Geschäftsprozessmodelle als Basis für Prozessoptimierungen

von Dr.-Ing. Christiane Gernert

Wien, 6. April 2006 (pts037/06.04.2006/14:00) Ob unter dem Stichwort Business Process Reengineering (Hammer u. Champy), Total Quality Management, Business Innovation (Davenport) oder kontinuierliche Prozessverbesserung (Imai) - die Optimierung von Prozessen ist in den letzten Jahren immer stärker in den Mittelpunkt des Interesses der Unternehmenspraxis und Betriebswirtschaftslehre gerückt. Der Ansatz einer prozessorientierten Um- oder Neugestaltung hat sich als wirksames Mittel zur Erhöhung der Kundenorientierung sowie zur Reduktion von Durchlaufzeiten und Prozesskosten und damit zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen erwiesen. Die Analyse der Geschäftsprozesse und ihre systematische Dokumentation in Prozessmodellen stellt das Wissen und die Handlungsmaximen für eine erfolgreiche Durchführung dieser Veränderungen bereit.

Prozessorientierung erfordert Umdenken
Für viele Unternehmen ist die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsabläufe eine essenzielle Voraussetzung ihres Geschäftserfolges. Die Dynamik der Märkte, zunehmender Konkurrenzdruck, kurze Innovationszyklen und sich ständig erneuernde Technologien zwingen Unternehmen neue Wege einzuschlagen. Stand anfänglich die wirtschaftlichere Abwicklung einzelner Aufgaben im Vordergrund von Optimierungen, geht es heute um die ganzheitliche Gestaltung von Prozessen. Flexible Strukturen, die sich konsequent an den betriebswirtschaftlichen Erfordernissen der Geschäftsprozesse orientieren, werden für die Unternehmen zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Unter diesem Druck vollzog sich in den letzten Jahren ein grundlegender Wandel von einem vordergründig funktionsorientierten hin zu einem prozessgetriebenen Denken in den Unternehmen. Diese mitunter tief greifenden Prozess - Veränderungen erfordern ein zielgerichtetes und koordiniertes Vorgehen. Die Modellierung der betriebswirtschaftlichen Realität und hierbei in zunehmenden Maße die Betrachtung ganzheitlicher Geschäftsabläufe rückt dabei immer mehr in den Vordergrund.

Das Geschäft bestimmt die IT
Viele Optimierungsmaßnahmen zeigen jedoch nur in Kombination mit dem Einsatz leistungsfähiger IT- Systeme den gewünschten Erfolg. Auch wirken die Möglichkeiten der IT auf die Unternehmensziele zurück. Insofern sind beide Aspekte als Einheit zu betrachten. Nur eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmensprozesse und -strukturen ermöglicht es, zusammenhängende Abläufe zu erkennen, zu straffen und durch optimal gestaltete IT- Systeme zu unterstützen. Wurden in vergangenen Zeiten die Unternehmensprozesse entlang der eingesetzten Softwaresysteme gestaltet und mitunter durch die begrenzten Möglichkeiten zentral strukturierter IT- Systeme eingeschränkt, handelt man heute nach der Maxime, IT- Systeme optimal auf die Unternehmensziele auszulegen. Dass viele fachliche Anforderungen für die Entwicklung solch angepasster Softwaresysteme bereits in den Geschäftsprozessmodellen stecken, ist leicht nachvollziehbar. Korrekte Geschäftsprozessmodelle unterstützen die klare Abgrenzung fachlicher Anforderungen. Sie sollten deshalb den Entwicklern als Grundlage für die resultierende Systemgestaltung der IT- Systeme dienen. Ein geschäftsprozessgetriebenes IT Anforderungsmanagement rückt damit in den
Vordergrund. Daraus leiten sich gestiegene Anforderungen an die Qualität von Prozessmodellen bezogen auf ihre Vollständigkeit, Korrektheit und Konsistenz ab.

