REWE International AG wird papierloser
Lieferanten senden elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur
Wien (pts020/20.07.2010/11:30) Nach rund einem Jahr Entwicklungszeit erhält die REWE International AG als eines der ersten Unternehmen im Lebensmittel- und Konsumgüterbereich von seinen Lieferanten elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur. Nun planen auch weitere Marktpartner den Schritt in eine papierlose Zukunft.
Beeindruckende 4,5 Millionen Papierrechnungen mit circa 26,5 Millionen Rechnungspositionen von rund 2.500 aktiven Lieferanten verarbeitet die Buchhaltung der REWE International AG Jahr für Jahr. Im Sinne einer effizienten und ressourcenschonenden Arbeitsorganisation hat sich das Unternehmen daher entschlossen, auf eine ausschließlich elektronische Rechnungslegung mit digitaler Signatur umzusteigen. Die REWE International AG verspricht sich davon eine höhere Automatisierung und damit mehr Effizienz im gesamten Rechnungsprozess.
Ein gemeinsamer Standard
Im Vorfeld erarbeitete ein ECR-Arbeitskreis, bestehend aus Vertretern österreichischer Unternehmen sowie GS1- und EDITEL-Experten, eine Signaturlösung auf der Basis der EANCOM®-INVOIC. Ein erstes Umsetzungsprojekt dieser Signaturlösung wurde nun von REWE International AG gestartet. Die Vorarbeiten hatten etwa ein Jahr in Anspruch genommen: "Mit Unterstützung der Standardisierungsorganisation GS1 und EDITEL, einem umfassenden Dienstleister und Experten im Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten, haben wir eine EDV-Lösung entwickelt, die es uns ermöglicht, den gesamten Rechnungslauf vollautomatisch abzubilden - vom Empfang der Rechnung über die Prüfung der Signatur bis hin zur Kontrolle, Buchung und elektronischen Ablage", fasst DI Norbert Bures, Geschäftsführer REWE International Dienstleistungsgesellschaft m.b.H. und Direktor IT & Organisation der REWE International AG, das Projekt zusammen.
EU-Freigabe
Die Voraussetzungen für die Umsetzung des Verfahrens lagen jedoch nicht allein in der Hand der REWE International AG, sondern mussten erst vonseiten der österreichischen Finanzbehörde geschaffen werden. Bis zur gesetzlichen Verankerung von eBilling im Jahr 2005 konnte eine Rechnung, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt, nur eine Urkunde, also ein Schriftstück sein. Aufgrund einer EU-Richtlinie und deren Umsetzung im österreichischen Recht können Rechnungen seit 2005 auch ausschließlich auf elektronischem Weg übermittelt werden. Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen bürgt eine elektronische Signatur für die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes.
Geprüft und genehmigt
Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Pilotbetriebes mit zwei Lieferanten im April 2009 wurde das neue Verfahren dem Bundesministerium für Finanzen präsentiert und von diesem als mustergültige Umsetzung der Durchführungsverordnung zur elektronischen Rechnungslegung für die Praxis freigegeben. Wesentliches Augenmerk musste auf die Archivierung der signierten Rechnungen im vom österreichischen Steuerrecht vorgegebenen Maßstab gelegt werden, denn im Falle einer Steuerprüfung muss das gesamte Verfahren des elektronischen Rechnungseinganges mit Signatur dokumentiert und einfach nachvollziehbar sein. "Entscheidend für uns war es, einen klar dokumentierten Prozess zu generieren und mit 'lebenden' Daten und einem funktionierenden Pilot-Echtbetrieb an die Behörde heranzutreten", ergänzt Bures und betont: "Wir freuen uns, dass diese unser System als vorteilhaft und mit vielen Qualitätsverbesserungen verbunden beurteilt hat."
