Für mehr Effizienz im Büro

10 smarte Office Hacks

Smarte Office Hacks für mehr Büro-Effizienz (Bild: Steelcase, Campers&Dens)

Greifensee (ptp028/30.05.2023/15:00)

So gelingt die 4-Tage-Woche

Die Idee der 4-Tage-Woche ist einfach: Das Unternehmen wird von der Produktivitätsmessung anhand der geleisteten Arbeitsstunden auf eine ergebnisorientierte Messung umgestellt. Arbeitnehmer arbeiten nur noch an vier Tagen pro Woche, bei gleichem Gehalt, Leistungen und identischem Arbeitspensum. Die Ergebnisse der bis dato umfangreichsten Langzeitstudie von 4 Day Week Global sprechen für sich: Sowohl die Werte für Produktivität (8/10) und Leistung (8/10) als auch die Quoten für die Mitarbeiterzufriedenheit (97 %) fallen überdurchschnittlich hoch aus. Hingegen gaben nur 39 % der Umfrageteilnehmer an, weniger gestresst als zu Beginn des Tests zu sein. Kritiker sehen in der Gefahr einer möglichen Arbeitsverdichtung ein Risiko für erhöhten Stress.

Kurzum: Das Gelingen der 4-Tage-Woche hängt von einem Konglomerat wichtiger Faktoren ab, damit sich ihr Vorteil nicht in einen Nachteil umkehrt: Neben einer klaren Zeit- und Einsatzplanung, einer starken internen Besprechungskultur, der Mut zu asynchronen Projektarbeiten und dem Aufheben behindernder Silostrukturen sind es die kleinen Details, die zur Effizienzsteigerung und der Einsparung von Zeit beitragen:

(Digitale) Tools, ungewöhnliche Hacks und smarte Idee, die den Arbeitsalltag erleichtern und fit machen für die 4-Tage-Woche. Kurzum: "Work smarter, not harder."

Gut zu wissen: Effektivität (= die richtigen Dinge tun) ist ein Maß für die Zielerreichung. Es geht nicht darum, wie das Ziel erreicht wurde, sondern in welchem Ausmaß das Ziel erreicht wurde. Effizienz (= die Dinge richtig tun) beschreibt das Verhältnis von Zielerreichung/Aufwand.

Effizienz Hack #1: Pomodoro-Technik

Schon mal etwas von der Pomodoro-Technik gehört? Sie besteht darin, 25 Minuten lang intensiv zu arbeiten und dann 5 Minuten lang Pausen einzulegen. Mit ihr arbeiten Sie mit der Zeit, nicht gegen sie. Das geplante Arbeitspensum wird in Teilaufgaben organisiert, die voraussichtlich in etwa 25 Minuten zu erledigen sind. Der Gedanke dahinter? Sie bleiben über diese kurze Zeitspanne wirklich bei der Sache und widerstehen etwaigen Ablenkungen durch innere Störungen wie gedankliches Abschweifen oder äussere Einflüsse. Ist die Zeit abgelaufen, machen Sie fünf Minuten Pause, bevor der nächste Arbeitszyklus beginnt. Nicht zuletzt sorgt das Erledigen von Teilaufgaben für ein Erfolgserlebnis und somit für mehr Motivation.

Tipp: App-Liebhaber kommen mit dem Pomodoro-Timer von Focus Booster auf ihre Kosten.

Effizienz Hack #2: "Freier Arbeitstag"

Nein, die Rede ist nicht von einem Urlaubstag. Wir sprechen davon, einen Tag einzuplanen, der frei ist von: Terminen, Besprechungen, Meetings und festgelegten Aufgaben. So können Sie diesen freien Tag nutzen, um ohne Unterbrechungen an wichtigen Projekten zu arbeiten.

Effizienz Hack #3: Outlook-Suchordner

Zeit für den ersten IT-Hack. Mit dem Erstellen von so genannten Suchordnern in Outlook erreichen Sie das nächste Level einer effizienten E-Mail-Organisation.

Diese Suchordner bedeuten neuartige virtuelle Ordner, die eine statische und stets aktualisierte Anzeige einer abgespeicherten Suchfilter-Anfrage wiedergeben. So ähnlich wie die Anfrage bei einer Suchmaschine. Die Vorteile von Suchordnern liegen auf der Hand:

• Ordnerkonflikte verschwinden
• Sämtliche Mails werden gefiltert
• Mails müssen nicht mehr manuell sortiert werden
• Besserer Überblick über Projekte, Themen & Vorgänge

Tipp: Hier finden Sie eine übersichtliche Anleitung zum Erstellen von Outlook-Suchordnern.

