Tipps von results & relations für eine gute interne Kommunikation

Wien (ptp013/11.01.2019/12:45) In der PR-Branche dreht sich alles um die Kommunikation nach außen, könnte man meinen. Doch auch die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens oder einer Agentur ist nicht zu vernachlässigen, wenn nicht sogar das Wichtigste, um die besten Ergebnisse für Kunden, fürs Unternehmen zu erzielen. Mittlerweile sind die meisten Menschen quasi 24/7 zu erreichen, und trotzdem (oder gerade deshalb?) gibt es oft Kommunikationsschwierigkeiten innerhalb eines Teams. Was man dagegen bzw. für eine gute interne Kommunikation und damit ein positives Büroklima tun kann, haben wir hier in ein paar einfachen Tipps zusammengefasst.

Wir beginnen mit den Basics:

Der Umgangston

Worauf man immer achten sollte, ist ein freundlicher und höflicher Umgangston. Wenn auf einer Ebene kommuniziert wird, die eine angenehme Atmosphäre schafft, fällt die Kommunikation leichter und auch schwierigere Themen können einfacher angesprochen werden. Sollte man einen schlechten Tag haben, gilt es trotzdem, wie in allen Situationen des Lebens, daran zu denken, die Laune nicht an den Kollegen, anderen Mitarbeitern oder gar den Vorgesetzen weiter zu geben. Die Devise lautet: Andere immer so behandeln, wie man auch gerne behandelt werden würde! Das heißt allerdings nicht, dass man die Mitarbeiter oder Kollegen im Büro nur mit Samthandschuhen anfassen darf. Konstruktive Kritik ist nicht nur immer erlaubt, sondern ein Muss. Gut ist auch, zu sagen, wenn man sich nicht wohlfühlt und/oder man heute einfach schlecht drauf ist - gute KollegInnen werden es verzeihen und müssen es nicht auf sich beziehen.

Passend zum Thema gibt es aktuell auf dem Büchermarkt zwei Neuerscheinungen: Einerseits in Deutschland von Alexander von Schönburg "Die Kunst des lässigen Anstands" und andererseits in Österreich "Der große Elmayer: Alles, was Sie über gutes Benehmen wissen sollten" von Thomas Schäfer-Elmayer - beides aktualisierte Fassungen von älteren Ausgaben, sehr aufs 21. Jahrhundert bezogen und daher besonders lesenswert.

Meetings

Regelmäßige Meetings sind wichtig, um immer den Überblick zu behalten, wer gerade an welchen Projekten arbeitet und wie diese vorankommen. Außerdem bieten Meetings natürlich auch Raum für etwaige Fragen und Anliegen der Mitarbeiter. Oftmals ist es leichter, bestimmte Themen verbal zu kommunizieren, sei es in einem persönlichen Treffen oder am Telefon, als per E-Mail. Missverständnisse können so aus dem Weg geräumt werden; auch die soziale Komponente darf nicht vernachlässigt werden. Ideal sind Meetings einmal in der Woche; ob Montag oder Freitag oder in der Wochenmitte, ist eigentlich Geschmackssache. Montag ist ein guter Kick-Off-Tag für die Woche; Freitag fasst die Woche nochmals zusammen. Wir intern bevorzugen die Wochenmitte; dann haben sich schon einige Dinge ergeben in einer Woche, und es bleibt noch genügend Zeit, um Aufgaben vor dem Wochenende abzuarbeiten.

Conference Calls

Falls regelmäßige persönliche Meetings aufgrund von Ortsdifferenzen oder anderen äußeren Umständen nicht möglich sind, bieten sich Conference Calls an. In einer Zeit, wo Laptop und Handy mit Internetzugang ausreichen, um von überall aus arbeiten zu können, ist es zur Normalität geworden, seine Kollegen bzw. Mitarbeiter nicht mehr täglich im Büro anzutreffen. Conference Calls sind vor allem auch sinnvoll, da dadurch alle Beteiligten gleichzeitig auf den neuesten Stand gebracht werden. Es wird also nicht über drei Ecken kommuniziert wird, was sehr zu empfehlen ist.