Effizienz im Arbeitsablauf
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die physische Archivierung der Papierrechnung entfällt, denn die elektronisch signierte EANCOM®-INVOIC kann automatisiert verarbeitet und gespeichert werden. Sind keine Mengen- bzw. Preisabweichungen aufgetreten, können diese Rechnungen automatisiert zur Zahlung freigegeben werden. Nur bei Abweichungen zu den Wareneingangsdaten oder den gespeicherten Stammdaten muss der Sachbearbeiter klärend eingreifen. Die Buchhaltung der REWE International AG sieht die Umstellung als Fortschritt: "Unsere Kolleginnen und Kollegen stehen dem eBilling mit digitaler Signatur sehr positiv gegenüber und haben die Entwicklung des Verfahrens tatkräftig unterstützt. Im Moment sind die Auswirkungen in der Praxis noch nicht so entscheidend. Doch je mehr Lieferanten und Partner sich uns anschließen, desto größer wird die Arbeitserleichterung", freut sich Bures.
Lieferanten motivieren
Die effiziente Rechnungsabwicklung beim Kunden macht das System auch für die Lieferanten attraktiv. Sie benötigen für eine zeichnungsberechtigte Person ein elektronisches Zertifikat zur Erstellung einer so genannten "fortgeschrittenen" Signatur. Solch ein Zertifikat erhält der Lieferant bei einem Trust-Center. Zusätzlich muss eine entsprechende Software implementiert sein, die es ermöglicht, das EANCOM®- INVOIC Format D01B (EANCOM® 2002 Syntaxversion 2004) mithilfe eines elektronischen Zertifikats zu unterzeichnen. "Wir haben in unserem Projekt mit zwei der größten heimischen Konverteranbieter für elektronischen Datenaustausch (EDI) kooperiert, sodass wir damit die gängigsten Programme der Lieferanten problemlos abdecken können", gibt Bures Einblick. Abschließend gibt der IT-Direktor seine weiteren Pläne bekannt: "Unser Ziel ist es nun, mit möglichst vielen Lieferanten den papierlosen Rechnungsverkehr umzusetzen und langfristig einen dreistufigen Geschäftsprozess bestehend aus elektronischer Bestellung, elektronischem Lieferschein und der digital signierten elektronischen Rechnung zu implementieren. Dieses Gesamtpaket ermöglicht sowohl für uns als auch für unsere Lieferanten den Informationsfluss qualitativ hochwertiger und effizienter abzuwickeln. REWE International AG wird dazu noch in diesem Jahr eine gezielte Initiative starten, die sich auch an jene Lieferanten und Partner richtet, die noch nicht über EDI kommunizieren.
Über die EDITEL Austria
EDITEL Austria ist ein führender Dienstleister im Bereich des Elektronischen Geschäftsdatenaustausches (EDI) in Zentral und Osteuropa. Das Unternehmen mit Firmensitz in Wien und eigenen Niederlassungen in der Tschechischen Republik, Slowakei und Ungarn, ist spezialisiert auf die Optimierung und Automatisierung von B2B Geschäftsprozessen nationaler und internationaler Unternehmen.
Für seine Kunden bietet EDITEL Austria dazu ein umfassendes Produkt-, Beratungs- und Dienstleistungsportfolio. Kern der Dienstleistungen ist das hochverfügbare eXite® Business Integration Network über das jährlich mehr als 250 Millionen Transaktionen abgewickelt werden.
Die EDITEL Gruppe beschäftigt insgesamt 60 Mitarbeiter und ist mit seinen Dienstleistungen über ein flächendeckendes Netz von Franchise-Partnern in insgesamt 18 Ländern der CEE Region vertreten.
Über die REWE International AG
Die REWE International AG ist Österreichs Marktführer im Lebensmittel- und Drogeriefachhandel und einer der größten heimischen Arbeitgeber. Das Unternehmen ist Teil der deutschen REWE Group, einem der führenden Handels- und Touristikkonzerne Europas. REWE International AG mit Geschäftssitz in Wiener Neudorf in Niederösterreich ist in Österreich mit den Handelsfirmen BILLA, MERKUR, PENNY, BIPA und ADEG sowie zahlreichen Eigenmarken vertreten.
Zusätzlich ist REWE International AG im Vollsortimentgeschäft in Italien und in sieben zentral- und osteuropäischen Ländern erfolgreich tätig: in Bulgarien, Kroatien, Rumänien, Russland, der Slowakei, der Tschechischen Republik und in der Ukraine.
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