POLYTEC HOLDING AG: Einladung zur 21. ordentlichen Hauptversammlung

Hörsching (pta018/15.06.2021/13:30 UTC+2) .
POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich, FN 197646 g, LEI 529900OVSOBJNXZACW81, ISIN AT0000A00XX9

EINLADUNG zur 21. ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zur 21. ordentlichen Hauptversammlung der POLYTEC Holding AG am Dienstag, dem 13. Juli 2021, um 10:00 Uhr (MESZ), im Hotel Courtyard by Marriott Linz, A-4020 Linz, Europaplatz 2, Österreich, ein.

Der Vorstand hat sich aufgrund der aktuellen Rechtslage und in Anbetracht der überwiegend positiven Entwicklung der COVID-19-Fallzahlen in Österreich entschieden, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der POLYTEC Holding AG unter strenger Einhaltung der geltenden Abstands- und Hygienevorschriften als Präsenz-Hauptversammlung abzuhalten.

Die Gesundheit der Aktionärinnen und Aktionäre hat für die POLYTEC Holding AG selbstverständlich höchste Priorität. Die Gesellschaft hat zum Schutz der Teilnehmer Vorgaben und Maßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung von COVID-19 ausgearbeitet, die unter dem Punkt Sicherheits- und Hygienebestimmungen erläutert werden und von den Aktionärinnen und Aktionären einzuhalten sind. Es wird um Verständnis ersucht, dass keine Gäste bei dieser Hauptversammlung zugelassen werden und von dem traditionellen Buffet im Anschluss an die Hauptversammlung aller Voraussicht nach abgesehen wird.

Aufgrund der sich laufend in Bewegung befindlichen COVID-19-Entwicklungen behält sich der Vorstand vor, situationsbedingt weitere zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zu treffen bzw. diese Hauptversammlung aus triftigem Grund auch kurzfristig abzusagen bzw. zu einem späteren Zeitpunkt abzuhalten.

TAGESORDNUNG

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2020
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2020
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
5. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
6. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
7. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Abs 1 Z 8 AktG zum Erwerb eigener Aktien der Gesellschaft, Ermächtigung des Vorstands zur Einziehung von Aktien sowie Ermächtigung des Aufsichtsrats, Änderungen der Satzung, die sich durch die Einziehung von Aktien ergeben, zu beschließen
8. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021
9. Wahlen in den Aufsichtsrat

UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab dem 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit spätestens ab dem 22. Juni 2021 auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung aufliegen:

+ Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020
+ Corporate-Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2020
+ Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2020
+ Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2020
+ Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
+ Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 - 9
+ Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 7
+ Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu Tagesordnungspunkt 9 gemäß § 87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf,
+ Vergütungsbericht für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
+ Formular für die Erteilung einer Vollmacht
+ Formular für den Widerruf einer Vollmacht
+ Frageformular
+ vollständiger Text dieser Einladung
+ Datenschutzinformation

HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM. §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG

Beantragung von Tagesordnungspunkten durch Aktionäre (§ 109 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform spätestens am 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit am 22. Juni 2021 der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, oder per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse ir@polytec-group.com zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Beschlussvorschläge von Aktionären zu der Tagesordnung (§ 110 AktG)
Aktionäre, deren Anteile einzeln oder gemeinsam 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform iSd § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge samt Begründung zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit am 2. Juli 2021 der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 7221 701 40 oder an POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations oder per E-Mail an ir@polytec-group.com zugeht, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Auskunftsrecht (§ 118 AktG)
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns sowie der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Wir bitten die teilnahmeberechtigten Aktionäre, ihre Fragen - insbesondere jene, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf - schon vor der Hauptversammlung in Textform an die Gesellschaft zu übermitteln. Bitte verwenden Sie dazu das auf der Website der Gesellschaft rechtzeitig bereitgestellte Frageformular. Die Fragen können an die POLYTEC Holding AG per Post/Boten an die Adresse A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations geschickt werden. Oder übermitteln Sie Ihre Fragen per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse: ir@polytec-group.com

Information über das Recht der Aktionäre, Anträge in der ordentlichen Hauptversammlung zu stellen (§ 119 AktG)
Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Tagesordnungspunkt solche Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung.

