Das "neue" Hauptbuch von SAP

Für wen empfiehlt sich der Wechsel

Zürich (pts035/17.06.2009/13:45) Die Frage, ob und wann auf das neue Hauptbuch gewechselt werden soll, stellt sich nur für Kunden, die das klassische Hauptbuch schon im Einsatz haben. Dabei ist zu beachten, dass SAP die Weiterentwicklung nur auf dem neuen Hauptbuch vorantreibt. Auf der anderen Seite werden gesetzliche Anforderungen nach wie vor von SAP auch für das klassische Hauptbuch nachgeliefert werden. War bislang der Wechsel nur auf Ende Geschäftsjahr möglich, so stellt die cbs Corporate Business Solutions nun Methoden und Tools zur Verfügung, die auch eine unterjährige Umstellung zulassen und gleichzeitig erlauben, genau zu bestimmen, zu welchem Zeitpunkt, welche Daten umgesetzt werden sollen. Lesen Sie im Folgenden, für wen sich der Wechsel anbietet und wie er am besten vorgenommen wird.

Neue Dimensionen für finanzbuchhalterische Buchungen

Seit SAP den anglosächsischen Raum erobert hat, wurden immer wieder Anforderungen von Kunden an SAP herangetragen, bei einer finanzbuchhalterischen Buchung weitere Dimensionen mit verbuchen zu können. Es standen zwar viele Möglichkeiten für zusätzliche Buchungsdimensionen zur Verfügung (Ergebnisrechnung, Controlling), aber all diese Buchungen wurden durch zusätzliche Buchungsbelege in anderen als dem Hauptbuch verbucht. Aus dem Hauptbuch waren nur Auswertungen zur Legalen Einheit (Buchungskreis) und einem sogenannten Geschäftsbereich möglich.

2005, mit dem Release 5.00 von SAP ERP, brachte SAP ein neues Hauptbuch, das alternativ zum alten, hier "klassisch" genannten, Hauptbuch genutzt werden kann. Dieses "neue" Hauptbuch brachte die Möglichkeit bei der Buchung zusätzliche Dimensionen mitzugeben, die dann auch in den Summensätzen des Hauptbuches gespeichert und damit ausgewertet werden können. In der Auslieferung sind bereits verschiedene Dimensionen vorgesehen: das Profit Center, das Segment, die Kostenstelle sowie der Funktionsbereich (für das Umsatzkostenverfahren) und die entsprechenden Partnerobjekte (Partner Profit Center, ...). SAP gibt den Kunden sogar die Möglichkeit eigene Dimensionen hinzuzufügen. (z.B. LOB)

Das neue Hauptbuch beeinflusst die Nutzung des SAP ERP Systems, ermöglicht vollständige Bilanzen für Profit Center und die parallele Führung verschiedener Bücher

Wenn ein Kunde sich entschliesst, das neue Hauptbuch einzuführen, so kann das auf seine Art, wie er Teile des SAP ERP System nutzt, grossen Einfluss haben. Verschiedene Nebenaktivitäten sind neu im Hauptbuch zu finden. Dazu gehören:

- Die Profit Center Rechnung

- Die Auswertungen nach Umsatzkostenverfahren

- Die Konsolidierungsvorbereitung

Ausserdem ist die Integration von CO (Controlling) zu FI (Finanzbuchhaltung) mit dem neuen Hauptbuch eine Echtzeit-Integration und findet nicht mehr, wie im klassischen Hauptbuch, mit Hilfe des Abstimmledgers statt. Das heisst, Buchungen in CO, die Buchhaltungsdimensionen überschreiten werden direkt in die Finanzbuchhaltung zurückgeschrieben.

