Internes Portal verbindet 24 Standorte der VBV Baden-Württemberg

Freiburg (pts028/14.11.2007/13:45) Mit einem übergreifenden Mitarbeiterportal hat es die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg geschafft, Informationen, Dokumente und Prozesse über 24 Standorte hinweg zu managen. Die innovative Lösung schaffte es Papierberge, Recherchearbeit und händische Datenpflege in dynamische Prozesse umzuwandeln und wird damit zum Vorzeigeexemplar für moderne Verwaltungen.

Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV) baut und betreut alle öffentlichen Gebäude des Landes Baden-Württemberg. Dazu gehören Gebäude für Ämter, Ministerien und Regierungspräsidien. Leicht vorstellbar, dass es dafür intern eine Menge Richtlinien und Vorschriften gibt, die es zu verbreiten gilt. Daher entschloss sich das Finanzministerium vor 7 Jahren, eine statische HTML-Seite anzulegen, die bis Oktober 2006 als schwarzes Brett fungierte. Schnell stieg jedoch der Bedarf und man sah sich nach einer dynamischen Lösung um. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Lösungen, insbesondere typische Content-Management-Systeme (CMS), kamen für die VBV nicht in Frage, da sie relativ hohe Investitionen oder einen erheblichen Zeitaufwand erforderten. Man stieß schließlich auf die Portallösung Intrexx Xtreme, die hier anders war: Schnell einführbar, offen zur Anbindung an weitere Systeme und individuell erweiterbar sowie klar zeitlich und finanziell kalkulierbar, das waren die Hauptkriterien. Das dahinter stehende CMS ermöglicht es den Redakteuren, jederzeit unabhängig ihre Inhalte einzupflegen. Diese schnelle Anpassbarkeit war ein entscheidender Faktor für die Auswahl. Inzwischen dient das Portal u. a. als zentrale Informationsplattform für alle rund 2.400 User an den 24 verschiedenen Standorten und vereinfacht deren tägliche Arbeit.

Die Verwaltung gliedert sich in drei Stufen, die es galt auch im System abzubilden. Dazu gehören das Finanzministerium, die Oberfinanzdirektion Karlsruhe mit dem Landesbetrieb Bundessbau Baden-Württemberg (BB-BW, zuständig für z.B. Militäreinrichtungen, Bundesbehörden oder Arbeitsämter) und der Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg (VB-BW zuständig für Einrichtungen des Landes). Dem Landesbetrieb BB-BW unterstehen 6 Bauämter und zum Landesbetrieb VB-BW gehören 12 Bauämter sowie 3 Universitätsbauämter. Diese Hierarchien mit unterschiedlichen Befugnissen und Informationsbedürfnissen mussten sich in der Oberfläche wieder finden. Das Mitarbeiterportal besteht deshalb aus einem für alle Beschäftigten der VBV zugänglichen Teil und einem auf einzelne Organisationseinheiten beschränkten Bereich, für den eine gesonderte Anmeldung erforderlich ist.

Dies ist über eine sehr genaue Benutzerverwaltung mit Intrexx möglich. Bei der VBV wurden 12 Zusatzfelder für Filter eingerichtet. So wird z.B. für jeden Benutzer gefiltert, in welchem/r Amt/Abteilung/Referat er sitzt, an welchem Standort, mit welchem Vorgesetzten und in welcher Redaktionsgruppe er sich befindet. Anhand dessen werden die Informationen im Portal nach dem Einloggen angezeigt. So bekommt jeder Mitarbeiter die für seine Dienststelle relevanten Informationen genauso angezeigt wie spezifische Standortinformationen z.B. zu Schulungs- und Besprechungsräumen sowie weitere verfügbare Ressourcen vor Ort.

Im neu geschaffenen Portal-VBV finden die Mitarbeiter für ihre Arbeit wesentliche Informationen. Dazu gehören aktuelle Mitteilungen an die Beschäftigten, Vorschriften im Volltext, die Geschäftsverteilungspläne und Telefonlisten, Übersichten, Stellenausschreibungen, Zugänge zu Informationsdiensten sowie Informationen zu den Fachaufgaben des Immobilien-, Gebäude- und Baumanagements und zum Bereich Staatliche Schlösser und Gärten. Alles, was für sie wichtig und aktuell ist, sehen die Mitarbeiter direkt auf ihrer persönlichen Startseite.

