Erfolgreiches Wissensmanagement in fünf Schritten

Enterprise Search Software hilft, unternehmensinternes Wissen und Daten effizient zu organisieren

Wien (pts024/10.10.2023/16:50)

Der Informationsaustausch zwischen Mitarbeitenden hat sich durch die Popularität von Homeoffice-Modellen nachhaltig verändert. Unternehmen sind dadurch allerdings mit gänzlich neuen Herausforderungen im Wissensmanagement konfrontiert. Bei der Suche nach Tools zur Bewältigung dieser Herausforderungen taucht oft der Begriff Enterprise Search auf. Der nachfolgende Artikel zeigt, was Enterprise Search in punkto Wissensmanagement zu leisten vermag und was es bei der Einführung einer solchen Lösung zu beachten gilt.

Wissen ist Macht - aber nur, wenn man es auch findet! Für Mitarbeitende, besonders im Homeoffice, ist es gar nicht so leicht, die richtigen Informationen inmitten verschiedenster Systeme, Laufwerke und Cloud-Speicher herauszufiltern. Effizientes Wissensmanagement erfordert ein hohes Level an Organisation und oft Unterstützung durch Software-Lösungen abseits des File-Explorers. Sogenannte Enterprise Search Software ermöglicht es Unternehmen, deren gesamte internen und externen Datenquellen auf den Punkt genau zu durchsuchen. Darunter auch E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Websites und mehr.

Mit leistungsstarken Suchalgorithmen und intelligenten Filtermöglichkeiten können Mitarbeitende in Sekundenschnelle auf maßgeschneiderte Suchergebnisse zugreifen. Dabei werden nicht nur Volltextsuche und Schlüsselwörter berücksichtigt, sondern auch Kontext, Beziehungen und Metadaten. Ziel ist es, den Wissensaustausch zwischen allen Personen im Unternehmen zu erleichtern.

"Vor mehr als fünf Jahren haben wir mit searchit eine unternehmensinterne Suchmaschine entwickelt, die Wissen in Unternehmen konserviert und einfach wieder auffindbar macht - unabhängig vom Standort oder der Abteilung eines Mitarbeiters. Gerade bei Mitarbeiterfluktuation kann dies ein unschätzbarer Vorteil sein", so Christoph Wendl, CEO von Iphos IT Solutions.

Um das Potenzial von Enterprise Search voll auszunutzen, sollte die Implementierung einer solchen Lösung jedoch sorgfältig geplant und umgesetzt werden. "Erfahrungsgemäß gibt es einige grundlegende Faktoren, die für die erfolgreiche Einführung einer Enterprise-Search-Lösung wesentlich sind. Besonders die Mitarbeiterakzeptanz ist nicht zu unterschätzen und kann durch Schulungen und Support gefördert werden", erzählt Wendl aus dem Unternehmensalltag. Unternehmen, die ihr Wissensmanagement durch Enterprise Search optimieren möchten, können sich für eine optimale Umsetzung an den folgenden Schritten orientieren.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Bevor sich ein Unternehmen für einen Enterprise-Search-Anbieter entscheidet, gilt es eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Datenquellen durchzuführen. Darunter fallen Dokumentenmanagement-Systeme, E-Mail-Server, CRM-Systeme und andere relevante Datenbanken. "Der Leistungsumfang zwischen Enterprise-Search-Lösungen schwankt enorm", erklärt Wendl. "Bei der Wahl des richtigen Anbieters sollten Sie sicherstellen, dass alle für Sie wichtigen Datenquellen auch in die Enterprise-Search-Lösung integriert werden können."

Schritt 2: Bedienerfreundliche Oberfläche

Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend für den Erfolg einer Enterprise Search Software. Denn nur, wenn die Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegeben ist, wird die Lösung auch tatsächlich im Arbeitsalltag eingesetzt. Interessenten sollten sich in unverbindlichen Beratungsgesprächen von Anbietern überzeugen lassen. "Zu beachten ist, dass die Suchfunktion intuitiv und einfach zu bedienen ist. Eine klare Navigation, relevante und einfach zu bedienende Filteroptionen sowie eine übersichtliche Darstellung der Suchergebnisse sollten dabei das Minimum sein", rät Wendl.