Eine weitere neue Funktion ist der sogenannte Online-Splitt. Diese Funktion erlaubt bereits zum Buchungszeitpunkt nicht nur, z.B. die Aufwandsbuchungen verschiedenen Kost- oder Profit Centren zuzuordnen, sondern das System wird in diesem Fall auch die Kreditorenbuchung und die Steuerbuchung im selben Verhältnis wie die Aufwandsbuchung auf die Kontierungsobjekte verteilen. Dies geschieht aber nur für das Hauptbuch, nicht für die Nebenbücher und nicht für den Beleg. Dadurch kann für ein Profit Center eine vollständige Bilanz erstellt werden, inklusive Forderungen und Verbindlichkeiten, Währungsdifferenzen, Skonti, und Steuerbuchungen.

Ein weiterer Vorteil des neuen Hauptbuches ist die Möglichkeit verschiedene Bücher parallel zu führen, beispielsweise parallel FER, IFRS und US-GAAP. Dabei ist ein Buch als das Führende zu definieren. 95% aller Transaktionen werden dann parallel und gleichzeitig in allen Büchern verbucht. Bewertungen, Rückstellungen und andere bewertungsabhängige Buchungen können zu den jeweiligen Büchern zugeordnet und nur in diesen verbucht werden. Dadurch ist eine vollständige parallele Buchhaltung gewährleistet.

Der Umstieg vom klassischen auf das neue Hauptbuch bedingt die Migration der Daten und ist durch den Einsatz spezieller Methoden und Tools nicht mehr nur zum Geschäftsjahreswechsel sondern auch unterjährig möglich

Wie bereits erwähnt, kann sich der Kunde entscheiden ob er das klassische oder das neue Hauptbuch nutzen will. Allen Neukunden muss empfohlen werden mit dem neuen Hauptbuch anzufangen. Kunden, die bereits das SAP Hauptbuch im Einsatz haben müssen, um das neuen Hauptbuch nutzen zu können, ihre Daten migrieren.

Die Datenmigration ist ein Projekt, in dessen Verlauf alle Belege des laufenden Jahres und alle Salden des Hauptbuches auf die Bedürfnisse im neuen Hauptbuch umgestellt werden. Das heisst, wenn der Online-Splitt aktiv ist, werden alle offenen Posten, alle Belege des Geschäftsjahres und alle Kontensalden in gesplitteter Form in die neuen Saldentabellen geschrieben. Eine solche Migration kann mit herkömmlichen Vorgehensweisen und Mitteln nur zum Geschäftsjahreswechsel geplant werden und wird technisch nach dem definitiven Jahresabschluss durchgeführt. SAP hat für diese Migration verschiedene Szenarien mit den entsprechenden Migrationsprogrammen entwickelt. Die cbs Corporate Business Solutions mit Hauptsitz in Heidelberg und internationalen Niederlassungen unter anderem auch in der Schweiz bietet mit einem speziellen Methoden- und Toolset im Gegensatz zu den SAP Szenarien, flexible und auf die individuellen Anforderungen des Kunden angepasste Migrationsmöglichkeiten an. Für den Kunden birgt dies im Vergleich zu den reinen SAP Migrationsszenarien folgende Potenziale:

- Der Kunde kann eine Datenumsetzung in das Upgradeprojekt zu ERP 6.0 integrieren

- Der Kunde kann jeden beliebigen Zeitpunkt für die Umsetzung wählen

- Der Umfang der umzusetzenden Daten kann frei bestimmt werden; sprich es ist nicht wie bei herkömmlicher Vorgehensweise nur das aktuelle Jahr möglich - sondern es können beliebige Vorjahre in die Migration einfliessen. Der Kunde bestimmt.

Erst die Umsetzung entspricht dann wieder jener aus den gewohnten SAP Szenarien. Das heisst, für alle Buchungen werden, wenn notwendig, aufgeteilte Buchungssätze geschrieben und die neuen Summentabellen gefüllt.

