Vision des papierlosen Büros

Mit externer Dokumentenarchivierung Kosten einsparen

Wien (ptp020/29.01.2015/14:00) Gerrit Merten, Geschäftsführer der Rhenus Office Systems Austria, informiert: Die Vision des papierlosen Büros hat bereits viele Unternehmen angesteckt. Doch fallen täglich noch unzählige physische Dokumente in Unternehmen, Banken, Versicherungen, Kanzleien, Behörden und Arztpraxen an. Ein Großteil davon, bspw. Anträge, Rechnungen, Verträge oder Personalakten, muss für eine unterschiedlich lange Zeitspanne aufbewahrt werden. Die komplette Digitalisierung von Altarchiven ist eine sehr kostenintensive Lösung. Eine günstigere Alternative ist die physische Archivierung, ohne die Vorteile des digitalen Dokumentes zu missen.

Im elektronischen Zeitalter verdoppelt sich die Datenmenge etwa alle zwei Jahre. Auf den ersten Blick liegen die Vorteile eines vollständig digitalisierten Dokumentes auf der Hand. Auf Grund der hohen Nachfrage sind die Speichermedien im Laufe der Zeit günstiger und die Technik für die automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten ist ausgereifter geworden. Dennoch existieren in fast allen Unternehmen noch immer große Mengen an Dokumenten in Papierform. Einerseits durch physische Altbestände und andererseits, weil in einigen Bereichen die Aufbewahrung von Schriftgut in Papierform unabdingbar ist. Im Vergleich zur vollständigen und aufwendigen Digitalisierung kostet die Lagerung eines Ordners im physischen Archiv eines professionellen Dokumentenlogistikers nur etwa drei Prozent. Über einen Lagerungszeitraum von zehn Jahren betragen die Kosten gerade einmal ein Drittel. Doch was ist mit den Vorzügen, die ein digitalisiertes Dokument bietet?

Beratung durch einen professionellen Dokumentenlogistiker

Es lohnt sich, die eigene Form der Archivierung einmal näher zu prüfen. Dokumentenlogistiker wie Rhenus Office Systems beraten Unternehmen und Einrichtungen dabei, welche Aufbewahrungslösung unter den Aspekten Kosten/Nutzen für sie am sinnvollsten ist.

Folgende Fragen sollten dabei zunächst geklärt werden: Um welche Art von Dokumenten handelt es sich? Wozu werden sie aktuell und in den nächsten Jahren benötigt? Und: Wie häufig wird darauf zugegriffen? Neben Altakten, die nur äußerst selten oder nie genutzt werden, aber aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden müssen, wird auf Arbeitsakten (aktive Akten) häufig zugegriffen.

Schnelle Verfügbarkeit mittels Scan On Demand aus dem physischen Archiv

Speziell für Akten mit geringer Zugriffshäufigkeit kann die physische Lagerung im Archiv wirtschaftlich sinnvoll sein Die Befürchtung, im Bedarfsfall nicht schnell genug auf ein Dokument in einer Akte zugreifen zu können, ist unbegründet. Mit dem Scan-on-Demand-Verfahren, das heißt der Digitalisierung auf Nachfrage, kann eine Akte innerhalb weniger Minuten in einem physischen Archiv herausgesucht und mittels mobiler Scanner übermittelt werden. Das gescannte Dokument wird anschließend über einen SFTP-Server oder einen alternativen Weg an den Auftraggeber übergeben. Dabei werden alle getätigten Schritte revisionssicher dokumentiert.

Es muss aber nicht allein bei der Auslagerung physischer Altarchive bleiben, Dank ausgereifter IT-Software können spezialisierte Dienstleister auf Lösungen zurückgreifen, die den Datenfluss von physischen und elektronischen Daten verbinden. So sind auch Zusortierungen von Dokumenten in aktive Akten kein Problem mehr. Dies ist besonders für solche Einrichtungen interessant, die über keine durchgängigen elektronischen Dokumentenmanagementsysteme verfügen und ihren täglichen Schriftverkehr in physische Akten sortieren.

Optimierung von Kosten und Prozessen

Die physische Archivierung ist heutzutage bei professionellen Dokumentenlogistikern hochmodern organisiert. Die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsnormen wie ISO 9001 und ISO 27001 bilden die Grundlage für die sichere Aufbewahrung und garantieren darüber hinaus den datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Informationen. Der Kunde kann sich so voll auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und spart Platz sowie Lagerkosten am eigenen Standort. Speziell bei der eigenen Archivierung von Akten in Stadtzentren mit hohen Flächenkosten ist die Auslagerung an einen Dienstleister, der platzoptimiert in großen Archiven lagert, erheblich günstiger.

Oftmals erhalten Auftraggeber nach dem Auslagern ihrer Geschäftsunterlagen durch die professionelle Verwaltung in einem Archivsystem auch erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Diese Transparenz hat den Vorteil, dass die Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet werden können. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde vom Archivdienstleister zudem rechtzeitig informiert und kann dann über eine Vernichtung oder Verlängerung der Aufbewahrung entscheiden.

Aussender:	ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung
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