Schritt 3: Bereinigung von Dubletten

Datenqualität ist im Wissensmanagement oft ein wunder Punkt. Im Laufe der Zeit sammeln sich Daten-Dubletten an, deren Bereinigung einen zeitaufwendigen Prozess bedeutet. Bei Einführung einer Enterprise-Search-Lösung sollten überflüssige Kopien entfernt werden. Dieser Schritt gibt Speicherplatz frei und ist wesentlich, um die Verwendung der Software zu optimieren. searchit setzt hier beispielsweise eine Checksummen-basierte Dubletten-Suche ein, mit der Möglichkeit, Dubletten zu bereinigen.

Schritt 4: Schulung für konkrete Anwendungsfälle

Die Einführung einer neuen Enterprise Search-Solution erfordert eine angemessene Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter. Durch Schulungen mit Fokus auf den spezifischen Anwendungsbereich finden sich Mitarbeitende so ab Tag eins in der neuen Software zurecht. Wendl betont zusätzlich die Wichtigkeit von Support: "Konkrete Fragen treten gerade in der alltäglichen Nutzung auf. Unsere Kunden schätzen es besonders, einen Ansprechpartner zu haben, der kontinuierlichen Support und schnelle Problemlösung auch nach der Schulungsphase anbietet."

Schritt 5: Nutzungsanalyse zur Beseitigung von Schwachstellen

Wissensmanagement ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Durch ein ständiges Monitoring sowie die Nutzungsanalyse können Schwachstellen identifiziert werden. Die regelmäßige Überprüfung der Suchergebnisse, das Sammeln von User-Feedback und die Anpassung an neue Anforderungen sorgen für eine kontinuierliche Optimierung des Wissensmanagements im Betrieb.

Der wachsende Anteil digitaler Daten und die Notwendigkeit, effiziente Lösungen für die Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitslandschaft zu finden, werden Unternehmen auch weiterhin vor neue Herausforderungen stellen. Zumindest das Management von Daten und Wissen können durch Enterprise Search vereinfacht werden. Unter Berücksichtigung der technischen und menschlichen Anforderungen, verspricht die Einführung unternehmensinterner Suchmaschinen zudem auch langanhaltende Verbesserungen in sich wandelnden Zeiten. Sich mit den aufkommenden Challenges im Wissensmanagement weiterzuentwickeln, ist ein Hauptmerkmal von searchit.

Wendl unterstreicht, wie der kontinuierliche Ausbau von Funktionalitäten eine optimale Nutzererfahrung garantiert: "Wir haben uns zum Ziel gesteckt, die benutzerfreundlichste Enterprise Search Software zu entwickeln - in jeder Hinsicht. Viele unserer Kunden betreuen wir nun schon seit Jahren und konnten die searchit-Services seitdem passgenau an die sich veränderten Gegebenheiten unserer Kunden adaptieren."

Mehr Infos unter: https://www.searchit-enterprise-search.com/enterprise-search/die-geheimwaffe-fuer-erfolgreiches-wissensmanagement-enterprise-search-im-fokus/

Allgemeine Informationen finden Sie unter: https://www.searchit-enterprise-search.com/

Über searchit
Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search Engines" für Unternehmen neu. Mit dem Launch von searchit positioniert sich das Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officer (CEO) das 1998 gegründete Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.

Rückfragehinweis für Medien:
Ing. Christoph Wendl
Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH
Khekgasse 35
1230 Wien
Tel.: +43 1 869 84 00
E-Mail: info@searchit.cc

Aussender:	searchit by Iphos IT Solutions GmbH
Ansprechpartner:	Christoph Wendl
Tel.:	+43 1 869 84 00 21
E-Mail:	info@searchit.cc
Website:	www.searchit.cc