Raus aus dem Dokumenten-Chaos

Standardisierte Prozesse steigern die Wettbewerbsfähigkeit

Freiburg (pts013/20.12.2012/11:20) Unternehmen, die Kundenanforderungen schnell bedienen können, sind auf Dauer erfolgreicher. Standardisierte Prozesse in der Dokumentenverwaltung sorgen hier für schnellere Reaktionszeiten und verbessern so die Wettbewerbsfähigkeit. Die neue Version 3.0 des Intrexx Dokumentenmanagements von United Planet unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Strukturierung ihrer Dokumentenworkflows.

Laut einer aktuellen Studie von IDC im Auftrag der Firma Ricoh wirken sich reibungslose Dokumentenprozesse direkt auf den Unternehmenserfolg aus: Sie helfen dabei, Kundenanforderungen schneller zu erfüllen, verkürzen die Reaktionszeit auf Marktveränderungen und verbessern die Wettbewerbsfähigkeit.

Der Freiburger Softwarehersteller United Planet bietet mit der neuen Version 3.0 seines Intrexx Dokumentenmanagements eine Softwarelösung an, die die Verwaltung von Dokumenten spürbar vereinfacht und die Redaktions- und Freigabeprozesse standardisiert. Alle Dokumente werden strukturiert gesammelt und sind unternehmensweit verfügbar. Da per Webbrowser darauf zugegriffen wird, spielen Standortgrenzen keine Rolle. Durch das hinterlegte Benutzermanagement ist dabei genau geregelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

Wird ein neues Dokument erstellt, werden zunächst Informationen wie Titel und Verantwortungsbereich hinterlegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auf zugehörige Dokumente zu verweisen und anzugeben, ob aus der Quelldatei (Word-, Excel-oder Open-Office Format) später automatisch ein PDF als Ausgabedatei generiert werden soll. Anschließend startet das zuvor gewählte Prüf- und Freigabeverfahren. Dieses ist frei definierbar und kann je nach Abteilung unterschiedlich gestaltet werden. Die gewählten Prüfer werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald das Freigabeverfahren eines neuen Dokuments oder einer neuen Version gestartet wurde.

Integrierte Berichte geben jederzeit eine optimale Übersicht über die jeweiligen Bearbeitungs- und Freigabestände der einzelnen Dokumente. Der hinterlegte Verantwortliche des Dokuments wird über alle Prozess-Schritte informiert. Alle Dokumente werden außerdem revisionssicher archiviert.

Das Intrexx Dokumentenmanagement 3.0 kann für 798 Euro im Intrexx Application Store für Unternehmensanwendungen (http://www.intrexx.com/appstore/dms ) erworben werden. Als technologische Basis für den Betrieb des DMS dient die Intranet- und Portalsoftware Intrexx von United Planet. Dies gewährleistet, dass die webbasierende Applikation optimal in jedes Intrexx Unternehmensportal integriert werden kann. Durch die Integration in das Portal eröffnen sich außerdem vielfältige neue Möglichkeiten, da alle Dokumente unternehmensweit in Workflows eingebunden und für zahlreiche weitere Applikationen und Prozesse genutzt werden können.

Eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Intrexx kann unter http://www.intrexx.com heruntergeladen werden.

Über United Planet
United Planet gehört mit über 4.500 Installationen und mehr als 500.000 Nutzern seiner Portal- und Integrationssoftware Intrexx allein im deutschsprachigen Raum zu den Marktführern im Segment der mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung und bei Organisationen (z.B. Kliniken). Geführt wird das Unternehmen von Lexware-Gründer Axel Wessendorf.

Mit der plattformunabhängigen Standardsoftware Intrexx lassen sich webbasierende Applikationen bis hin zu kompletten Intranets/Enterprise Portalen mit modernsten Funktionalitäten deutlich schneller und somit wirtschaftlicher erstellen als mit vergleichbaren Programmen. Intrexx erlaubt die Erstellung produktiver Workflows und die Generierung mobiler Apps für Smartphones und Tablet PCs aller Hersteller. Vorhandene Daten aus ERP-Systemen, Microsoft Exchange, Lotus Notes sowie sämtliche JDBC- und OData-Datenquellen lassen sich mit Intrexx einfach einbinden und miteinander in Beziehung setzen. Die von der SAP zertifizierte Schnittstelle für das NetWeaver Gateway vereinfacht die Anbindung an das Walldorfer System in nie dagewesener Weise. Selbst die zum unmittelbaren Wettbewerb zählende Software Microsoft SharePoint erfährt durch die OData-Schnittstelle wirtschaftliche Funktionalitätserweiterungen. Die Datenintegrationsfähigkeiten von Intrexx werden immer öfter auch als Middleware genutzt, um vorhandenen oder heterogenen Softwareumgebungen ungewünschte Komplexität zu nehmen.

Mit Intrexx Share bietet United Planet darüber hinaus eine Social Business Plattform an, die den Wissensaustausch und so die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern provoziert und vorhandene Unternehmenssoftware in die Kommunikation einbindet. Im Intrexx Application Store stehen hunderte von fertigen Apps und komplette Branchenportale zum Download bereit.
http://www.unitedplanet.com

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