In verschiedenen Fällen bietet sich der Wechsel vom klassischen zum neuen Hauptbuch an und rechtfertigt den Aufwand der Datenmigration

Die Frage ob und wann auf das neue Hauptbuch gewechselt werden soll, stellt sich nur für Kunden, die das klassische Hauptbuch schon im Einsatz haben. Dabei ist zu beachten, dass SAP die Weiterentwicklung nur auf dem neuen Hauptbuch vorantreibt. Auf der anderen Seite werden gesetzliche Anforderungen nach wie vor von SAP auch für das klassische Hauptbuch nachgeliefert werden. SAP hat bisher auch noch kein "Todesdatum" für das klassische Hauptbuch bekannt gegeben.

Folgende Fragen muss sich ein Kunde stellen, um feststellen zu können, ob sich der Aufwand der Migration jetzt lohnt:

- Ist eine vollständige Bilanz für andere Dimensionen als die legale Einheit notwendig

- Wird der Periodenabschluss durch Abstimmung von FI / CO, durch das Umbuchen von Bilanzpositionen und durch das Aufsplitten der Skonti und Währungsdifferenzen unnötig verlängert

- Ist der Kontenplan durch die parallele Buchhaltung unnötig aufgebläht worden

- Sind kundeneigene Dimensionen in der Buchhaltung wichtig und wünschenswert

- Wird die Profitcenterrechnung vor allem auf organisatorischer Ebene genutzt und soll eine vollständige Bilanz erstellt werden

Können diese Fragen mit ja beantwortet werden oder wiegt ein Punkt besonders schwer, so kann ein entsprechendes Projekt aufgesetzt werden.

Ob auf das neue Hauptbuch migriert werden soll, hängt stark von den Bedürfnissen des jeweiligen Kunden ab. Dabei sind auch die Einflüsse auf die Anlagenbuchhaltung, das Treasury und CO zu berücksichtigen. In vielen Fällen sind es aber die neuen Funktionen die den Aufwand langfristig rechtfertigen.

cbs Corporate Business Solutions unterstützt Sie in der Entscheidungsfindung und verfügt über den richtigen Lösungsansatz für Ihr Vorhaben

Die Spezialisten der cbs unter Leitung von Otto Schneiter, Consulting Director für Rechnungswesen und Controlling, unterstützen Sie gerne bei der Entscheidungsfindung, ob sich der Umstieg vom klassischen auf das neue Hauptbuch für Sie lohnt. Sollten Sie einen Wechsel befürworten, können Sie sich auf eine solide und kompetente Begleitung von der Planung, über die Datenmigration bis zur vollständigen Ablösung des klassischen und Einführung des neuen Hauptbuches verlassen.

Das oben erwähnte Methoden- und Toolset der cbs Corporate Business Solutions ist ein bewährter, praxiserprobter und mächtiger Lösungsansatz für die Konzeption, Planung und Durchführung von SAP Standardisierungs-, Harmonisierungs- und Konsolidierungsvorhaben (SHC-Projekte). Es gewährt dem Kunden höchste Flexibilität und die umfassende Berücksichtigung all seiner Anforderungen aus seinem Vorhaben. Gleichzeitig gewichtet es den jeweils kundenspezifischen Anteil von Standardisierung, Harmonisierung und Konsolidierung und erlaubt die Simulation der Auswirkungen von sich konkurrierenden Zielsetzungen im Projekt. Dadurch erhält der Kunde transparente Entscheidungsgrundlagen und die Möglichkeit sich verändernde Zielsetzungen im Projekt direkt zu berücksichtigen.

Über cbs Corporate Business Solutions

cbs Corporate Business Solutions ist die Unternehmensberatung der MATERNA Gruppe. Wir konzentrieren uns auf hochwertige Management- und Prozessberatung für die produzierende Industrie und auf SAP-Produkte als Plattform für unternehmensweite Lösungen. Wir beraten internationale Industrieunternehmen umfassend bei der Transformation, Gestaltung und unternehmensweiten Etablierung von Geschäftsmodellen, Business-Prozessen und Systemarchitekturen mit SAP-Software.

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