Modulkonzept für die Rechnungsverarbeitung von MicroData

Scannen, Datenextraktion und Validierung wahlweise per Outsourcing oder im eigenen Haus

Scannen, Datenextraktion und Validieren von Rechnungen (© MicroData)

Hamburg (ptp019/23.07.2021/15:30)

Ein frühes Scannen von Eingangsrechnungen mit maschineller Datenextraktion kann die Rechnungsbearbeitung im Bereich der Buchhaltung erheblich optimieren. Hierbei haben viele Unternehmen den Wunsch, nur die Digitalisierung an einen Outsourcing-Dienstleister abzugeben. Die Erfassung und Validierung wollen sie hingegen im eigenen Haus durchführen, da oft schon entsprechende Softwaretechnologie dafür vorhanden ist. Der Hamburger Scanservice-Spezialist MicroData, zu dessen Kernkompetenzen die Rechnungsbearbeitung gehört, hat deshalb ein Modulkonzept entwickelt. Der Kunde kann dabei alle Leistungen im Full-Service beauftragen oder auch nur einzelne Module buchen.

Das Modul „Posteingang" umfasst die Entgegennahme der beleghaft eingehenden Rechnungen aus einem dafür eingerichteten Postfach. MicroData kann die Post von dort abholen, sortiert die Adressaten aus, die nicht geöffnet werden dürfen, sowie Werbung und sonstige Dokumente, die keine Rechnung darstellen. Die verbleibenden Rechnungen gehen unverarbeitet beleghaft an den Empfänger.

Im Modul „Digitalisierung" entfernen die Mitarbeiter der MicroData etwaige Heft- und Büroklammern und bringt auf die erste Seite ein Barcode-Etikett als einmalige Sendungs-ID auf. Diese ersetzt den herkömmlichen Posteingangsstempel und dient der Referenzierung der erzeugten Images. Das Etikett enthält das Eingangsdatum, eine fortlaufende Nummer und evtl. den Eingangskanal in augenlesbarer Schrift und barcodiert. Optional sind evtl. Anlagen an das Ende einer Rechnung zu sortieren. Damit bleibt der Zusammenhang zur betreffenden Rechnung erhalten. Die Rechnungen werden auf KODAK-Hochleistungsscannern mit einer optimierten Qualität digitalisiert, wodurch eine höchste Erkennungsrate für die maschinelle Datenextraktion (OCR) gewährleistet ist.

Die Images werden anschließend dem Kunden zur eigenen Auswertung übermittelt oder MicroData führt sie dem Modul „Datenextraktion" zu. Dieses beinhaltet die Verarbeitung von Images aus dem Posteingang oder solcher, die vom Kunde übertragen werden. Zum Einsatz kommt eine leistungsstarke OCR-Engine, die sowohl Kopf- und Fußdaten wie optional auch Positionsdaten aus den Eingangsrechnungen extrahiert. Für spezielle Extraktionen bietet MicroData branchenspezifische Lösungen, z.B. für Speditionen und Reedereien, Handel und Industrie oder auch der Wohnungswirtschaft an.

Beim Modul „E-Mail-Übernahme" unterstützt MicroData den ständig wachsenden E-Mail-Versand von Rechnungen. Unternehmen leiten eingehende E-Mails mit Rechnungsanhängen permanent weiter oder stellt sie zur Abholung auf einem SFTP-Verzeichnis zur Verfügung. MicroData überprüft sie auf Konformität und führt sie dem Modul Datenextraktion zur weiteren Verarbeitung zu.

Beim Modul „Validierung" schließlich stellt MicroData eigene Fachkräfte zur Verfügung, die auf den Systemen der MicroData oder auch durch Fernzugriff auf denen des Kunden die manuelle Validierung vornehmen, d.h. den Abgleich der erfassten Daten mit Stammdaten im ERP-System und bei Bedarf ihre Korrektur. Diese Arbeiten finden ebenfalls in den Geschäftsräumen der MicroData statt, die Fachkräfte erhalten vom Kunden bei Bedarf eine Verbindung zu dessen Verarbeitungssystem, z.B. per Citrix, VPN, etc.

Claus Krogmann, Geschäftsführer der MicroData GmbH: „Wir sind in der Lage, für unsere Kunden den kompletten Prozess der Rechnungsbearbeitung zu übernehmen, von der Erfassung über die Digitalisierung bis hin zur Übertragung der Rechnungsdaten und -dokumente in die jeweiligen Zielsysteme. Jedoch registrieren wir in der jüngeren Vergangenheit vermehrte Anfragen von Kunden, die – zumindest vorerst – keinen Full-Service bei der Rechnungsbearbeitung wünschen. Darauf haben wir mit unserem neuen Modulkonzept reagiert. Der Kunde hat damit mehr Variationen, seine Prozesse mit einem auf die eigenen Belange zugeschnittenen Konzept weiter zu optimieren."

Über MicroData

Die MicroData GmbH ist ein bundesweit tätiger Outsourcing-Spezialist. Um sich noch besser ihrem Kerngeschäft zu widmen, können Unternehmen Verarbeitungsprozesse komplett oder in Teilbereichen an MicroData auslagern. MicroData realisiert rationelle Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten, für digitale Archiv- und Workflowsysteme. Mit Hochleistungsscannern und effizienten Software-Systemen übernehmen 140 Mitarbeiter*innen das Scannen, die automatische Klassifizierung und Datenextraktion von Dokumenten ihrer Kunden.

MicroData scannt Aktenarchive mit Dokumentenklassifizierung oder steuert im Fullservice die komplette Posteingangsbearbeitung inklusive sich anschließender Geschäftsprozesse. Zum Leistungsspektrum gehören ferner elektronische Formularverarbeitung und Massendatenerfassung sowie die Archivierung der Daten im Web-Archiv mit zertifizierter SAP-Schnittstelle. MicroData hat zudem Lizenzkooperationen mit einer Reihe führender Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen abgeschlossen. Das Portfolio wird abgerundet durch Leistungen wie die Digitalisierung von Mikrofilmen, Druckservice inklusive Kuvertierung und Versand.

Die Verarbeitung der Dokumente und Prozesse bei MicroData unterliegt strengsten Sicherheits-standards und einem Qualitätsmanagement, zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und IDW951 Typ 2. Zu den Kunden der MicroData gehören Banken und Versicherungen, namhafte Industrie- und Handelsunternehmen, führende Medienkonzerne und Versorgungsunternehmen – insgesamt vertrauen über 300 Unternehmen auf die Leistungen der MicroData.

Aussender:	MicroData
Ansprechpartner:	Claus Krogmann
Tel.:	+49 40 6969 660
E-Mail:	info@mdat.com
Website:	mdat.com