E-Mails und geschäftsrelevante Daten auf Knopfdruck griffbereit

Wien/Tirol (pts014/29.08.2008/10:38) Telekom Austria realisiert elektronische Archivierungslösung für Moser Holding - Zentrale Speicherung aller E-Mails und Verträge - niedriger Verwaltungsaufwand und kein Risiko des Informationsverlustes - 600 E-Mail-Clients in der Unternehmenszentrale umgestellt - DOXiS eMail Center und DOXiS Vertragsmanagement kommen zum Einsatz

Die Moser Holding ist mit der Tiroler Tageszeitung, den Wochenzeitungen "Bezirksblätter" sowie weiteren Beteiligungen im Print- und Radiosektor und im Bereich neue Medien ein stark wachstumsorientiertes Unternehmen. Im Medienbusiness wird aber nicht nur mit Information gehandelt, vor allem müssen bei einem produktiven Medienunternehmen wie der Moser Holding große Mengen an Informationen verwaltet werden. Um bei dieser Datenflut nicht den Überblick zu verlieren, ist ein effektives elektronisches Archivierungssystem ein absolutes Muss. Bei der Implementierung eines neuen leistungsfähigen Archivs setzte die Moser Holding auf Telekom Austria.

Zentrale Speicherung aller wichtigen Mails und Verträge
Bei rund 1.300 Mitarbeitern muss nicht nur der Exchange-Server ein enormes Mailaufkommen bewältigen, auch die Verwaltung von Dokumenten wird zur Herausforderung. "Wir suchten nach einer elektronischen Archivierungslösung für E-Mails und Verträge", beschreibt Gernot Oberexer, Leiter IT in der Moser Holding Infrastruktur und Systeme GmbH, die Ausgangslage. Die Aufgabenstellung lautete daher: Alle wichtigen Mails und Verträge müssen zentral gespeichert und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden. Zudem muss bei einer Abfrage der Geschäftszusammenhang gleich mitgeliefert werden. Im ersten Schritt wurde Telekom Austria beauftragt, 600 E-Mail-Clients in der Unternehmenszentrale in Innsbruck an das neue Archivsystem anzuschließen.

"Am Beginn unserer Zusammenarbeit hat die Moser Holding ihre Vorstellungen an ein zukunftssicheres elektronisches Archivierungssystem für E-Mails, Verträge und dokumentierte Geschäftsfälle klar zum Ausdruck gebracht", erklärt Anton Steinringer, Leiter Business Solutions Telekom Austria. Die neue Applikation für das renommierte Tiroler Verlagshaus sollte insbesondere die Systematik in der Datenarchivierung und -bearbeitung um einen Quantensprung verbessern. "Das bei der Moser Holding implementierte E-Mail-Center und die Tools für Vertragsmanagement erfüllen alle Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitarchivierung und sorgen für zuverlässiges Search & Retrieval von elektronischen Dokumenten samt zugehöriger Geschäftsfallinformationen sowie für eine einfache und rasche Weiterbearbeitung der archivierten Dokumente", fasst Steinringer die Vorteile der funktionellen Lösung zusammen.

DOXiS E-Mail-Center und Vertragsmanagement
Telekom Austria implementiere das DOXiS E-Mail-Center der Firma SER, das eine Vielzahl an Szenarien zur Archivierung von E-Mails ermöglicht. Die E-Mails werden direkt nach dem Eingang zentral archiviert, damit stehen alle wichtigen Informationen den weiterführenden Systemen zur Verfügung. Anwender können mit den E-Mails weiterarbeiten und gleichzeitig zusätzliche Kontextinformationen aus der DOXiS iECM Suite nutzen. In der klassischen Arbeitsweise werden zur Entlastung der Mailserver, und um eine einheitliche Ablage zu schaffen, die E-Mails direkt aus der gewohnten E-Mail-Anwendung heraus revisionssicher langzeitarchiviert. Üblicherweise erfolgt diese Archivierung nach der abschließenden Bearbeitung der E-Mails. Zur Erfüllung der vielfältigen Compliance-Anforderungen können geschäftsrelevante E-Mails herausgefiltert werden. "Die assoziative Suche und die automatische Klassifikation der E-Mails bietet herausragende Möglichkeiten für die Erschließung des Archivs", betont Oberexer. Ein eventuell fehlender Geschäftskontext kann auch im Nachhinein ermittelt und einem archivierten E-Mail hinzugefügt werden. So wird das Compliance-Archiv immer intelligenter und das Wiederauffinden relevanter Informationen einfacher.

Ähnlich funktioniert auch das DOXiS Vertragsmanagement, eine integrierte Lösung, mit deren Hilfe wichtige Dokumente, Verträge und Vereinbarungen verwaltet, bearbeitet und archiviert werden können. Auch diese Daten werden revisionssicher gespeichert, Metadaten und Dokumentenordner stehen in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung. "Das Vertragsmanagement erfüllt die Anforderungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Überwachung und Steuerung", freut sich Oberexer. Das bezieht sich sowohl auf die Vertragswerke an sich wie auch auf die damit einhergehenden Dokumente wie Akten oder Vorgangsinformationen.

Telekom Austria für Projektmanagement zuständig
Die Moser Holding hat sich bereits im Vorfeld des Projekts selbstständig über die SER-Produkte informiert, die Abwicklung des gesamten Projekts wurde dann an Telekom Austria übergeben. In Zusammenarbeit mit der Moser Holding und SER haben die zertifizierten Telekom Austria Projektmanager ein Feinpflichtenheft erstellt, in dem detailliert festgelegt wurde, welche Leistungen, welche Lizenzen und welche Inhalte enthalten sein müssen. Zudem wurde sichergestellt, dass das Service auch erweiterbar und für die zukünftige Übernahme anderer Archive geeignet ist.

Moser Holding wird die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Telekom Austria fortsetzen: Derzeit wird an der Implementierung von VoIP-Telefonie gearbeitet.

Aussender:	Telekom Austria AG
Ansprechpartner:	Wolfgang Grabuschnig
Tel.:	059 059-1-11007
E-Mail:	wolfgang.grabuschnig@telekom.at