Projekt "ELBA": Ein zukunftsweisendes Informationsmanagement

Vorreiterrolle des Außenministeriums in Zusammenarbeit mit BEKO

(©Bild: BMeiA)

Wien (pts010/06.10.2008/09:51) "ELBA" (Elektronische Basisinformation Außenpolitik) ist das Stichwort eines neuen Ansatzes von Informationsmanagement im Außenministerium.

Mit der Einführung des Systems im April fiel der Startschuss für einen neuen Ansatz von Informationsmanagement im Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten. Das Informationssystem ermöglicht den Berechtigten den jederzeitigen weltweiten Abruf von laufend aktualisierten Informationen und vereinfacht die Zusammenarbeit der an der Informationserstellung im In- und Ausland Beteiligten.

Die Ergebnisse und Wirkungen des neuen Informationsmanagements sind so nachhaltig, dass der Einsatz auch in anderen Bereichen der Verwaltung möglich wäre. Die positiven Auswirkungen könnten somit multipliziert werden.

Die Entwicklung des Informationssystems erfolgte in Zusammenarbeit mit der BEKO Engineering & Informatik AG nach folgendem technischen Stufenplan:

Zuerst wurden die Kernfunktionalitäten der Verwaltung von Informationen und deren Zusammenstellen in Informationsmappen entwickelt. Dabei wurden sowohl ein umfangreiches Berechtigungs- und Rollenkonzept als auch Bearbeitungsprozesse von Informationen berücksichtigt.

Der nächste Schritt beinhaltete die Anbindung zwischen Oracle und Microsoft Word: In Oracle Forms-Formularen erfasste Eingaben konnten somit als eine Information bzw. Informationsmappe in einem Word-Dokument zusammengefasst und mit unterschiedlichen Formaten angezeigt werden.

Eine weitere Ausbaustufe umfasste die Historisierung von Informationen, um die Bearbeitung jeder Information lückenlos nachvollziehbar zu machen. Dabei wurden ausgefeilte Algorithmen entwickelt, damit in der Datenbank nicht zu viele Daten abgelegt werden.

BEKO Engineering und Informatik AG übernahm bei diesem Projekt Analyse, Design, Entwicklung, Test sowie Projekt- und Releasemanagement.

"Im Außenministerium genießt ELBA einen hohen Stellenwert, da das System den Informationszugang wesentlich erleichtert und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit sowohl in der Zentrale als auch mit unseren Vertretungsbehörden im Ausland eröffnet", sagte der Generalsekretär für auswärtige Angelegenheiten Botschafter Dr. Johannes Kyrle.

BEKO Engineering & Informatik AG
Mit über 800 Beschäftigten und knapp 50 Mio. EUR Jahresumsatz verbindet das Unternehmen österreichweit Hightech-Kompetenz zwischen Konstruktion und Information. Das Geschäftsfeld Engineering bietet als Ingenieurbüro folgende Leistungen: Planung & Konstruktion im Maschinen- und Anlagenbau, Elektrotechnik, Automatisierungstechnik, Technische Informatik, Projektmanagement, CAx-Consulting und Visualisierung. Das Geschäftsfeld Informatik deckt mit Software Lifecycle Management die Branchen Public, Financials, Industry und Telecom ab. Die IT-Solutions fokussieren auf die Bereiche e-Government und Identity Management, SEPA, CRM und Billing. Durch Product Lifecycle Management werden die Synergien zwischen Engineering und Informatik optimal verbunden. Mit diesem Know-how entwickelt BEKO effiziente PLM-Modullösungen und PLM-Integrationen.

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