Informationen auf der Internetseite
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG werden auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht.

NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), somit am 3. Juli 2021 24:00 Uhr (MESZ). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist. Der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag ist durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 8. Juli 2021 in Textform ausschließlich unter einer der nachgenannten Adressen zugehen muss, nachzuweisen:

Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 98
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist
Per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, ISIN AT0000A00XX9 im Text angeben)

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

+ Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code (BIC),
+ Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
+ Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000A00XX9,
+ Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
+ Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag 3. Juli 2021 beziehen und darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Die Depotbestätigung in Textform wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.

VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, einen Vertreter zu bestellen, der im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der Aktionär hat, den er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, muss die Vollmacht spätestens am 12. Juli 2021 bis 12:00 Uhr (MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen:

Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 98
Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist
Persönlich: bei Registrierung zur Hauptversammlung am Veranstaltungsort ab 09:00 Uhr (MESZ)

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht und ein Formular für den Widerruf einer Vollmacht werden auf der Website der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, rechtzeitig bereitgestellt. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Hat ein Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Für die Übermittlung dieser Erklärung gilt § 10a Abs 3 AktG sinngemäß.

WAHLEN IN DEN AUFSICHTSRAT

Zum Tagesordnungspunkt 9 "Wahlen in den Aufsichtsrat" macht die Gesellschaft folgende Angaben: Der Aufsichtsrat der POLYTEC Holding AG setzt sich gemäß Punkt 9.1. der Satzung aus mindestens drei und höchstens sechs Mitgliedern zusammen. Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus vier Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt wurden. Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus. Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 9 der Tagesordnung) können nur von Aktionären, die zusammen mindestens 1 % des Grundkapitals halten, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 2. Juli 2021 in der oben angeführten Weise der Gesellschaft zugehen. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. Bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern hat die Hauptversammlung die Kriterien des § 87 Abs 2 a AktG zu beachten; insbesondere die fachliche und persönliche Qualifikation der Mitglieder, die fachlich ausgewogene Zusammensetzung des Aufsichtsrats, Aspekte der Diversität und der Internationalität sowie der beruflichen Zuverlässigkeit. Personen dürfen nur dann in die Abstimmung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern gemäß § 87 Abs 6 AktG einbezogen werden, wenn die Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern samt Erklärungen gemäß § 87 Abs 2 AktG für jede vorgeschlagene Person spätestens am fünften Werktag vor der Hauptversammlung, somit am 6. Juli 2021 auf der im Firmenbuch des Unternehmens eingetragenen Website unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht worden sind. Dies gilt auch für Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 110 AktG.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft im Betrag von EUR 22.329.585,00 eingeteilt in 22.329.585 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 334.041 Stück eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung 21.995.544.

SICHERHEITS- UND HYGIENEBESTIMMUNGEN

Um den reibungslosen Ablauf bei der Eingangskontrolle zu ermöglichen, werden die Aktionärinnen und Aktionäre gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung einzufinden. Die Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Vertreter werden gebeten, zur Überprüfung der Identität im Veranstaltungsbereich der Hauptversammlung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) sowie den Nachweis einer geringen epidemiologischen Gefahr im Sinne folgender Sicherheits- und Hygienebestimmungen vorzulegen. Einlass zur Kontrolle und Behebung der Stimmkarten beginnt ab 08:30 Uhr (MESZ).

Da für die POLYTEC Holding AG die Gesundheit der Aktionärinnen und Aktionäre an erster Stelle steht, wurden zu deren Sicherstellung umfangreiche Maßnahmen wie strenge Sicherheits- und Hygienebestimmungen getroffen. Aus diesem Grund wird um Verständnis ersucht, dass keine Gäste bei dieser Hauptversammlung zugelassen werden und von dem traditionellen Buffet im Anschluss an die Hauptversammlung aller Voraussicht nach abgesehen wird.