Effizienz Hack #4: Steh-Meetings

So schön und bequem erstklassige ergonomische Konferenzstühle in Meetings auch sind, sie ziehen Meetings und Besprechungen unnötig in die Länge. Gehen Sie zu stattdessen zu reinen Stehbesprechungen über, um die Energie aller Beteiligten zu steigern, Ideen zu fördern und die Dinge kurz und bündig zu halten. Kurzum: Stehende Besprechungen sind in der Regel kürzer als sitzende und das bedeutet weniger Ablenkungen, weniger Zeitverschwendung und mehr energiegeladene Minuten, in denen man sich auf die produktive Arbeit im Stehen konzentrieren kann. Und last but not least: Stehbesprechungen sind einfach durchzuführen, egal ob es sich um Zoom, ein Telefonat oder ein persönliches Treffen handelt.

Bei einer Studie mit über 500 BWL-Studenten der Universität Missouri im Jahr 1999 hat sich herausgestellt, dass die Personengruppen, die eine bestimmte Fragestellung im Stehen diskutieren sollten, im Durchschnitt 34 % weniger Zeit als die sitzenden Gruppen benötigt haben, um zu denselben richtigen Ergebnissen zu gelangen.

Effizienz Hack #5: Post-It-Zettel

Post-Its in Zeiten der Digitalisierung? Ganz genau, manchmal sind es die simplen Lösungen, die besonders nahe liegen und einen echten Mehrwert bringen. Die kleinen Klebezettel waren und sind eine gute Methode zur Steigerung der Arbeitsproduktivität, indem Sie zu Beginn eines jeden Arbeitstages die drei wichtigsten Aufgaben notieren. Wenn Sie eine solche Gewohnheit einführen, wissen Sie, worauf Sie sich konzentrieren müssen aber auch, wie Sie den Rest ihrer Aufgaben organisieren und wie Sie Aufgaben an andere Mitarbeiter delegieren können. Und: Ihr Gedächtnis hat mehr Platz für andere Tasks.

Effizienz Hack #6: Nutzen Sie natürliches Licht

Nicht selten wird dieser Effekt belächelt aber zu den sinnvollsten Produktivitäts-Hacks gehört, einfach öfter in der Nähe von natürlichem Licht (d. h. Sonnenlicht) zu arbeiten. Studien zeigen, dass Sonnenlicht den Schlaf und damit das Wohlbefinden und die Produktivität verbessert. Versuchen Sie also, wenn möglich, in der Nähe eines Fensters zu sitzen (ein offenes Fenster wäre am besten). Sie werden von einer höheren Produktivität und einem besseren Schlaf profitieren. Hier mehr zur zonalen Beleuchtung im Büro erfahren.

Effizienz Hack #7: Nutzen Sie das Parkinson'sche Gesetz zu Ihren Gunsten

Kennen Sie das schon das Parkinson'sche Gesetz? Dieser Grundsatz besagt, dass Sie eine Aufgabe in der vorgegebenen Zeit erledigen werden, egal wie viel Zeit Sie dafür haben. Wenn Sie ein Jahr Zeit haben, um etwas zu tun, werden Sie ein Jahr brauchen, um das Projekt abzuschließen. Wenn Sie zwei Stunden Zeit haben, werden Sie einen Weg finden, die Aufgabe in zwei Stunden zu erledigen. Wenn Sie wissen, dass eine Frist bevorsteht, wird Ihre Produktivität in die Höhe schnellen.

Verschieben Sie alle langfristigen Termine, die Sie geplant haben, in die nähere Zukunft. Auf diese Weise bekommen Sie ein gesundes Gefühl der Dringlichkeit, diese Aufgaben zu erledigen, was Ihnen mehr Zeit für andere Dinge verschafft. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern - eine Sache, die jeder Chef an seinen Mitarbeitern schätzt und ausserdem wie gemacht für die 4-Tage-Woche.

Laut der vielzitierten Studie des Büros Kaizen beträgt allein in Deutschland der Arbeitszeitverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation einen ganzen Arbeitstag pro Woche.

