Dokumentenmanagementsystem versus Enterprise Search

Wie Unternehmen mit der richtigen Software-Lösung Kosten sparen können

Wien (pts033/03.09.2019/19:15) Mails, Schriftverkehr, Verträge, Reports, Analysen, Angebote, etc. - jedes Unternehmen sieht sich einer schwer überschaubaren Flut an Daten gegenüber. Um dieser Herr zu werden, setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagement-systeme, welche im Wesentlichen Möglichkeiten zur strukturierten Datenspeicherung und der einfachen Auffindbarkeit von Dokumenten bieten. Eine Lösung, die Unternehmen allerdings oft teuer kommt.

Die Kosten einer solchen Lösung hängen von der eingesetzten Software und deren Funktionsumfang, aber auch der Anzahl der User ab und können durchaus beträchtlich sein. Neben den reinen Lizenzkosten fallen Implementierungskosten sowie Ausgaben, die durch die Umstellung interner Prozesse zustande kommen, an. Wenn es dann auch an der Benutzerfreundlichkeit fehlt und die Akzeptanz der eingesetzten DMS-Lösung zu wünschen übriglässt, stellt sich die Sinnhaftigkeit der Investition in ein solches System in Frage.

"Festgefahrene Gewohnheiten im Arbeitsalltag zu ändern, fällt vielen Mitarbeitern schwer. Oft leidet die Effizienz unter der ungewollten Umstellung der Arbeitsprozesse. Dabei können die entscheidenden Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems auch durch eine wirklich gute Enterprise Search Lösung, also einer Suchmaschine für den Unternehmenseinsatz, abgedeckt werden", erklärt Christoph Wendl, CEO des Wiener IT Unternehmens Iphos IT Solutions, das mit searchIT eine innovative Enterprise Search Software geschaffen hat.

"Der entscheidende Vorteil einer Enterprise Search Software gegenüber einem reinen DMS liegt darin, dass die Suchsoftware nicht nur Fileserver, sondern alle angebundenen Quellen durchsucht. Also auch Datenbanken, Webseiten, Mailserver und selbstverständlich auch die Metadaten von Grafiken und Fotos - für Betriebe, die auch mit grafischen Daten arbeiten, ein Muss. Die gewohnte Speicherstruktur für Dateien und Arbeitsprozesse der Mitarbeiter müssen so nicht geändert werden. Das trägt zu einer wesentlich höheren Akzeptanz der eingesetzten Software bei. Die Zugriffe werden selbstverständlich auch hier über ein unternehmensinternes Berechtigungssystem geregelt, das dafür sorgt, dass Daten nicht in falsche Hände gelangen", so Wendl weiter.

Der Einsatz von auf künstlicher Intelligenz beruhenden Algorithmen eröffnet zusätzliche Möglichkeiten, die eine Enterprise Search Lösung gegenüber einem reinen Dokumentenmanagement-System überlegen erscheinen lassen. So ist es möglich, Dokumente automatisch zu klassifizieren und bestimmten Kategorien zuzuordnen, beispielsweise können Beschwerdemails automatisch erkannt oder auch Rechnungen und Berichte automatisiert nach Datum abgelegt werden.

Zusätzliche Features wie die Dokumentation von Zugriffen, OCR-Funktionen - also das Umwandeln von Scans und Text in Bildform in durchsuchbaren Text oder die Ausgabe von rechtskonformen DSGVO-Reports bei der Anforderung von Datenschutzauskünften sind Vorteile, die den Einsatz einer Enterprise Search Lösung gegenüber einem DMS attraktiver erscheinen lassen. Die in Österreich entwickelte Enterprise Search Software searchIT bietet über eine sogenannte Timeline-Funktion zusätzlich einen raschen Überblick über den Aktualisierungszeitraum von Dokumenten. Egal ob nach der aktuellsten Version eines Dokuments gesucht wird, oder man Daten aus einem bestimmten Zeitraum finden möchte, mit der Timeline ist dies auf einen Blick und Klick möglich.

Mehr Informationen zu searchIT:
https://searchit.cc/

Über Iphos IT Solutions
Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search Engines" für Unternehmen neu. Mit dem Launch von searchIT positioniert sich das Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche. 1998 in Wien gegründet betreibt Iphos IT Solutions einen weiteren Standort in Bulgarien (Sofia). Die Dienstleistungen in den Bereichen ITSM, Software- und Webentwicklung werden in Österreich, Deutschland, Schweiz und Bulgarien vertrieben. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officer (CEO) das Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.

Rückfragehinweis für Medien:
Ing. Christoph Wendl
Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH
Arndtstraße 89/Top 22
1120 Wien
Tel.: +43 1 869 84 00
E-Mail: marketing@iphos.com
Produktwebsite searchIT: https://searchit.cc/
Hersteller-Website: https://www.iphos.com

Aussender:	searchIT by Iphos IT Solutions GmbH
Ansprechpartner:	Christoph Wendl
Tel.:	+43 1 869840021
E-Mail:	c.wendl@iphos.com
Website:	searchit.cc