Elektronischer Workflow verkürzt Rechnungslauf

CNT und IXOS stellen neue zeit- und kostensparende Lösung vor

Wien/München (pts010/08.06.2004/09:35) Der Wiener SAP-Berater CNT Management Consulting hat gemeinsam mit der IXOS Software AG einen elektronischen Workflow vorgestellt, durch den der Prozess der Rechnungsprüfung vom Eingang bis zur Ablage deutlich verkürzt wird. Die elektronische Ablage der Rechnungen ermöglicht - neben einer deutlichen Reduktion der Kopier- und Büromaterialkosten - den simultanen und datengeschützten Zugriff auf Dokumente. Das System spart zudem Zeit und Platz, da sich die Aufbewahrungsdauer der "Papierrechnung" von sieben Jahren auf wenige Wochen verkürzt, erläuterten Vertreter der beiden Unternehmen diese Woche bei einem Business-Breakfast in Wien.

Im Unternehmensalltag stellen Eingangsrechnungen oft eine organisatorische Herausforderung dar. Mit dem Ziel Firmen einen effizienteren Ablauf im Rechnungswesen zu bieten, präsentierten CNT und IXOS eine Workflow Lösung auf SAP-Basis, die bereits erfolgreich in der Praxis eingesetzt wird. Dokumente werden hierbei nach der entsprechenden Zuordnung eingescannt und im IXOS-System archiviert.

Hintergrund: Bis zur Archivierung legen Rechnungsdokumente oft einen langen Weg durch das Unternehmen zurück, was mit hohen Durchlaufzeiten und z.T. mangelnder Nachvollziehbarkeit verbunden ist. Den ersten Anlaufpunkt einer Rechnung stellt zunächst die Poststelle des Unternehmens dar, von da an geht das Dokument durch unzählige Hände. "All das bedeutet Zeitaufwand, der häufig mit Skontoverlust und einer enormen Anhäufung von Papier (durch unzählige Kopien) verbunden ist", sagte Günter Buchta, Consulter bei CNT.

IXOS-Berater Andreas Kufner stellte auf der Veranstaltung die vielen Möglichkeiten der Workflow Lösung in einer Live-Demonstration vor. So können beispielsweise zusätzliche Dokumente in elektronischer (gescannter) Form zur archivierten Rechnung beigefügt werden. Wie bisher ist es auch weiterhin möglich, Notizen auf den Rechnungen zu vermerken: Neu ist, dass diese benutzerspezifisch ein oder ausgeblendet werden können, so Kufner.

Praxisbeispiel ONE
"Jedes Jahr werden bei ONE an die hunderttausend Kreditorenrechnungen bearbeitet", erläuterte Hannes Sekyra, Roaming-Leiter beim Mobilfunkunternehmen ONE, ein Beispiel für die Anwendung des neuen Workflow-Systems. "Bisher mussten Berge von Rechnungen auf Papier geprüft, an den Zuständigen weitergeleitet und abgelegt werden. Das nahm sehr viel Zeit in Anspruch. CNT und IXOS kamen mit dem geeigneten Vorschlag, diesen Geschäftsprozess abzukürzen und transparenter zu gestalten. Auf Knopfdruck können wir nun unabhängig von Ort und Zeit Rechnungsbelege abrufen und den Stand der Bearbeitung überprüfen," sagte Sekyra den interessierten Zuhörern.

Bereits seit Jänner 2003 werden bei ONE eingehende Rechnungsbelege gescannt und im IXOS-System archiviert. Ein Mail informiert automatisch die in den Workflow eingebundenen Mitarbeiter über den Rechnungseingang. Die Weiterverarbeitung der Rechnungen erfolgt dann ausschließlich elektronisch. Durch die elektronische Bestätigung der jeweils zuständigen Kostenstellenverantwortlichen wird die Rechnung freigegeben und automatisch an die Buchhaltung zur Begleichung weitergeleitet. Bei Reklamationen oder Rückfragen sind bereits abgelegte Originalbelege per Klick im e-Archiv zu finden. Sekyra betonte: "Aufgrund der nun zügigeren Bearbeitung der Ein-gangsrechnungen können wir jetzt Skonti besser ausnutzen. Und bei großen Beträ-gen ist das natürlich ein guter Zusatzertrag."

ONE GmbH
Das Kommunikationsunternehmen ONE (ONE GmbH) startete im Oktober 1998 als Österreichs einziger Mobilfunkanbieter mit bundesweiter GSM 1800-Qualität. Ende März 2004 zählt ONE rund 870 Mitarbeiter und rund 1,8 Millionen Kunden (1,5 Mio. Mobilfunk-, 145.000 Festnetz- und 150.000 Internet-Kunden). ONE ist der einzige österreichische Mobilfunkbetreiber, der HSCSD (ONE High Speed), GPRS und UMTS im Angebot hat. Am 1. Juli 2003 startete das Unternehmen mit ONE WLAN und dem dichtesten Hotspot-Netz Österreichs aus einer Hand. ONE legt seine Schwerpunkte auf Service, Produktentwicklung und Benutzerfreundlichkeit und bietet seinen Kunden mit ONE Smile eine innovative und leicht zu bedienende Handyoberfläche. Der Rechnungslegungsprozess wurde im Oktober 2003 gemäß den Anforderungen der ISO 9001:2000 zertifiziert. ONE verfügt über eine Netzabdeckung von 98 %. Der Umsatz betrug im Jahr 2003 rund Eur 664 Mio. Bis Ende 2003 investierte das Unternehmen insgesamt Eur 1,74 Mrd. Eigentümer von ONE sind die deutsche E.ON (50,10 %), die norwegische Telenor (17,45 %), die französische Orange (17,45 %) und die dänische TDC (15 %).

IXOS SOFTWARE (AUSTRIA) GmbH
IXOS SOFTWARE AG ist ein führender Anbieter von Lösung für das Enterprise Content Management (ECM). Mit den IXOS-Enterprise-Lösungen können Unternehmen Web-Informationen effizienter verwalten und darstellen, betriebliche Prozesse optimieren und alle Unternehmensdokumente in einem hoch skalierbaren Speicher sicher und langfristig archivieren. Mehr als zwei Millionen Benutzer auf der ganzen Welt arbeiten bereits mit den ECM-Lösungen von IXOS. Weitere Informationen über IXOS sind unter http://www.ixos.com erhältlich.

CNT Management Consulting GmbH
Die CNT Management Consulting GmbH, 1999 mit Firmensitz in Wien gegründet, hat sich auf die Beratung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware sowie deren Anbindung an neue Technologien - insbesondere Internet, CAD, E-Commerce und andere elektronische Medien - spezialisiert. CNT ist es binnen kurzer Zeit gelungen, in die Top-Liga der österreichischen SAP-Szene aufzusteigen. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 35 Mitarbeiter. http://www.cnt-online.at

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