europa3000 mit elektronischer Archivierungsunterstützung

Niedergösgen (pts043/29.07.2004/17:00) Die Flut täglicher Dokumente und neue rechtliche Voraussetzungen rufen nach einer Ablösung der altehrwürdigen Aktenordner.

In der neuen Revision 8 bringt die Business Software europa3000 eine interessante Neuerung zur Unterstützung der elektronischen Archivierung von beliebigen Dokumenten, Formularen und Listen. In der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) des eidgenössischen Finanzdepartements (EFD), die seit dem 1. Juni 2002 in Kraft ist, kann die Archivablage für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz (darunter kann auch der Emailverkehr fallen!) neu auch über unveränderbare Datenträger, wie z.B. eine gebrannte CD-R erfolgen. Die Verordnung verlangt jedoch, dass auch auf ein elektronisches Archiv während 10 Jahren zugegriffen werden kann, deshalb müssen die Werkzeuge für den Zugriff (z.B. CD-Lesegerät) entsprechend bereitstehen. Mit den weitverbreiteten CD-R- resp. DVD-Formaten kann diesem Anspruch mittlerweile Genüge getan werden. Die Tage der Aktenordner und Archivschränke sind damit gezählt.

Zur Unterstützung der elektronischen Archivierung bietet die Business Software europa3000 im Formulareditor neu für jede einzelne Druckvorlage (von der Preisliste bis zum Kontoblatt) eine Archivierungseigenschaft an. Einmal eingeschaltet kann diese mit verschiedenen Parametern wie Pfad, Zeitstempel, Dokumentenname und Version versehen werden. In der Folge wird während des Druckens des betreffenden Dokuments im Hintergrund ein paralleles PDF-File (Portable Document Format) generiert und unter dem gewünschten Namen und Pfad automatisch abgelegt. So kann eine lückenlose elektronische Dokumentation aller wichtigen Geschäftsbelege aus der Business Software erstellt werden.

Die ebenfalls neu integrierten Funktionen für den elektronischen Zahlungsverkehr mit PostFinance, welche das automatisierte Abholen der Kontodokumente im weit verbreiteten PDF-Format einschliesst, können in die Archivierung einbezogen werden. So entsteht ein vom Anwender auf einfachste Weise steuerbares Archiv über alle geschäftsrelevanten Vorgänge, das periodisch auf einen preiswerten Datenträger (z.B. CD-R, DVD) gesichert werden kann.

Die Revision 8 von europa3000 ist ab Oktober dieses Jahres beim Fachhandel erhältlich.

europa3000 ist ein integriertes, modulares und flexibles Gesamtsystem für die Abbildung der Businessprozesse von KMU und NPO. Mit über 70 Servicepartnern in der Schweiz bietet europa3000 flächendeckende, kostengünstige und kalkulierbare Services für alle IT-Layer des schweizerischen KMU. Mit den Remote Desktop Services (Internet-basierender Layer für direkten Support vor Ort) bietet die Serviceorganisation europa3000 zudem eine einmalig effiziente Dienstleistung für Beratung, Schulung und Support direkt am Arbeitsplatz.

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