Workflow statt statischer Archive

Die Worflow Suite von teamware überwindet Grenzen herkömmlicher Lösungen

Wien (pts012/19.09.2000/10:43) Im Gegensatz zu herkömmlichen, "papierenen" Archiven sind Dokumente und Dateien, die in einem elektronischen Archiv liegen, die ideale Grundlage für automatisierte Organisationsabläufe,
für Workflow-Lösungen. Die Wiener Beratungsgesellschaft teamware, die Spezialisten für AS/400-gestützte Lösungen für Dokumentenarchive, bieten hier einen auch für den Mittelstand hochinteressant Weg: Nicht mehr das Dokument selbst, sondern lediglich der Verweis auf das archivierte Dokument wird einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Bearbeiter zugewiesen; das Dokument selbst bleibt im "sicheren Archiv" - kann aber von (berechtigten) BerabeiterInnen jederzeit eingesehen werden.

Herkömmliche Workflow-Lösungen stoßen dabei sehr schnell an ihre Grenzen. Vor allem dann, wenn auch Stellen ("Knoten") in das Informationsnetz eingebunden werden müssen, die keinen direkten Zugriff auf das Archiv haben, sind sie überfordert: Abteilungen und Filialen, die mit der Zentrale durch Internet-Technologien vernetzt werden (oder auch Mitarbeiter, die kostensparendes "Home Working" betreiben!), aber auch wenn sich Unternehmen mit anderen Unternehmen ("business2business") oder mit Kunden "vernetzen" wollen. Dazu kommt, daß "fertige" Workflow-Anwendungen oft nicht die tatsächlichen Organisationsstrukturen und -Abläufe abbilden können.

teamware geht hier mit ihrer Workflow-Suite einen grundsätzlich
anderen Weg: Mit auf Lotus Notes basierenden Komponenten werden in engem Zusammenspiel mit Infostore/400 System- und Unternehmens-übergreifende Abläufe modelliert. Diese Struktur kann sowohl Lotus Notes-Clients als auch Arbeitsstationen mit Internet-Browsern umfassen und ist so uneingeschränkt erweiterbar. Die Verbindung der einzelnen Stationen erfolgt über LAN, WAN oder Internet. Die einzelnen Dokumenttypen (z.B. Eingangsrechnung, Lieferschein, Bestellungen) können frei definiert und gestaltet werden, wie auch die Prozess-Schritte ("Prüf-Schritte"), die die jeweilige Dokument-Variante zu durchlaufen hat. Neben den "festen" Workflow-definierten Vorgängen kann natürlich die gesamte Groupware-Funktionalität von Lotus Notes (Mail, Kalender, Inter- und Intranet-Server uva.) genutzt werden.

Sicherheit wird groß geschrieben. Durch das Zusammenspiel der Sicherheitsstrukturen von Infostore/400, AS/400 und Lotus Domino (dem Notes- und Internet-Server auf der AS/400) entsteht ein leistungsfähiges, aber auch extrem sicheres System, das mit einem Minimum an Wartung und Administration jeder Hacker-Attacke widerstehen wird. Berechtigte Stellen können Dokumente aus dem Archiv anfordern, auch wenn sie keine direkte Verbindung zur AS/400 haben. Dabei können Zugriffsberechtigungen im Extremfall bis auf das einzelne Dokument im Archiv definiert werden. Andererseits kann die Übertragung von archivierten Dokumenten auf einen bestimmten BenutzerInnen-Kreis eingeschränkt oder gänzlich unterbunden werden. Alle Verarbeitungs-Schritte werden detailliert protokolliert und können ausgewertet werden.

In kleinen Schritten zum Workflow. Unternehmensweite Workflow-Anwendungen einzuführen, erfordert in der Regel sehr große Anstrengungen von Management und Belegschaft - aber auch einigen finanziellen Einsatz. Viele Unternehmen schrecken daher vor so einem Schritt zurück - und vergeben dabei wettbewerbs-entscheidende Chancen. teamware bietet hier vorkonfigurierte Detaillösungen (wie z.B. der Eingangsrechnungskontrolle), die rasch und ohne großen Aufwand eingeführt werden können. Quasi als "Nebenprodukt" fällt dabei die Infrastruktur für die kontinuierliche Einführung weiterer Workflow-Prozesse ab. Auf diese Weise wird ein "sanfter" (und ressourcen-schonender!) Übergang auf automatisierte Administrationsprozesse möglich.

Aussender:	pts - Presseinformation (A)
Ansprechpartner:	Klaus F. Rencher
Tel.:	+43-1-214 14 50-0
E-Mail:	office@teamware.at