1. Der Vorstand weist hiermit ausdrücklich darauf hin, nur Teilnehmer mit einer geringen epidemiologischen Gefahr zur Hauptversammlung zuzulassen.
2. Als Nachweis einer geringen epidemiologischen Gefahr gilt
a. ein Nachweis über ein negatives Ergebnis eines SARS-CoV-2-Antigentests zur Eigenanwendung, der in einem behördlichen Datenverarbeitungssystem erfasst wird und dessen Abnahme nicht mehr als 24 Stunden zurückliegen darf,
b. ein Nachweis einer befugten Stelle über ein negatives Ergebnis eines Antigentests auf SARS-CoV-2, dessen Abnahme nicht mehr als 48 Stunden zurückliegen darf,
c. ein Nachweis einer befugten Stelle über ein negatives Ergebnis eines molekularbiologischen Tests auf SARS-CoV-2, dessen Abnahme nicht mehr als 72 Stunden zurückliegen darf,
d. eine ärztliche Bestätigung über eine in den letzten sechs Monaten überstandene Infektion mit SARS-CoV-2, die molekularbiologisch bestätigt wurde,
e. ein Nachweis über eine mit einem zentral zugelassenen Impfstoff gegen COVID-19 erfolgte a) Erstimpfung ab dem 22. Tag nach der Erstimpfung, wobei diese nicht länger als drei Monate zurückliegen darf, oder b) Zweitimpfung, wobei die Erstimpfung nicht länger als neun Monate zurückliegen darf, oder c) Impfung ab dem 22. Tag nach der Impfung bei Impfstoffen, bei denen nur eine Impfung vorgesehen ist, wobei diese nicht länger als neun Monate zurückliegen darf, oder d) Impfung, sofern mindestens 21 Tage vor der Impfung ein positiver molekularbiologischer Test auf SARS-CoV-2 bzw. vor der Impfung ein Nachweis über neutralisierende Antikörper vorlag, wobei die Impfung nicht länger als neun Monate zurückliegen darf,
f. ein Nachweis nach § 4 Abs 18 EpiG oder ein Absonderungsbescheid, wenn dieser für eine in den letzten sechs Monaten vor der vorgesehenen Testung nachweislich mit SARS-CoV-2 erkrankte Person ausgestellt wurde oder
g. ein Nachweis über neutralisierende Antikörper, der nicht älter als drei Monate sein darf.

Der entsprechende Nachweis ist im Rahmen der Sicherheits- und Zutrittskontrollen bereits vor Ausgabe der Stimmkarte vorzuweisen.

3. Der Vorstand behält sich vor, alle Teilnehmer der Hauptversammlung zu verpflichten, während der gesamten Dauer der Hauptversammlung sowie bei Betreten und Verlassen des Versammlungsortes einen Mund-Nasenschutz in Form einer FFP2-Maske zu tragen und den gesetzlichen Mindestabstand zu anderen Teilnehmern einzuhalten.

INFORMATION ZUM DATENSCHUTZ

Bezüglich der Informationen zum Datenschutz verweisen wir auf das entsprechende Dokument, das auf der Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht wird. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com/Datenschutz zu finden.

Hörsching, im Juni 2021, Der Vorstand

www.polytec-group.com/investor-relations/hauptversammlung

(Ende)

Aussender:	POLYTEC HOLDING AG Polytec-Straße 1 4063 Hörsching Österreich
Ansprechpartner:	Mag. Paul Rettenbacher
Tel.:	+43 7221 701 292
E-Mail:	paul.rettenbacher@polytec-group.com
Website:	www.polytec-group.com
ISIN(s):	AT0000A00XX9 (Aktie)
Börse(n):	Wiener Börse (Amtlicher Handel)