Unterschätzt: Datenmigration, Matching und Datenpflege kosten häufig Faktor 2 bis 3 des neuen Softwaresystems

Bekannte Funktionen übernehmen: Ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz der neuen Software

Neusiedl am See/Wien (pts001/24.11.2018/07:00) Die Migration der Alt-Daten in das neue Softwaresystem ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für die Akzeptanz und Annahme der neuen Software.

Ein wesentlicher Faktor, der dazu beiträgt, dass Software-Projekte scheitern, liegt in der Migration der Altdaten. Dieser Vorgang birgt etliche schwer einzuschätzende Faktoren, für die erfolgreiche Umsetzung eines Software-Projekts.

In den 2000er Jahren zeigte eine Studie der renommierten Technischen Universität München, dass am Faktor Zeit und Budget viele Software-Projekte scheitern. Aus Erfahrung werden Projekte häufig weiter geführt, allerdings mit hohen Abstrichen an Funktionen, weit überzogenen Bugets oder Zeitrahmen. Selten sind die Auswirkungen auf ein Unternehmen so drastisch wie bei Softwareproblemen. Durch die Digitaliserung steigen die Anforderungen und die Komplexität an Projekte und Software.

Der Zeitaufwand und die Komplexität für die Datenmigration wird ebenfalls häufig unterschätzt und ist sehr individuell an zusetzen.

Matching
Migration
Datenpflege
Projektbegleitung

Wesentliche Faktoren müssen berücksichtigt werden wie:
- Steht der Althersteller zur Unterstützung zur Verfügung?
- Gibt es Exportmöglichkeiten?
- Welche Datenqualität ist beim Export erzielbar?
- Wie müssen die Daten aufbereitet werden, um im neuen System richtig angezeigt zu werden?
- welche Alt-Felder gehören zu welchem Feld bzw. Feldern im Neu-System?
- Welche Methoden können zur Verfügung gestellt werden, bzw. müssen individuell erstellt werden?
- Wie gut ist das neue System beim Einbinden von Fremd-Daten?
uvm.

Der Fokus beim neuen Software-Lieferanten liegt eindeutig im Softwareverkauf!

Denn das Liefern der neuen Software ist eine kalkulierbare Position. Das Migrieren der Altdaten aber nicht. Der Fokus beim neuen Lieferanten liegt eindeutig in der Software Installation beim Kunden, nicht in der Datenmigration. Das wird meist unterschätzt und bringt sowohl das Unternehmen als auch den Anbieter der Neu-Software in eine unangenehme Position im Projekt. Das Bereitstellen der Daten aus dem Altsystem liefert den Erfolg für das Unternehmen in Zukunft und der Akzeptanz der neunen Software.

Die Kosten liegen häufig beim 2- bis 3-fachen der Kosten das Neu-Systems

Die Kosten für das Erheben der Altdaten bis hin zur fertigen Aufbereitung, um in ein NEU-System übernommen zu werden, beim 2- bis 3-fachen der Kosten des Neu-Systems.

Die Erfahrung zeigt, dass diese Situation in den meisten Finanzabteilungen der Unternehmen, Unverständnis hervorruft. Das Motto lautet: "Das kann ja nicht soviel kosten, da gibt es sicher Einsparungspotential." Das gefährdet zusätzlich den Projekterfolg.

Es fehlen Ressourcen und Know-how

Häufig sind die Ressourcen, bzw. das Know-how zur Datenaufbereitung nicht vorhanden. Der Hersteller der neuen Software hat natürlich viele Möglichkeiten, Daten in sein System aufzunehmen. Das Vorbereiten der Informationen für eine gute Datenqualität überfordert häufig die Ressourcen und verzögert den Einführungsprozess.

Details im Altsystem entscheidend für den Aufwand

Bei der Aufbereitung der Altdaten entscheiden die Details der alten Software, welcher Aufwand in der Bereitstellung der Daten steckt. Wenn es eine "Maskenbasierende Programmierung" oder eine "Verschachtelte Verknüpfung" der Tabellen gibt, ist das herausfiltern der Informationen ein aufwendiger Prozess.

Die Aufbereitung der vorhandenen Daten erfordert viel Erfahrung und ein gutes Gefühl für wichtige Daten des Unternehmens.

Funktionen Alt-Software

Funktionen in der Alt-Software spielen eine wichtige Rolle. Die Mitarbeiter des Unternehmens kennen die Funktionen gut. Manche Geschäftsprozesse stützen sich auf Auswertungen der Daten. Bei der Erhebung der benötigten Altdaten können die Funktionen bereits mit aufgenommen werden.

In einem weiteren Schritt können die Funktion dem Systemneuanbieter zur Verfügung gestellt werden. Diese Aufbereitung hilft alle notwendigen Funktionen auch im Neu-System zu berücksichtigen.

Einschränkung des Datenzeitraumes beschränkt den Aufwand: Auch der Zeitraum wie lange zurückliegende Daten aufbereitet werden müssen, spielen eine große Rolle im Aufwand.

Herkömmliche Mittel wie Excel schaffen die Mengen an Daten auf Grund der Beschränkungen an Zellen und Zeilen häufig nicht, um die Daten aufzubereiten. Manche Systeme stellen keine entsprechenden Exportfunktionen zur Verfügung. Sonderlösungen sind zu erarbeiten.

Analyse im Vorfeld: Umso genauer die Analyse des Altsystems erfolgt, je genauer kann eine Kostenabschätzung erfolgen.

Die Krux liegt im Analysebudget, denn welches Unternehmen legt für die Angebotslegung einen Großteil des Projektbudgets auf den Tisch, ohne zu wissen ob Sie den Auftrag an das jeweilige Unternehmen vergibt?

Unsere Empfehlung:
- Machen Sie sich genaue Gedanken über Ihr Ziel.
- Holen Sie sich Spezialisten für die jeweiligen Projektschritte.
- Zögern Sie nicht, jeder Datensatz der verloren geht oder nicht ordentlich aufbereitet ist, kostet Effizienz und hindert Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit.

2M bietet in Zusammenarbeit mit seinen Partnerunternehmen:
- Matching
- Migration
- Datenpflege
- Projektbegleitung
in Softwareprojekten.

Wir bieten Erfahrung in der Umsetzung von CRM-Projekten in verschiedenen Branchen wie Banken, Immobilienwelt, Transport und Logistik, Kultur, Pharma und Verlagswesen.

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