Die unsichere bewährte Papierform vs. Einsatz eines modernen ECM!

Datenspeichervolumen wachsen laut Analysen bis 2008 im Schnitt um ca. 60 Prozent

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Wien (pts047/24.04.2007/16:44) Pro und Contra - Vertrauen in die unsichere bewährte Papierform oder Einsatz eines modernen, unternehmensweiten ECM!

Täglich erzeugen Unternehmen immer mehr Dokumente, Briefe, Faxe, E-Mails sowie Präsentationen, Kalkulationen, Aufstellungen etc. um diese korrekt abzulegen, weiter zu leiten und vor allem später wieder zu finden, bedarf immer weiteren und steigenden Zeitaufwand.

Häufig werden Informationen aus den unterschiedlichen Gründen nicht weitergegeben. Ein falsch abgelegtes, zu spät oder nicht weitergeleitetes Dokument birgt immer eine große Gefahr. Das Dilemma steigt meistens noch damit, dass die Art und Weise für die zukünftige Suche nach Dokumenten noch nicht bekannt ist. Aus diesem Umstand heraus definieren sich Einzelpersonen oder auch Abteilungen Ihre eigenen Ablagestrukturen (häufig auf Fileserver oder in öffentlichen Ordnern), die Sie bei den eigenen gängigsten Arbeitsabläufen unterstützen. Die Ablage Orte sowie deren Strukturen laufen damit immer weiter auseinander und das Vernetzen von Informationen und Inhalten bleibt selbst für die einzelnen Organisationseinheiten und Abteilungen ein Wunschtraum. Für das gesamte Unternehmen werden diese Aufgabenstellungen zu einer immer schwierigeren - oft zu einer unlösbar großen - Herausforderung.

Wären diese Umstände nicht schon genug, so sind es zusätzliche gesetzliche Anforderungen, die einerseits elektronische Ablagen fordern, für diese aber auch elektronische Signaturen und andere Compliance - Anforderungen mit vorschreiben (AMBO 2005, FDA Part11-Compliance, SOX - Compliance, Basel II). So sind z.B. elektronische Rechnungen nur mehr dann vorsteuerabzugsfähig, wenn diese mit zumindest einer fortgeschrittenen Signatur signiert wurden. Weitere Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Vorschriften zur Revisionssicherheit verkomplizieren die gesamte Aufgabenstellung ein weiteres Mal.

In einer Studie des Fraunhofer Institutes (Quelle Scheer-Magazin Ausgabe 1.2007) wurden 1100 Personen über Ihren Umgang mit Informationen und Technik befragt. Unter 5 zentralen Wünschen an ein optimales Arbeitsumfeld findet sich bereits an zweiter Stelle der Wunsch "Dokumentenzugriff einheitlich regeln, Prozessintegration von Dokumenten und Dateien, mobilen Zugriff auf alle relevanten Infos ermöglichen".

Der Frage nach dem "Warum ist dies so schwierig?" und "wie löse ich es für meine Organisation/Unternehmen?" hat sich gT-Consulting seit 14 Jahren, als einer der ersten in der damals jungen Branche, zu einem seiner zentralen Consulting - Dienstleistungen gemacht.

Unabhängig von allen System-Anbietern und Branchen-Spezialisten arbeitet gT-Consulting zuerst an der Klarstellung der Aufgabenstellung und Zieldefinition. Nach dem Motto "Thing big, but start small" werden sämtliche Requirements ermittelt, die für eine Gesamtlösung in Betracht gezogen werden müssen. Um die Aufgabenstellung aber sowohl vom finanziellen wie auch Arbeitsaufwand realisierbar zu halten, werden geeignete Themen, Inhalte und Arbeitsabläufe identifiziert, mit denen möglichst frühzeitig ein return-on-investment erzielt werden kann. Ebenso erzeugen positive Lösungen im Unternehmen den wichtigen Gruppendynamischen Effekt der immer weitere Abteilungen und Abläufe in der weiteren Folge mit einbindet.

Großer Wert wird bei der Projektumsetzung vor allem auch darauf gelegt, dass die vielen verschiedenen gesetzlichen Compliance - Anforderungen mit adäquaten Mitteln so umgesetzt werden, dass die behördlichen oder gesetzlichen Auflagen ausreichend erfüllt werden, aber der technische Aufwand in Grenzen bleibt.

Eine auch aus der jahrelangen Erfahrung gespeiste Kosten-Nutzen-Berechnung sichert schon zu Projektbeginn den zukünftigen Erfolg. Neben der notwendige, korrekten Tool-/Anbieter-Auswahl ist weiters auch das Migrationskonzept von ganz entscheidender Bedeutung für den zukünftigen Wert der eingeführten ECM-Lösung im gesamten Unternehmen.
Die Zusammenführung der verschiedenen, völlig verschiedenen Ablagen auf File - Servern, Public - Folders etc. ist mühsam und meist so zeitaufwendig, dass dieser Punkt - wenn nicht in einem Konzept sauber gelöst - dauerhaft vor sich hergeschoben wird. Die Migration der Altdaten sowie das Vernetzen der neuen Dokumente untereinander unter Einhaltung aller gesetzlichen Rahmenbedingungen zählt ebenso zum Erfahrungsschatz und den Stärken von gT-Consulting.

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