Kosteneinsparung durch Software-Lizenzmanagement

Dipl.-Hdl. Ernst Tiemeyer über Voraussetzungen, Potenziale, Lösungen

Dipl.-Hdl. Ernst Tiemeyer (Foto: ADV)

Wien (pts017/09.02.2016/14:00) Software-Lizenzen gehören mittlerweile zu den wesentlichen IT-Kostenfaktoren. Deshalb besteht heute in der Praxis ein kontinuierlicher Handlungsbedarf in nahezu allen Unternehmen. So gilt es auch aus finanzieller Sicht, einerseits eine rechtlich korrekte, andererseits aber auch die betriebswirtschaftlich kostengünstigste Nutzung der benötigten Softwarelizenzen zu gewährleisten.

Nachteilig kann sowohl eine Über- als auch eine Unterlizenzierung sein. Mit dem Instrument "IT-Lizenzmanagement" und dazu passenden Tools steht dazu eine wichtige Steuerungsfunktion für die praktische Umsetzung zur Verfügung. Wenn in Ihrer Organisation die Daten zu Ihren Lizenzen nicht sauber dokumentiert vorliegen, sind negative Folgen vorprogrammiert:
* Sie haben nur einen unzureichenden Überblick über den aktuellen Lizenzstatus.
* Bei Lizenzaudits wird nicht selten eine Unterlizensierung festgestellt, die dann Nach- und Strafzahlungen zur Folge hat.

Ziel muss deshalb die rechtlich korrekte, aber auch die betriebswirtschaftlich kostengünstigste Nutzung der benötigten Softwarelizenzen für Ihr Unternehmen sein.

Welches Kosteneinsparungspotenzial kann Ihnen ein professionelles Lizenzmanagement bieten?

Um eine Über- und Unterlizenzierung zu vermeiden sowie eine gute Grundlage für Vertragsverhandlungen mit den Softwarelieferanten zu schaffen, ist es unerlässlich, die systematische Verwaltung der vorhandenen Software-Lizenzen sicherzustellen. Fakten aus Studien zeigen die Bedeutung für ein funktionierendes Software-Lizenzmanagement:
* 240 Mrd. US-Dollar werden weltweit jährlich für Softwarelizenzen ausgegeben.
* Studien zeigen, dass 38 % der vorhandenen Softwarelizenzen ungenutzt bleiben.
* Laut Gartner werden bis zu 60 % zuviel Aufwendungen für Software und deren Nutzung wegen eines unzureichenden Lizenzmanagements ausgegeben.

Eine wichtige Schlussfolgerung, die Sie aus den Studien und aus praktischer Erfahrung ableiten können: Mit einem professionalisierten Software-Lizenzmanagement lassen sich aktiv die IT-Kosten senken, der Produktlebenszyklus der IT-Systeme gezielt überwachen, Beschaffungs-Entscheidungen sinnvoll unterstützen (durch das Bereitstellen von Informationen) und rechtliche Bestimmungen einhalten.

Herausforderungen und konkrete Handlungsempfehlungen für ein kostenbewusstes Lizenzmanagement in der Praxis

Wollen Unternehmen die anfallenden Lizenzkosten im Griff haben, dann müssen sie sich nachfolgend skizzierten Herausforderungen stellen und entscheiden, welche der möglichen Maßnahmen sie ergreifen können und müssen. Der Vorteil: Unternehmen können ggf. mehrere 100.000 Euro an Kosten einsparen; in großen und mittelgroßen Unternehmen können sogar Kostenvorteile in Millionenhöhe realisiert werden.

Herausforderung 1: Prüfen Sie, ob eine ausreichende Transparenz über die im Unternehmen vorhandenen und genutzten Lizenzen gegeben ist!

Oft fehlt in der Praxis eine lückenlose Aufzeichnung über die beschafften und genutzten Softwarelizenzen. Hinzu kommt, dass die Lizenz-Strategien vieler Hersteller für AnwenderInnen und IT-ExpertenInnen leider nur schwer nachvollziehbar sind. So wird den Unternehmen heute eine schier unüberschaubare Menge unterschiedlicher Lizenzierungsmodelle angeboten. Die Folge ist, dass die Intransparenz über die Lizenzsituation in Unternehmen weiter zunimmt.

