. März 2015 in Wien ihre Jahrestagung "Toolgestütztes IT-Asset- und Lizenzmanagement". Nähere Informationen zur Veranstaltung sowie, den Link zur Anmeldung finden Sie auf unserer Website unter http://www.adv.at/events

Ergänzend zur Tagung wird die ADV-STUDIE "IT-ASSET- UND LIZENZMANAGEMENT-TOOLS" aktualisiert und den Teilnehmern der Tagung kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Studie gibt eine Übersicht über die Programme, die in besonderer Weise geeignet sind, prozessorientierte Lösungen in der Praxis erfolgreich zu realisieren. Durch die Marktübersicht (sowie weiterführende Links) und die Vorstellung marktführender Produkte sowie durch die entwickelten Auswahlkriterien und Auswahlchecklisten erhalten die Leser konkrete Entscheidungshilfen für eine ggf. aktuell anstehende Produktauswahl (Studie ist beziehbar über den ADV-Shop).

Aussender:	ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung
Ansprechpartner:	Mag. Michaela Brank
Tel.:	+43 1 5330913-71
E-Mail:	michaela.brank@adv.at
Website:	www.adv.at