Elektronische Rechnungslegung: "Ein normales PDF ist keine e-Rechnung"

Wien (pts021/12.03.2007/12:35) Ein Großteil der in Österreich derzeit auf elektronischem Wege übermittelten Rechnungen entspricht nicht den umsatzsteuerlichen Vorschriften - so neueste Untersuchungen der Wirtschaftskammer Österreich. Experten von Deloitte Österreich haben nun in einem übersichtlichen Dossier die wesentlichen Punkte zusammengefasst, die aus einem PDF eine rechtsgültige Rechnung machen.

"Die elektronische Rechnungslegung hat auch für Klein- und Mittelbetriebe viele Vorteile" so Mag. Markus Oman von Deloitte Österreich der gemeinsam mit seinem Kollegen Mag. Christian Bürgler das Dossier verfasst hat. "Richtig angewandt ist sie nicht nur zeitsparender, sondern auch um vieles kostengünstiger als der herkömmliche Rechnungsversand auf postalischem Weg."

Was macht ein elektronisches Dokument zur e-Rechnung

Zunächst muss eine elektronische Rechnung dieselben Merkmale aufweisen, wie sie auch für Papierrechnungen gelten (§ 11 UStG). Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein, darüber hinaus gilt weiterhin für den Unternehmer eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren und für eben diesen Zeitraum sind auch Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten. E-Rechnungen müssen im Gegensatz zu Papierrechnungen quasi unterschrieben, eben signiert werden. Speziell für die e-Rechnung gilt u.a., dass der Empfänger der elektronischen Rechnungslegung zustimmt.

e-Signatur garantiert Echtheit der e-Rechnung

Die digitale Signatur ist das Abbild der eigenhändigen manuellen Unterschrift, die es ermöglicht, ein elektronisches Dokument (E-Mail, pdf, XML, etc.) eindeutig und nachvollziehbar mit der unterzeichnenden Person zu verbinden. Um die Anforderungen der Authentisierung, Integrität und Unleugbarkeit digitaler Signaturen zu gewährleisten, werden Methoden und Erkenntnisse aus der Kryptographie angewandt. Die Eigenschaft der Vertraulichkeit - dass es also keinem unbefugten Dritten möglich sein darf, den Inhalt des Dokuments zu lesen - wird nicht von der e-Rechnung gefordert.

Outsourcing

Es gibt eine ganze Anzahl von Anbietern, die das Erstellen der e-Rechnung und zumeist auch das Prüfen und eventuell auch das Archivieren, übernehmen. Ziel ist es dabei grundsätzlich, unter dem Preis einer Papierrechnung (einschließlich Porto und Verpackung) zu bleiben.

Kritische Punkte

Nachweis der Zustellung:
- Das Zustellgesetz greift im Falle der elektronischen Rechnungslegung nicht. Muss also die elektronische Übermittlung nachweislich erfolgen, so ist man hier auf eine technische Lösung, wie z.B. eine sichere Rückmeldung des Empfängers, angewiesen.

- Eine elektronische Rechnung ohne Signatur, ist keine Rechnung im Sinne des UStG und zieht Folgen wie bei Nichtvorliegen einer Papierrechnung mit sich. Weiters ist zu beachten, dass eine "normale" PDF-Rechnung ohne elektronische Signatur im Sinne des SigG §2 Z3 lit a-d nicht zum Vorsteuerabzug berechtig.

- Wird das Zertifikat z.B. durch den Konkurs des Zertifikatsausstellers ungültig, so stellt dies keine Gefahr für den Vorsteuerabzug dar, sofern die Rechnung nachweislich, zum Zeitpunkt des Erhalts gültig war.

Das vollständige Dossier mit einer detaillierten Erläuterung der technischen Umsetzung und einer Aufstellung der relevanten Gesetzestexte im Anhang, können Sie unter http://www.deloitte.com/dtt/cda/doc/content/ebilling_V5.pdf downloaden.

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