Meine Handlungsempfehlungen: Stellen Sie durch ein geordnetes Lizenzmanagement einen guten Überblick über die gesamte Software- bzw. Lizenzsituation in Ihrem Unternehmen her! Basis für das Software-Lizenzmanagement sollten exakt ermittelte und kontinuierlich fortgeschriebene Bestandsdaten sein. Dazu zählen, neben der Dokumentation der installierten Software nach Art und Menge, insbesondere auch die Zuordnung der beschafften Software-Lizenzen auf die MitarbeiterInnen/Arbeitsplätze. Um die Kostenseite der Lizenzsituation genauer analysieren und Einsparungen realisieren zu können, müssen weitere Daten im Rahmen eines Lizenzmanagements berücksichtigt werden: Dies sind vor allem die kaufmännischen Lizenzdaten (Lizenzgebühren etc.) mit den abgeschlossenen Verträgen und vereinbarten Lizenzmodellen. Die kaufmännische Verwaltung der Lizenzen umfasst u.a. Beschaffungsdaten und Vertragsinhalte. Hier finden sich die verschiedenen Einkaufsdaten und Lizenzmodelle, zum Beispiel in gängigen ERP-Systemen.

Der Vorteil: So haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtbetriebskosten der lizensierten IT-Applikationen zu ermitteln und proaktiv zu senken. Dadurch können sich die Lizenzkosten insgesamt mitunter erheblich verringern.

Herausforderung 2: Überlizenzierung erkennen und vermeiden!

Die Kosteneffizienz lässt sich in der Praxis auch dadurch steigern, dass das Unternehmen über einen unternehmensweiten Überblick über genutzte und freie Lizenzen beim Lizenzeinkauf verfügt. Eine Messung in der Praxis zeigt oft, dass ein hoher Anteil nicht genutzter Software gegeben ist und somit an dieser Stelle sehr viel Geld gespart werden kann.

Meine Handlungsempfehlungen: Halten Sie sämtliche Veränderungen bezüglich der Software- und Lizenznutzung kontinuierlich fest. Dabei ist sicherzustellen, dass die im Unternehmen tatsächlich eingesetzte/genutzte Software den beschafften Lizenzen gegenüberstellt wird.

Der Vorteil: Sie erkennen so, welche Software nicht mehr genutzt wird und für die folglich auch keine Wartungsverträge mehr benötigt werden. Das Einsparungspotenzial kann enorm sein, wenn die ungenutzten Software-Lizenzen bzw. die nicht benötigten Wartungsverträge gekündigt werden können.

Herausforderung 3: Unterlizenzierung erkennen und vermeiden!

Unterlizenzierung wird heute im Regelfall nicht bewusst praktiziert, denn die Gefahr hoher Nachlizenzierungskosten als Folge eines Lizenz-Audits ist relativ groß. Ähnlich wie im Fall der Überlizenzierung benötigt man auch für das Erkennen der Unterlizenzierung einen Überblick über die genutzten und freien Lizenzen. Zu beachten ist, dass insbesondere die Lizenzmetriken ständig erweitert werden. Einfache Metriken, wie beispielsweise die Nutzung pro Gerät oder pro User, werden zunehmend durch komplexere Bemessungsgrundlagen abgelöst. Dies erschwert natürlich das Erheben und Prüfen von Unterlizenzierungen.

Meine Handlungsempfehlungen:
* Nehmen Sie unter dem Aspekt der möglichen Unterlizenzierung eine genaue Prüfung der im Unternehmen tatsächlich eingesetzten Software vor.
* Sämtliche Veränderungen sind bezüglich der Software- und Lizenznutzung kontinuierlich festzuhalten.
* Überprüfen Sie regelmäßig die Berechnung der Lizenzierung, um nicht in eine Unterlizenzierung zu geraten.
* Nutzen Sie Standardüberwachungen, die Tools bereitstellen, wie: Ausweis von Unterlizenzierungen, Unterschreiten eines Mindestbestandes an freien Lizenzen, Software in Nutzung ohne aktive Wartung und andere.