Die für die VBV wichtigste Anwendung innerhalb des Portals stellt die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne (GVPL) dar. Sie geben an, wofür welche Mitarbeiter zuständig sind und müssen verwaltungsintern öffentlich zugänglich sein. In der Vergangenheit wurden diese stets in Word und Excel bearbeitet und mussten umständlich formatiert und als Print-Ausdrucke verteilt werden. Die jetzige Abbildung im Portal stellt eine große Neuerung dar und erfordert daher ein Umdenken. Die VBV gehört zu den ersten, die diese Geschäftsverteilungspläne über eine webbasierende Lösung abwickeln. Den verantwortlichen Mitarbeitern kommt dies mit Zeitersparnis zugute: Durch die fest vorgegebenen Eingabeformate in Intrexx können sie sich innerhalb kürzester Zeit durchklicken und Änderungen vornehmen, während früher wesentlich mehr Zeit für die Aktualisierungen investiert werden musste. Die GVPL-Anwendung ist an eine Oracle Datenbank angebunden und ermöglicht es außerdem, online ein PDF zu generieren und damit den Spagat zwischen Print- und Online-Version zu schaffen.
Zudem stellt das Portal eine Informationsplattform dar, über die Normen, Vorschriften, Gesetze und Richtlinien verwaltet und recherchiert werden. Sogar eingekaufte Onlinedienste von fremden Verlagen stehen nun unter einer einzigen Portaloberfläche zur Verfügung.

Eine weitere wichtige Anwendung im Portal ist die Workflow Abbildung für EDV-Fortbildungen und -Seminare: Kursleiter können über das Portal die angebotenen Seminare mit den Inhalten publizieren. Die Mitarbeiter bewerben sich dann für diese Kurse. Solche Bewerbungen werden an die Personalabteilungen der verantwortlichen Dienststelle geleitet, welche über die Teilnahme entscheiden und die Mitarbeiter anmelden. Die Kursleiter entscheiden aufgrund der Anmeldungen über die Durchführung, eine Verschiebung auf andere Termine ist ebenfalls möglich. Den Teilnehmern wird automatisch vom System eine offizielle Einladung zugesandt. Zudem werden die Schulungsräume in ganz Baden-Württemberg über das Portal verwaltet, sodass z.B. Mitarbeiter aus Stuttgart in Karlsruhe zu einem definierten Termin einen Raum und weitere Ressourcen reservieren können. Diese Anwendung spart der VBV viel Zeit und Geld, da sich der Organisationsaufwand erheblich minimiert. Zuvor war es relativ zeitraubend, die Schulungen zu publizieren, anschließend die Anmeldungen mit Listen bisheriger Teilnahmen zu vergleichen und wieder Antworten auszusenden. Heute läuft vieles in der Seminarverwaltung automatisch ab.

Die VBV und ihre Mitarbeiter sind zufrieden mit dem neuen Portal, wenngleich damit auf alle viele Neuerungen zugekommen sind. Mittlerweile wurde ein Handbuch erstellt, indem die einzelnen Anwendungen detailliert beschrieben sind und erklärt werden. Um die Akzeptanz noch zu erhöhen, wurde ein optisches Schmankerl eingebaut: In dem linken Bereich der Oberfläche zeigt ein Fotoframe aktuelle Baumaßnahmen der Dienststellen. Diese Anzeige wird aus einem Pool mit einer Vielzahl von Projekten gespeist und wechselt alle paar Stunden per Zufallsgenerator. Das zeigt den Mitarbeitern, welche Projekte die anderen 23 Dienstellen gerade bearbeiten und bringt eine optische Dynamik ins Portal. Eine hinterlegte Statistik belegt den Erfolg: Innerhalb der letzten vier Wochen wurden im Portal mehr als 72.000 Mausklicks gezählt.

Über die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg

Gegliedert in die Abteilung 4 des Finanzministeriums, dem Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg mit 15 Ämtern und dem Landesbetrieb Bundesbau Baden-Württemberg (bei der Oberfinanzdirektion Karlsruhe) mit 6 Ämtern werden rund 1.500 Nutzer wie zum Beispiel Bundes- und Landesbehörden, Verwaltungen und Gerichte, Polizei, Militärs, Hochschulen und Forschungseinrichtungen, Kliniken, Justizvollzugsanstalten, Museen und andere kulturelle Einrichtungen betreut.

