Actinium Consulting GmbH: Anwenderbericht aus der Maschinenbau-Branche

Maschinenfabrik Gustav Eirich GmbH & Co KG setzt auf Reporting-System

Lindau (pts025/31.07.2013/14:10) Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen ist das Ziel vieler Umstrukturierungen und Softwareanschaffungen. Doch für eine fundierte Evaluierung der zahlreich angebotenen Lösungen hat kaum ein Unternehmen mehr Zeit. Der Auswahlprozess soll möglichst schnell gehen, die Implementierung und Eingewöhnungsphase auch und außerdem soll das neue System kosteneffizient sein und sich zeitnah amortisieren. Der Markt mit potentiellen Softwarelösungen, die verschiedene Arbeitsschritte oder ganze Prozesse simplifizieren, wächst exponentiell. Den Überblick zu behalten ist da schwer. Damit man nicht zwei Mal investiert weil man beim ersten Mal vorschnell die günstigste Variante gewählt hat, lohnt es sich oft einen Blick von Außen zuzulassen. Das dachte sich auch die MASCHINENFABRIK GUSTAV EIRICH GMBH & Co KG und engagierte die Berater von Actinium, um eine Lösung für ein einheitliches Reporting-System zu finden.

Über alle Wirtschaftszweige hinweg gilt auch heute noch das alte Sprichwort: "Schuster bleib bei deinen Leisten!" Die "Leisten" der Firma EIRICH sind Maschinen, Anlagen und Dienstleistungen für die Aufbereitung von schüttfähigen Stoffen, Schlicken und Schlämmen. Die Schwerpunkte der weltweit agierenden Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Hardheim liegen bei kontinuierlichen und diskontinuierlichen Prozessen zu Mischtechnik, Granulieren/Pelletieren, Trocknen und Feinmahltechnik.

Um die internen Reporting- und Planungsprozesse zu optimieren und die unternehmensweit verbreiteten Insellösungen abzuschaffen, hat EIRICH 2008 beschlossen eine neue zentrale Lösung zu finden. Ohne die nötige Erfahrung ist das allerdings angesichts der Fülle an Angeboten eine umfangreiche Herausforderung. Die Firma Actinium Consulting GmbH hat sich genau auf diesen Bereich spezialisiert. Die Kernkompetenzen des 1999 gegründeten Beratungsunternehmens mit Sitz in Lindau (Hauptsitz), Dortmund, Wien und Singapur liegen in den Bereichen Business Processes, Business Integration und Business Intelligence. Das Leistungsspektrum deckt alle Projektphasen von der Beratung und Evaluierung über die Konzeption bis zur Implementierung ab.

Die Integration neuer Software-Systeme ist anspruchsvoll und oft gibt es eine Vielzahl von möglichen Lösungen. Alle zu testen ist unmöglich und von einer blinden Entscheidung ist abzuraten. Die Firma EIRICH hat sich in dem Fall für eine langfristige Zusammenarbeit mit Actinium entschieden. Seit 2008 wird gemeinsam an Optimierungsstrategien für das Reporting getüftelt und das Projekt "Einführung eines zentralen Reporting-Systems" hatte seinen Anfang.

Nie wieder Excel-Listen
Monatsberichte zentraler Unternehmensbereiche, wie z.B. Vertrieb oder Produktion, manuell und zeitaufwendig in rudimentären Tabellenkalkulationsprogrammen zu erstellen, war keine Lösung mehr für die Firma EIRICH. "Nicht nur die Erstellung auch die Auswertung musste händisch gemacht werden, was nicht selten zu unterschiedlichen Ergebnissen geführt hat", berichtet Andreas Seitz-Böna, Verantwortlicher für das Controlling und Reporting bei EIRICH. Um Ressourcen effizienter zu nutzen und zielgerichteter mit den bestehenden Daten arbeiten zu können, wurde ein zentrales Reporting-System gesucht. So begann 2011 das Business-Intelligence-Projekt in Zusammenarbeit mit den Beratern von Actinium.

