TOPCALL optimiert Business Prozesse bei Valero

Valero Energy beschleunigt Business Prozesse und senkt Kommunikationskosten

Wien/San Antonio (Texas/USA) (pts003/18.11.2002/09:00) Durch den Einsatz eines modernen Dokumenten-Management-Systems ist es dem amerikanischen Energiekonzern Valero http://www.valero.com/ gelungen, die Effizienz seiner Business-Prozesse in fünf seiner insgesamt 12 Petroleum-Raffinerien zu steigern. Ein wichtiger Bestandteil dieser Lösung ist der TOPCALL Server, durch dessen Einsatz alle Stand-Alone-Faxgeräte innerhalb der Raffinerien abgelöst und durch ein zentrales System ersetzt werden konnten. Durch die nahtlose Integration des TOPCALL-Servers mit der SAP-Umgebung und dem IXOS-Imaging-System reduzierten sich zudem die Kommunikationskosten in erheblichem Ausmaß.

Die Valero Energy Corporation hat alle Material- und Transportkosten, die zwischen den einzelnen Abteilungen der Raffinerien und den Wiederverkäufern (in 38 US-Staaten) anfallen, täglich zu erfassen und abzurechnen. Dabei generiert jeder Geschäftsvorfall eine Vielzahl von Dokumenten und Kopien, die an die entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet und bearbeitet werden. In der Vergangenheit wurden viele der anfallenden Dokumente durch herkömmliche Faxgeräte an die einzelnen Abteilungen übermittelt, die diese wiederum an andere Mitarbeiter weiterleiteten, was zu einer enormen Papierflut führte. Insbesondere die aufwändige Dokumentation aller Business-Prozesse verlangsamte das Abrechnungsverfahren erheblich.

Bob Barrar, Project Manager des IS-Departments von Valero, erläuterte, dass die täglich anfallenden Kosten für diese fünf Raffinerien 1,5 Mio. Dollar betragen. Wenn sich durch den Einsatz einer Dokumenten-Management-Lösung die Business-Prozesse pro Jahr nur um einen Tag beschleunigen ließen, hätte Valero diese Summe hinzugewonnen. Um dies zu erreichen, wurden im ersten Schritt alle Faxgeräte durch zusätzliche Fax-Kanäle an dem zentralen TOPCALL-Server abgelöst, über den nun der gesamte ein- und ausgehende Faxverkehr abgewickelt und an die IXOS- und SAP-Umgebung übermittelt wird. Zusätzlich wurde eine Benutzeroberfläche entwickelt, um alle Dokumente zu verwalten und diese den jeweiligen Gruppen zur Verfügung zu stellen. Anschließend können die betreffenden Personen diese im IXOS-Image-Archiv ablegen. Dies hat für Valero den Vorteil, dass nun sämtliche Informationen zu jedem Business-Prozess innerhalb der SAP-Umgebung zur Verfügung stehen und von jedem Mitarbeiter abgerufen werden können.

Als weitere Vorteile dieser Lösung nennt Barrar:
- Die Beschleunigung des Abrechnungsverfahrens und des Zahlungseingangs
- Reduktion des Papieraufkommens und Vermeidung unnötiger Kopien
- Senkung der Zinsverluste durch beschleunigte Abrechnung
- Einsparung von 2 Million Dollar pro Jahr

Den Angaben von Bob Barrar zufolge stellt der TOPCALL-Server "definitiv eine kritische Applikation für das Unternehmen dar." Der Server trage wesentlich dazu bei, den Cash Flow und die Effizienz der Business-Prozesse zu verbessern.

Valero Energy Corporation: Der in Texas ansässige Energie-Hersteller besitzt und arbeitet mit zwölf Petroleum-Raffinerien und ist als führender Anbieter von umweltfreundlichen Kraftstoffen wie Reformolated Gasoline (RFG), CARB Phase II Gasoline, schwefelarmen Diesel und Oxygenate bekannt. Valero vertreibt seine Produkte sowohl im Business-to-Business-Bereich über Großhändler in 38 Staaten, als auch im Business-to-Consumer-Geschäft über Wiederverkäufer im Westen und Mittelwesten der vereinigten Staaten.

Der TOPCALL Server ist eine Gesamtlösung für die Geschäftskommunikation. Die Architektur der Lösung erlaubt Unternehmen, die gesamte Kommunikation auf einem einzigen, hochverfügbaren Server zu integrieren, zu verwalten und zu archivieren. Das "Single Server"-Konzept vereinfacht das Netzwerk-Management und vermeidet den Bedarf an Software-Installation bei Endgeräten. Das verfügbare Lösungsspektrum umfasst Unified Messaging, Network and Production Faxing, Interaction Management and Computer Telephony (IVR/CTI). Weiterhin bietet TOPCALL Kommunikationslösungen für ASPs und eine Produktpalette, welche den Ausbau von Call-Centern in multimediafähige Contact Center unterstützt.

TOPCALL International Ag (NASDAQ Europe: TOPC) ist ein weltweit tätiger Anbieter von geschäftskritischen Kommunikationslösungen (Unified Communication, UC). Diese Kommunikationslösungen unterstützen Unternehmen bei der besseren Nutzung ihrer bestehenden IT-Umgebungen (z.B. ERP- oder CRM-Systeme), bei der Vereinfachung oder Beschleunigung von Geschäftsprozessen und bei der Erzielung besserer Ergebnisse sowie eines raschen ROI. TOPCALL ist in diesem Geschäftsfeld seit 25 Jahren tätig und zählt den Großteil der "Fortune 500"-Unternehmen zu seinen Kunden. Auf Basis dieser Erfahrungen ist TOPCALL heute in der Lage, alle Medientypen in alle IT-Umgebungen zu integrieren und dadurch Geschäftsprozesse über Kommunikation zu optimieren. Bisher wurden über 4.000 UC-Lösungen weltweit installiert und durch TOPCALL's weltweite Support- und Consulting-Services unterstützt. TOPCALL ist mit 24 Niederlassungen und 18 dedizierten Vertragspartnern weltweit präsent. Der Unternehmenssitz befindet sich in Wien, Österreich. Weitere Informationen sind unter http://www.topcall.com verfügbar.

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