Der letzte Papiertiger wird erlegt

Vom Personalordner - zur digitalen Personalakte

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Wien (pts038/11.05.2006/14:50) Mehr als 30 Geschäftsführer und Personalmanager aus der österreichischen Wirtschaft informierten sich beim jüngsten Know-how-Frühstück der EDVG (Elektronische Datenverarbeitung GmbH & Co KG) im Wiener Café Griensteidl zur digitalen Personalakte.

Die Einführung der digitalen Personalakte bringt nicht nur ein Platzersparnis mit sich, sondern optimiert vor allem die interne und externe Organisation in der Personalabteilung. So lässt sich mit der über die EDVG angebotenen webbasierten ASP-Lösung (Application Service Providing) der Münchener aconso AG die einst papierne Akte - auch an verschiedenen Unternehmensstandorten - einfach am Bildschirm öffnen, mühelos per Tastenklicks ergänzen und sofort im Anschluss wieder ordnungsgemäß an ihrem Platz "ablegen".

Ohne großen Investitionsaufwand können so herkömmliche Ablagekörbe und zeitaufwändiger "Aktentourismus" entfallen. Stattdessen landen Dokumente wie Bewerbungsschreiben, Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise sowie relevanter Schriftverkehr der Personalverantwortlichen via Scanner in der elektronischen Version und verschwindet Stück für Stück aus der papiernen Hängeregistratur.

Unberechtigte Zugriffe auf die streng vertraulichen Daten sind bei der Anwendung durch ein wirksames Sicherheitskonzept ausgeschlossen: "Zum einen werden die für die jeweiligen Fachbereiche zuständigen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Nutzungsberechtigungen ausgestattet und zum anderen können die entsprechenden Rechte sowohl dauerhaft als auch zeitlich begrenzt vergeben werden", erläuterte DI Ulrich Jänicke, Vorstand der aconso AG, die in Deutschland mittlerweile eine Vielzahl bedeutender Unternehmen zu ihrem Kundenkreis zählt. Dazu gehören die Deutsche Lufthansa und die ING-DiBA AG genauso wie KIK Textildiskont, MAN Nutzfahrzeuge AG, oder auch die ISS Facility Services Wien.

Den Personalabteilungen soll der Umstieg so komfortabel wie möglich gemacht werden, um die Vorteile des Medienwechsels nicht mit aufwendigen Umstiegsprojekten wieder zu verlieren.

"Das ASP-Service Angebot, ein nutzungsabhängiges Dienstleistungspaket der EDVG erspart eigenen Serverbetrieb, Softwarelizenzen, sowie Wartungsstrategien und Usersupport", macht Wolfgang Kuzel, Geschäftsführer der EDVG, den Umstieg auf das digitale System schmackhaft. "Die Nutzung der ASP-Lösung bringt nicht nur eine erhebliche Kostenersparnis mit sich, sondern ermöglicht dem User sich ausschließlich auf sein Kerngeschäft konzentrieren zu können. Immer mehr österreichische Unternehmen legen Wert auf das Know-how eines kompetenten IT-Dienstleisters und überlassen den Betrieb ihrer EDV den Spezialisten in diesem Bereich. Die EDVG garantiert ihren Kunden gleichermaßen eine hohe Datensicherheit wie die Nutzung der jeweils aktuellsten Software-Version der Anwendung."

Die dafür erforderlichen "Schnittstellenarbeiten" zwischen Papier- und digitaler Akte übernimmt der 1997 gegründete Scan-Dienstleister biss (Business-Imaging Solution&Services GesmgH), denn: Nach umfassenden Vorgesprächen mit den Unternehmen über die Zuordnung entsprechender Dokumente unter den späteren Registern sowie entsprechende Dateiformate rauschen hier hunderte von Seiten pro Stunde so rasch durch die Hochleistungsscanner, dass selbst Großunternehmen schon binnen kurzer Zeit mit einem digitalen Personalaktenarchiv arbeiten können.

EDVG in Kürze
Die EDVG, Elektronische Datenverarbeitung GmbH & Co KG, ist seit über 40 Jahren ein führender IT-Dienstleister Österreichs. Das Unternehmen betreut seine Kunden als herstellerunabhängiger Full Service IT-Dienstleister in den Kernbereichen Business Process Management, Systemintegration und Projekte, Internet Service Providing, IT-Betrieb und Rechenzentrum sowie Anwendungsbetreuung und Produktion.

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