Während einer fünftägigen Anforderungsanalyse evaluierten Klaus Hüttl, Geschäftsführer bei Actinium, und Thomas Limberger, Key Account Manager und Projektleiter bei Actinium, die geeignete BI-Software mit dem Fokus auf den bestehenden Planungs- und Reportingprozessen bei EIRICH. "Anforderungsanalyse und Evaluierung der BI-Software sind die Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von BI-Lösungen, weshalb wir uns dafür einige Zeit nehmen", erzählt Thomas Limberger.

Nach Abwägung aller Fakten wurde sich schließlich für Arcplan entschieden, nicht zuletzt wegen der vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und umfangreichen Schnittstellen. Die Lizenzen für die Software wurden über Actinium verkauft. Das dafür eingesetzte Warehouse beansprucht eine Datenmenge von ca. 0,5 TB, basiert auf dem Datenbanksystem MS SQL 2008 R2 und nutzt die ETL-Werkzeuge von MS Integration Services (SSIS). Um die Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur und für die zukünftige Wartung dessen kümmert sich die interne IT-Abteilung von EIRICH.

Potentiale ausschöpfen
Die Implementierung von Arcplan fing bei den Abteilungen Vertrieb, Materialwirtschaft und Finanzen an. Seit Mitte 2011 kann in diesen Bereichen mit der Lösung gearbeitet werden. Die große Arbeitserleichterung ist, dass das Reporting-System auf einem im Rahmen des Projektes aufgebauten Datawarehouse aufsetzt, welches die ERP-Daten aufbereitet zur Verfügung stellt. Im Zuge der Datenaufbereitung konnte die Datenqualität sowie die Genauigkeit der Datenerfassung im ERP merklich verbessert werden.

Nun können die so aufbereiteten Daten direkt übernommen, gefiltert, geordnet und vor allem zu handlichen Übersichten zusammengestellt werden. Letztendlich hat nun jeder berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit, per Maus-Klick in Echtzeit auf entscheidungsrelevante Berichte zuzugreifen. "Das vereinfacht und beschleunigt die Arbeit ungemein", berichtet Seitz-Böna über die Erfahrungen mit der Lösung. Durch eine verlässliche und präzise Organisation und Auswertung der Daten entstehen wertvolle Informationen, die dazu beitragen, dass z.B. die Fertigung noch effektiver geplant, Aufträge zügiger abgearbeitet, Teile und andere Ressourcen optimal disponiert werden können." Zudem vereinheitlicht es auch die Darstellungsweise und greift grundsätzlich immer auf denselben Datenbestand zu - abteilungs- und standortübergreifend. Missverständnisse und Informationslücken sind damit ausgeschlossen.

Beständige Zusammenarbeit
"Wir sind kontinuierlich ein paar Tage im Monat bei EIRICH und erschließen mit unserer Lösung weitere Firmenbereiche. Dass wir diese weiteren Bereiche (Finanz, Einkauf, Verkauf, Personal etc.) mit der Lösung umsetzen können, hat damit zu tun, dass EIRICH vorab eine sehr gründliche Anforderungsanalyse durchgeführt hat.

So wussten wir auch, welche Softwarelösungen überhaupt in Betracht kommen und welche nicht", erzählt Thomas Limberger von Actinium über die Zusammenarbeit. "So sind z.B. fünfstellige Beträge eingespart worden, da keine weitere Personalsoftware eingeführt werden musste und wir in der BI-Lösung für EIRICH eine Personalplanung mit abbilden", so Limberger weiter.

Es wird weiterhin kontinuierlich daran gearbeitet, weitere Unternehmensbereiche in die Lösung zu integrieren. Bis 2014 soll das zentrale Reporting-System ganzheitlich umgesetzt sein. Auch eine Übertragung auf die Auslandsstandorte ist angedacht. "Wie häufig bei solchen Veränderungsprozessen kommt der Appetit mit dem Essen", hat Andreas Seitz-Böna erfahren.

Weitere Informationen:

Actinium Consulting GmbH
Robert-Bosch-Str. 28
88131 Lindau
Tel.: 08382-277-278-0
Fax: 08382-273-477-3
Email: office@actinium.de

Aussender:	Actinium Consulting GmbH
Ansprechpartner:	Mihaela Colceriu
Tel.:	+49-8382-277 278 43
E-Mail:	mc@actinium.de
Website:	www.actinium.de