12 Profi-Tipps, wie E-Mails bis zum Ende gelesen werden

wissenswerkstatt als Experte für zeitsparende Online-Kommunikation

Wien (pts005/02.08.2007/08:19) 200 E-Mails und mehr gehören zum täglichen Brot im Arbeitsleben vieler Menschen. So schnell dieses Medium auch sein mag, so langwierig ist für den Empfänger oft das Lesen dieser elektronischen Informationsflut. "Seitenlange Texte ohne Groß- und Kleinschreibung, jede Menge Abkürzungen und viele weitere Unarten machen das Entziffern für den Leser oft zur Schwerstarbeit", weiß Daniela Pucher von der wissenswerkstatt aus der eigenen Beratungspraxis. In Seminaren vermittelt sie die wichtigsten Tipps für leserfreundliche E-Mails: "Wer einige grundsätzliche Regeln beachtet, erleichtert dem Empfänger das Lesen - und profitiert selbst oft von einer raschen Antwort mit der gewünschten Information", betont Pucher.

Zum Start hier die zwölf wichtigsten Tipps für professionelle E-Mails - mehr zur richtigen Online-Kommunikation verrät Daniela Pucher in ihren Seminaren.

1. Prägnanter Betreff. Finden Sie einen kurzen Titel, der dem Leser sofort sagt, worum es geht. Interne Mails können Sie durch einen gemeinsamen Code optimieren, indem Sie im Betreff auf das Projekt, den Kunden etc. hinweisen - so kann der Leser das Mail sofort zuordnen.
2. Kurz, kurz, kurz. Schreiben Sie kurze Sätze und beschränken Sie Ihre Mails auf vier bis fünf Absätze. Längere Texte schreiben Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm und fügen es dem E-Mail als pdf bei.
3. Geizen Sie mit Silben. Meiden Sie Füllwörter wie also, nun etc. und streichen Sie rigoros überflüssige Informationen.
4. Wichtiges und Interessantes zuerst. Wer mit Unwichtigem beginnt, läuft Gefahr, ungelesen im Papierkorb zu landen!
5. Pro E-Mail nur ein Thema, dadurch kann der Empfänger gezielter reagieren. Wenn Sie mehrere Themen in einem Mail ansprechen, kann eines leicht unter den Tisch fallen.
6. Keine Abkürzungen. S.g. Hr., mfg, lg oder asap können Sie privat verwenden, wenn Sie wollen. Im Geschäftsleben wirkt das unhöflich!
7. Halten Sie sich an Rechtschreibregeln und Grammatik - inklusive der Groß- und Kleinschreibung -, das erleichtert und beschleunigt das Lesen und ist obendrein Zeichen Ihrer guten Manieren.
8. Machen Sie Absätze - und trennen Sie diese deutlich sichtbar mit einer Leerzeile. Drei bis vier Zeilen pro Absatz sind ein guter Richtwert.
9. Sparsam formatieren. Vermeiden Sie es, ganze Wörter oder Sätze in Großbuchstaben, Kursivschrift oder Fettschrift zu formatieren, das erschwert das Lesen. Auch färbige Hintergründe, bunte Schriften oder Logos haben im Mail nichts verloren. Beschränken Sie sich auf Zeilenschaltung und Aufzählungen.
10. Adressaten sorgfältig wählen. Weniger ist mehr: Wenn Sie fünf Empfänger gleichzeitig zu einer Handlung auffordern, wird es vermutlich gar keiner tun. Und von Personen, die Ihr Mail nur in "cc" bekommen, dürfen Sie gar keine Reaktion erwarten.
11. Kurze Signatur. Vier bis fünf Zeilen sollten dafür genügen. Stellen Sie Ihr E-Mail-Format so ein, dass bei Antworten und Weiterleitungen keine Signatur eingefügt wird.
12. Kein Mail-Salat. Beschränken Sie sich beim Antworten darauf, nur Auszüge der letzten Nachricht mitzuschicken.

wissenswerkstatt: Wissen präsentieren und weiterentwickeln
Text und Coaching stehen im Mittelpunkt der wissenswerkstatt. Daniela Pucher, die Gründerin und Inhaberin des Unternehmens, ist Textberaterin sowie Schreibcoach und unterstützt Selbständige, Führungskräfte, Projektverantwortliche und High Potentials dabei, Texte zu optimieren und ihre Schreibkompetenz zu erweitern. Zu den Kunden zählen Organisationen wie das WIFI Wien Unternehmerservice oder das ÖPWZ sowie private Unternehmer wie Liskutin Unternehmensberatung, WTH Wirtschafts- und Steuerberatung oder das Therapiezentrum 8. Daniela Pucher hat zahlreiche Ausbildungen im Kommunikations- sowie Trainingsbereich absolviert und war zuvor unter anderem bei netway sowie bei General Electric IT-Solutions Österreich tätig.

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