Herausforderung 4: Entscheidungsfindung für Software-beschaffungen bzw. die Zuteilung der Softwarelizenzen zu Arbeitsplätzen (UserInnen)

Eine Kern-Herausforderung ist es, dass IT-Verantwortliche mit den Fachbereichen nachvollziehbar korrekte Entscheidungen darüber treffen können, welche Software eingesetzt wird und wie diese beschafft wird. Wenn durch Lizenz-management die entsprechende Transparenz über die Ist-Lizenzsituation (= Lizenzbilanz) hergestellt wird, ist die Grundlage für eine sorgfältige wirtschaftliche Entscheidungsfindung gelegt. So können Sie den Applikationsbedarf Ihres Unternehmens gezielt bestimmen, die Nutzung überholter Applikationen vermeiden und den Einsatz der optimalen Technologien gewährleisten.

Meine Handlungsempfehlungen: Wichtig ist die integrierte Berücksichtigung der vertraglichen Daten, die zu den beschafften Applikationen abgeschlossen sind. Die Verknüpfung der Vertragsinformationen zum Software-Lizenzmanagement sorgt für einen schnellen, übersichtlichen und transparenten Zugriff auf alle wichtigen Informationen für ein effizientes Lifecycle Management. Ziel für ein Software-Lizenzmanagement muss es auch sein, die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Lizenzen kostenoptimiert zu steuern. Dies funktioniert mit einem Life-Cycle-Management und bedeutet, dass beschaffte Software-Lizenzen, von der Anschaffung bis zur Ausmusterung beziehungsweise bis zur Rückgabe der installierten Software, einem Kostencontrolling unterzogen werden, dessen Ergebnisse für Folgebeschaffungen unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Herausforderung 5: Weitgehende Unterstützung anderer Funktionsbereiche im Unternehmen

In Verbindung mit der Erfassung und Pflege der Lizenz-Bestände stellt sich unmittelbar auch die Frage der Bewertung (etwa zwecks Bilanzausweis). Zu den Software-Lizenzen sind beispielsweise in der Regel der Anschaffungspreis je Stück, Währung, Abschreibungsdauer (in Monaten), Abschreibungsbeginn erfassbar. Diese Daten stehen für die Weiterbearbeitung zur Verfügung. Ein weiterer spezieller Punkt ist die Erfassung und Auswertung von Finanzdaten (Kosten und Kostenstellen).

Meine Handlungsempfehlungen: Sorgen Sie dafür, dass den Lizenzdaten weitere Informationen zugeordnet werden: Begrenzung der Laufzeit, konzernweite Nutzung erlaubt, Verteilung der Lizenznutzung im Konzern (welche Einheit darf wie viele Lizenzen nutzen?). Sparen Sie durch die Wahl günstigerer Vertragsmodelle!

Ihre Konsequenzen insgesamt:
Etablieren Sie Lizenzmanagement als einen rollierenden Prozess, der folgende Teilprozesse umfasst:
* Bedarfsplanung,
* Beschaffung/Erwerb,
* Lieferung und Inventarisierung (kfm. Verwaltung der Lizenzen), Scanning
* Verteilung und Einsatz (Lizenzen den Benutzern zuordnen),
* Überwachung (Berechnung der Über-/Unterlizenzierung, Ermittlung von nicht legitimer Software, Richtlinien und Anweisungen) sowie
* Auswertungen und Reporting (Abbilden von Softwarekatalogen, Führen einer Lizenzhistorie etc.)

Darüber hinaus ist ein abgestimmtes Rollenmodell zu vereinbaren. Die Optionen zeigt die beistehende Abbildung zu Rollenkonzept für das Software-Lizenzmanagement - typische Rollen in der Praxis.

Fazit: Die Einführung eines organisierten Software-Lizenzmanagement mit einem entsprechenden Tool-Einsatz gibt Ihnen die Möglichkeit die Beschaffung, Lieferung, Verteilung und Verwaltung von Software-Assets kostenoptimiert zu steuern und damit massiv Geld dauerhaft einzusparen. Ein Erfolg versprechender Ansatz ist ein konsistenter Soll-Ist-Abgleich der Lizenzen aus den kaufmännischen Systemen und den technischen Inventar-Daten der installierten Softwareprodukte.

Hinweis:
Die ADV veranstaltet am 28. April 2016 in Wien unter inhaltlicher Moderation des Autors dieses Beitrags ihre jährliche ADV-Tagung "Software-Lizenzmanagement/IT-Assetmanagement". Nähere Informationen unter: https://www.adv.at/Events/Event-Items/Software-Lizenzmanagement-IT-Assetmanagement

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