Schweizer Gründlichkeit bei der internen Kontrolle bringt positive Nebeneffekte

Zürich (pts007/16.12.2010/09:00) Die Aufregung und vor allem die Unsicherheit bei Unternehmen und Wirtschaftsprüfern waren gross, als die neuen gesetzlichen Bestimmungen zum Schweizer IKS (Internes Kontrollsystem, OR 728a) vor drei Jahren in Kraft gesetzt wurden. Nun lichtet sich der Nebel langsam: Erste Praxisstandards beginnen sich abzuzeichnen. Eine von Horváth & Partners gemeinsam mit der Universität Zürich bei 67 Schweizer Unternehmen durchgeführte Studie zeigt, dass die meisten Unternehmen das IKS heute positiv einschätzen - und dass dessen Wirkung über den gesetzlich vorgesehenen Rahmen hinausgeht.

Ganzheitliche Ausgestaltung zur Unterstützung der Geschäftsprozesse
Die Vermeidung und Aufdeckung von Fehlern in Buchhaltung und Jahresrechnung sind demnach - wie erwartet - die Hauptziele des Schweizer IKS. "Ein Grossteil der Firmen hat neben den Finanzprozessen aber auch operative Geschäftsprozesse in das Kontrollsystem miteinbezogen", erklärt Mario Schoeb, Berater und Studienverantwortlicher von Horváth & Partners. Auch bei der Ausgestaltung der Kontrollen wählen die Schweizer Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz: Um die Wirkung des IKS zu entfalten, setzen die Unternehmen neben den klassischen Kontrolltätigkeiten wie Vier-Augen-Prinzip, elektronischem Zugriffsschutz oder manuellen Abstimmungen auch auf regelmässige Risikobeurteilungen, ein intaktes Werteumfeld und eine aktive Informations- und Kommunikationsstrategie. Während der Gesetzgeber dem Wirtschaftsprüfer lediglich die Prüfung der Existenz des IKS vorschreibt, prüft ein Grossteil der Unternehmen aus eigenem Antrieb auch bereits die Wirksamkeit der Kontrollsysteme. "Gemäss der Befragung erhofften sich die Unternehmen neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen von den Anstrengungen beim IKS auch ein besseres Verständnis der Risiken und eine Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse", so Managementberater Schoeb.

Dokumentation, Integration und Verankerung als grösste Herausforderungen
Die Kehrseite der Gründlichkeit zeigt sich bei der Frage nach den grössten Herausforderungen: Bei drei Vierteln der Befragten stellt der Dokumentationsumfang eine der grössten Hürden dar. Bei der Konzeption gehört auch die Einbettung des IKS in bestehende Führungssysteme (z.B. Risikomanagement, Qualitätsmanagement) zu den Knackpunkten. Bei der Umsetzung und Einführung, bei welcher die meisten Unternehmen im Unterschied zur Konzeption auf externe Unterstützung verzichten, stellt die Verankerung des IKS in den alltäglichen Geschäftsprozessen das Hauptproblem dar. In die gleiche Richtung geht die Bekanntmachung und Schaffung eines Risiko- und Kontrollbewusstseins bei den Mitarbeitern.

Rückendeckung und Einbindung als Erfolgsfaktoren
Als wichtigster Erfolgsfaktor gilt die Unterstützung durch das Top-Management. "Dies ist zum einen eine Bedingung, um an die nötigen Ressourcen und das Know-how zu kommen. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter, welche das IKS noch oft als Belastung sehen, es nur dann zum Leben erwecken, wenn es vom Management entsprechend gefordert und anerkannt wird", erläutert Professor Dr. Dieter Pfaff, Ordinarius für Betriebswirtschaftslehre und Direktor am Institut für Rechnungswesen und Controlling der Universität Zürich. Ein zweiter Erfolgsfaktor ist die richtige Einbindung der externen Revisionsstelle. Die Prüfer dienen dem Unternehmen einerseits als Know-how-Lieferant und Sparringpartner. Weil jedes Unternehmen Art und Umfang des IKS grundsätzlich selbst bestimmen kann, müssen zweitens Anspruchshaltung und Scoping frühzeitig mit dem Prüfer abgestimmt werden, um Überraschungen bei der Revision zu vermeiden. Der dritte Erfolgsfaktor ist schliesslich die aktive Kommunikation und Einbindung der Tochtergesellschafts- und Linienverantwortlichen.

Fazit
Ein gutes IKS fördert gesetzeskonformes Handeln in allen Geschäftsprozessen und führt zu stabileren und verlässlicheren Geschäftsprozessen. Das IKS, ursprünglich geplant als Qualitätsmanagementsystem für die Finanzprozesse, kann also in einer integrierten Form positive "Spillover-Effekte" auf die alltäglichen Abläufe haben.

Eine umfassende Analyse der Studienergebnisse ist in der aktuellen Dezemberausgabe des "Schweizer Treuhänders" erschienen.

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