Als Eigentümer und Bauherr betreut die Vermögens- und Hochbauverwaltung rund 8.500 landeseigene Gebäude mit zirka 9,5 Millionen Quadratmeter Fläche, rund 35.000 Hektar Grundstücke und rund 1.900 Anmietungen mit einer Mietfläche von fast 1,3 Millionen Quadratmeter. Der Wiederbeschaffungswert des Immobilienvermögens des Landes beträgt über 20 Milliarden Euro.

Die VBV sorgt für die Unterbringung der Behörden und Einrichtungen des Landes, damit diese die vielfältigen staatlichen Aufgaben erfüllen können. Darüber hinaus nimmt sie die Bauaufgaben des Bundes in Baden-Württemberg wahr.

Das Bauen für die öffentliche Hand stellt sehr spezielle Anforderungen und bedarf flexibler Lösungen. Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg reagiert darauf mit Kompetenz und herausragender Qualität - und mit Intrexx Xtreme.

Vermögen und Bau Baden-Württemberg
Rotebühlplatz 30
70173 Stuttgart
http://www.vbv.baden-wuerttemberg.de

Über United Planet

Der deutsche Softwarehersteller United Planet gehört mit Intrexx Xtreme zu den Marktführern im Segment der privaten mittelständischen Wirtschaft, den öffentlichen Verwaltungen und Organisationen. Mit der branchenneutralen Standardsoftware lassen sich Intranets, Enterprise Portale und Webapplikationen mit modernsten Funktionalitäten extrem schnell und einfach erstellen und betreiben. Ein Portalaufbau mit Intrexx Xtreme ist exakt kalkulierbar und lässt sich aus vorgefertigten Bausteinen zusammenstellen. Mehrere tausend Unternehmen steuern bereits ihre Geschäftsprozesse über ein Intrexx Portal und profitieren damit von immensen Kostensenkungen.

United Planet gehört zu den wenigen Herstellern, die sich ausschließlich auf die Entwicklung von Portalsoftware spezialisiert haben. Neben der Entwicklung am Standort Freiburg steht ein weit reichendes Netzwerk an Partnern und eigenen Consultern bereit, die mit den Kunden individuelle Lösungen zur Optimierung der Geschäftsprozesse erarbeiten. An drei Standorten in Deutschland und der Schweiz können sich die Kunden umfassend schulen lassen, wodurch von den Kunden ein hohes Maß an Unabhängigkeit von Hersteller und Berater erreicht werden kann.

Als einer der Begründer des Marktsegments preiswerter Fertig-Intranets "out-of-the-box" gehört das heute international agierende Unternehmen mit seiner Software Intrexx Xtreme zu den Technologieführern. Die javabasierende Software wird komplett auf einer DVD ausgeliefert und läuft sowohl unter Windows, Linux und Sun Solaris. Intrexx-Portale ermöglichen die Integration von Fremddaten aus ERP-Lösungen nahezu beliebiger Hersteller (SAP, Microsoft, Sage etc.); ein Business Adapter übernimmt dabei die Datenmodellierung und das Benutzermanagement des jeweiligen Herstellers.

Die jüngste Integration eines Prozess Managers und eines Moduls zur Orchestrierung von Web Services in die Software Intrexx Xtreme zeigt die zentrale Rolle, die Portalsoftware bereits heute in den Organisationen einnimmt: Aus dem Intranet von damals ist längst die Schaltzentrale eines Unternehmens geworden. Die bieder anmutende Browseroberfläche mit statischen Inhalten hat sich längst in ein lebendiges Interface für sämtliche Business Applikationen und Prozesse gewandelt. Qualitäts-, Wissens- und Prozessmanagement sowie die Datenverwaltung sind nur einige von vielen fertig verfügbaren Lösungen.

Intrexx und United Planet haben national und international mehr als 15 Prämierungen und Innovationspreise erhalten.

Weitere Informationen unter http://www.unitedplanet.de oder http://www.intrexx.com

Aussender:	United Planet GmbH
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