Verschiedene Wege führen zum Ziel
Wie eine Eigenschaft im Prozessmodell dargestellt wird, bestimmt die Syntax und die Semantik der ausgewählten Modellierungsmethode. Je nachdem, ob zum Beispiel ein streng mathematischer (Petri-Netz), ein objektorientierter (UML)
oder ein prozessorientierter Ansatz (ARIS) gewählt wird, entstehen bei der Abbildung der Geschäftsprozesse im Modell nur solche Konstrukte, die die Syntax und Semantik des jeweiligen Ansatzes erlaubt. Methodische Darstellungsmittel
können demzufolge ein Modell einschränken. Erfolgt die Analyse von Geschäftsprozessen aus einer prozessorientierten Sicht heraus, ist in der Praxis die Dokumentation des Prozessmodells mit dem ARIS-Toolset der IDSScheer AG weit verbreitet (vgl. [IDS03]). Die Architektur integrierter Informationssysteme (ARIS) stellt einen ganzheitlichen Rahmen für die Konzeption, Entwicklung und Einführung integrierter IT- Lösungen unter besonderer Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte bereit. Zur Beschreibung von Prozessabläufen wird innerhalb der ARIS-Architektur in erster Linie die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) verwendet. In Abhängigkeit von der Zielsetzung der Modellierung können neben dem Ablauf des Prozesses weitere Prozessinformationen im Modell abgebildet werden, wie zum Beispiel der Datenfluss zwischen den Funktionen, Angaben zu Informationsobjekten, die ausführenden Organisationseinheiten, die produzierten Leistungen, unterstützende Informationssysteme oder notwendige Ressourcen. Für die Erstellung von Softwaresystemen hat sich im Rahmen der objektorientierten Modellierung die Unified Modeling Language (UML) als Modellierungsstandard etabliert. Mit der Version 2.0 wurde die UML in vielen Bereichen grundlegend überarbeitet (vgl. [Jec04], [OMG04]). Die in der Vergangenheit entstandene Komplexität einiger Diagramme wurde verringert und die Semantik vieler Notationselemente präzisiert. Viele Änderungen konzentrieren sich auf die Verhaltensmodellierung, wobei speziell das für die Prozessmodellierung interessante Aktivitätsdiagramm weit reichende neue Notationsmittel bekommen hat.

Fazit
Prozessoptimierungen stellen aufgrund ihrer sensiblen Materie und der hohen Komplexität der durchzuführenden Maßnahmen eine Herausforderung für alle Beteiligten dar. Insofern ist eine klare Zielorientierung und ein gleiches Verständnis bei den Beteiligten über Gegenstand, Ausmaß und grundsätzliches Vorgehen eine zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung. Die methodischen Ansätze zur Prozessmodellierung unterstützen die systematische und strukturierte Dokumentation von Prozessinformationen und schaffen damit die Voraussetzungen für die Gestaltung der Prozesse. Die Tiefe der Modellierung und die Auswahl von Vorgehen, Methode und Werkzeugunterstützung sind abhängig von den Ausführenden und Beteiligten der Prozessmodellierung sowie dem jeweiligen Modellierungsziel.

Frau Dr.-Ing. Christiane Gernert ist seit 2000 freiberufliche Beraterin und Trainerin mit den Schwerpunkten IT-Projektmanagement, Geschäftsprozessanalyse, Vorgehensmodelle, Software-Entwicklung und IT-Mangement. Seit vielen Jahren lebt und vermittelt Christiane Gernert Agilität im Projektalltag - als Managerin, Beraterin, Trainerin und Autorin. In vielen Organisationen und Projekten hat sie erfolgreich neue Management-, Controlling- und Software Entwicklungsmethoden eingeführt und etabliert. Darüber hinaus ist Fr. Dr. Gernert Top-Referentin der CON*ECT Business Academy u.a. zu Themen wie " Effiziente Prozessmodellierung " am 21. -23. Juni 2006, im CON.ECT Eventcenter, Wien.

Detaillierte Informationen zu diesem und anderen Seminaren der CON.ECT Business Academy unter www.conect.at.

CON.ECT Eventmanagement, die IT- Trend- Eventagentur hat bereits über 400 Veranstaltungen im IT- und Business Bereich mit rund 21.000 Teilnehmern realisiert. Zu den zufriedenen Kunden und Kooperationspartner gehören z.B. Plattformen wie Future Network, KDZ, Austrian IT Security Management Network, Austrian Security Forum oder Unternehmen wie Siemens Business Services, Microsoft, IBM, Kapsch, Telekom u.v.m.

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