Effizienz Hack #8: Textbausteine für Outlook

Ihre Emailinhalte wiederholen sich immer mal wieder? Nutzen Sie doch stattdessen unseren zweiten Outlook Hack, mit dem Sie einfach Textbausteine abspeichern und schnell wieder einfügen können. Und keine Sorge, es ist einfacher als gedacht:

Öffnen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie den Text, den Sie zukünftig als Baustein nutzen möchten. Anschließend wird er markiert. Jetzt wechseln Sie zur Registerkarte "Einfügen" und gehen dann auf "Schnellbausteine". Klicken Sie nun einfach auf "Schnellbaustein-Katalog speichern" und geben dem Textbaustein einen einprägsamen Namen. Ab sofort können Sie diesen Textbaustein durch einen Klick auf "Schnellbausteine" und der Wahl im Katalog entsprechenden auswählen. Sie werden sehen, wie Sie auf Dauer damit viel Zeit und Nerven sparen.

Effizienz Hack #9: Nutzen Sie die 80-20-Regel

Schon wieder eine Regel? Tatsächlich, aber eine Menge Regeln haben sich im Arbeitsalltag einfach bewehrt – und haben Recht, in der Regel. Die 80-20-Regel, auch als Pareto-Prinzip bekannt, besagt, dass 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse hervorbringen. Das funktioniert aber nur, wenn Sie wissen, was diese 80 % tatsächlich sind.

Gehen Sie hierzu den Maßnahmen in Ihrem Unternehmen auf den Grund, die wirklich den größten Unterschied ausmachen. Müssen Sie auf allen Social-Media-Plattformen mehr schlecht als recht vertreten sein? Oder können Sie sich auf die beiden wichtigsten zwei Plattformen konzentrieren, die für Ihre Branche am bedeutsamsten sind? Auch so manche Apps und Tools sind Zeitverschwendung, wenn sie keine Ergebnisse bringen. Zum Thema "Viele Köche verderben den Brei": Arbeiten vielleicht zu viele Mitarbeiter an einem Projekt? Könnten die unterschiedlichen Meinungen den Fortschritt bremsen? Und wie sieht es bei Ihren Lieferanten aus? Können Sie deren Anzahl eventuell reduzieren, indem Sie mit einigen Exklusivverträge aushandeln? Um den wichtigen 80 % auf die Schliche zu kommen, kann es hilfreich sein, ein Brainstorming im Team durchzuführen, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was funktioniert und was nicht.

Effizienz Hack #10: Montasking statt Multitasking

Auch wenn sich der Mythos von den Vorteilen des Multitaskings hartnäckig in unserer Arbeits- und Lebenswelt behauptet, sollten Sie Ihren Fokus auf das Gegenteil legen, nämlich auf das Monotasking. Denn Multitasking ist schlichtweg kontraproduktiv für Ihre Arbeitseffizienz. Der Grund: Mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen, zwingt das Gehirn dazu, sich immer wieder neu orientieren zu müssen, sobald sich die Aufgabe ändert. Das führt zu einer enormen Zeitverzögerung, die sich natürlich negativ auf die Effizienz auswirkt.

Mit Monotasking arbeiten Sie konzentrierter an einer Aufgabe und kommen schneller voran. Um bei einer Aufgabenfülle erfolgreiches Monotasking zu ermöglichen, behalten Sie diese drei Punkte im Blick, mit denen Sie auch angesichts endloser To-Do-Listen den Überblick und einen kühlen Kopf bewahren.

• First Things First: Wichtige Aufgaben werden zuerst erledigt. Am besten schaffen Sie hierfür ein Zeitfenster, in welchem Sie auch nicht von Ihren Kollegen gestört werden.
• Fokus: Beginnen Sie gleich am frühen Morgen damit, diese wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Schauen Sie dabei auch nicht ins Email-Postfach. Verschieben Sie das Beantworten von Mails auf den Nachmittag. Diese Zeit eignet sich wegen ihres möglichen Energietiefs ohnehin, um sich kleineren und weniger anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen.
• Low hanging fruits: Sie können keine Prioritäten in Ihrem Aufgabenkatalog erkennen? Dann beginnen Sie bei den so genannten Low hanging fruits, um das schier endlose To-Do-Volumen Stück für Stück zu reduzieren. Sie beginnen bei den Aufgaben, die am einfachsten erscheinen oder besonders schnell erledigt werden können. Mit dem imaginären Abhaken jeder noch so kleinen Aufgabe werden Sie einen Motivationsschub erfahren und spüren, wie die Last auf Ihren Schultern leichter wird.

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