Wenn die Conference Calls per Video stattfinden sollen, gibt es mittlerweile schon eine große Auswahl an Tools. Hier zwei Beispiele:
- Zoom
Bei Zoom handelt es sich um eine Kommunikationssoftware, die Videokonferenzen, Online-Meetings, Chat und mobile Zusammenarbeit kombiniert. Damit können beispielsweise virtuelle Konferenzräume gebaut und Webinare abgehalten werden.
- Bitrix 24
Bitrix24 ist eine Collaboration-Software mit zahlreichen Funktionen. Möglich sind nicht nur Chats, Video-Calls und Online Meetings, sondern auch Screensharing und Internes Social Networking.

Agenda/Protokoll

Auch wenn Agenda und Protokoll bei kleineren Meetings manchmal als "too much" angesehen werden, strukturieren diese Meetings und auch die Arbeit danach. Vor einem Meeting ist es wichtig, eine Agenda zu schreiben, in der alle wichtigen Themen, die besprochen werden sollen und Fragen, die geklärt werden müssen, zu finden sind. Außerdem hilft diese auch, während des Meetings den Faden nicht zu verlieren und keinen wichtigen Punkt zu vergessen. Trotz eigenständigen Mitschreibens, kann es sein, dass man sich nicht alles merkt, was gesagt wurde. Dafür ist das Protokoll danach sehr hilfreich. Es fungiert gleichsam als "To-Do-Liste". Viele Collaboration-SW-Tools haben eine derartige Funktion eingebaut. Und vergessen Sie nicht das "alte" Sprichwort: Wer schreibt, der bleibt.

Unsicherheiten

Bei Unsicherheiten gilt die Regel, immer besser nachzufragen. Natürlich ist es sinnvoller und effizienter, von Anfang an zuzuhören bzw. genau aufzuschreiben, was gefordert ist. Dennoch kann es nicht schaden, im Zweifelsfall nachfragen. Aber bitte nicht übertreiben: ein gewisses Maß an Selbstständigkeit muss man voraussetzen können!

Neben den oben beschriebenen Basics und Video-Conference-Tools, gibt es heutzutage jede Menge anderer elektronischer Tools, die die Kommunikation ungemein erleichtern können. Hier unsere "Best of"-Liste:

Slack

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst zur Kommunikation innerhalb von Unternehmen bzw. Arbeitsgruppen. Dies funktioniert nicht nur als Web-Dienst, sondern auch als App. Anstatt eine E-Mail zu schicken, können sie direkt zu zweit oder in der Gruppe Nachrichten austauschen, sowie Bilder, Dateien, Emojis und Gifs austauschen.

COYO

COYO verbindet klassisches Intranet und die Funktionen von Social Networks miteinander. Der Dienst ist ausschließlich für Mobilgeräte konzipiert und daher auch nur als App erhältlich. Denn COYO meint "Die Zukunft ist mobil!"

Uplink

Dies ist die österreichische Antwort auf COYO und Slack. Uplink selbst beschreibt die Anwendung als "der moderne Kommunikations-Kanal innerhalb des Unternehmens". Es geht hierbei nicht nur um die Verbesserung und Vereinfachung der Zusammenarbeit, sondern soll auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigern. Uplink ist sowohl als App für Android und iOs, als auch als Webversion erhältlich.

Die meisten der erwähnten Apps und Anwendungen sind entweder gratis, oder haben zumindest eine gratis Testversion bzw. sind bis zu einer bestimmten Nutzerzahl gratis. Für größere Unternehmen sind die meisten kostenpflichtig, sie bewegen sich aber alle im überschaubaren Rahmen.
Zudem gibt es klarerweise noch zahlreiche andere Tipps, die zu einem guten Arbeitsklima und einer positiven internen Kommunikation beitragen können. Ein gutes Arbeitsklima bringt nicht nur positive Stimmung, sondern steigert außerdem bei vielen Menschen die Effizienz der Arbeit.

Weblink: https://www.results.at/single-post/2018/11/27/Tipps-f%C3%BCr-eine-gute-interne-Kommunikation

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