Supporting IT-Projekte mit Systemischem Coaching

Wien (ptp017/08.10.2015/16:30) IT-Projekte werden in komplexen Umfeldern umgesetzt. Budgets und Realisierungszeit sind begrenzt. Unübersichtliches Hard- und Software-Environment, hohe Anforderung an Sicherheit und Compliance, veränderliche Rahmenbedingungen, viele Schnittstellen und unzählige weitere
Faktoren beeinflussen den Projektfortschritt. Diese Faktoren setzen ProjektmanagerInnen, Consultants, Developer sowie Product Owner großen Belastungen aus. Systemisches Coaching bietet Unterstützung bei den laufenden Aufgaben und eine Möglichkeit, die potenzielle Überlastung zeitgerecht zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu treffen.

Arbeiten unter Zeitdruck
Das Projektteam arbeitet meist unter extremem Druck. IT-DienstleisterInnen müssen die Projekte mit begrenzten Ressourcen umsetzen. Anforderungen der KundInnen werden laufend adaptiert und in das enge Budget und Zeitkorsett gezwängt.

Veränderung bei Kundinnen und Kunden
Im Hintergrund dieser Projekte werden im Kundensystem fast immer umfangreiche Change-Prozesse umgesetzt. Geänderte Abläufe, neue Teams, veränderte Aufgaben und unbekannte Führungsstrukturen kommen auf die MitarbeiterInnen zu. Daraus können sich Unsicherheiten und eine punktuell ablehnende Haltung bei einzelnen Personen, Teams oder Abteilungen gegenüber dem aktuellen IT-Projekt entwickeln.

Personal unter Spannung
Bei zunehmender Projektdauer besteht die Gefahr, dass der IT-Consultant langsam in das Kundensystem hineingezogen wird. Die Probleme der KundInnen werden dann zu seinen eigenen und er kommt in das Spannungsfeld zwischen AuftraggeberInnen und AuftragnehmerInnen.
ProjektmanagerInnen bilden das Bindeglied zwischen Projektteam und KundInnen. Reaktionen auf Änderungen sind ein wesentlicher Teil ihrer Aufgaben. Diese Pufferfunktion kann jedoch das erträgliche Maß leicht überschreiten. Developer haben ihre Vorgaben. Agile Methoden erfordern aber hohe Flexibilität von ihnen. Beschränkte Ressourcen, widersprüchliche Anforderungen und technische Probleme können dabei an die Substanz gehen. Die Product Owner müssen die teilweise unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse der Abteilungen und
Stakeholder verbinden und vertreten. Das ist nicht immer einfach und friktionsfrei.

Systemisches Coaching für IT-Projekte
Systemisches Coaching bietet Unterstützung zur Problemlösung im beruflichen Umfeld. Der Kunde bzw. die Kundin und der Coach bearbeiten gemeinsam die Themen. Der Fokus liegt dabei auf der Erarbeitung von Lösungswegen. Die Analyse des Problems ist nur ein Hilfsmittel auf dem Weg zum Ergebnis. Der systemische Ansatz des Coachings zielt analog zu agilen Methoden in der Software-Entwicklung auf kleine, rasch
umzusetzende Verbesserungen ab, die in der Folge das eigentliche Problem mildern oder ganz auflösen. Zur Entlastung von ProjektmanagerInnen, Consultants, Developern und Product Ownern bieten sich die Methoden des Systemischen Coachings an. In den Coaching Sessions hat der Kunde die Möglichkeit, über das Erlebte und seine Stimmungen zu reflektieren. Spannungen können abgebaut und neue Lösungsansätze erarbeitet werden. Die nachfolgenden Abschnitte behandeln Inhalte und Möglichkeiten des Systemischen Coachings. Diese Themen begegnen uns auch laufend bei der Abwicklung von IT-Projekten.

Themen im Systemischen Coaching
Die folgende Liste gibt einen Überblick über Inhalte, die im Systemischen Coaching behandelt werden:
* Selbstmanagement
* Vorbereitung von Entscheidungen
* Probleme mit Hierarchien und innerhalb von Teams
* Spannungen zwischen Abteilungen
* Vorbereitung von Besprechungen
* Problematische Kundenkontakte

In der Folge wollen wir diese Themen etwas genauer beleuchten.

Selbstmanagement und Vorbereitung von Entscheidungen
Selbstmanagement ist ein immer wiederkehrendes Thema. Was läuft gut und sollte verstärkt werden? Wie kann man ungeliebte Gewohnheiten überwinden und durch günstigere Handlungen ersetzen? Ein anderer Themenkreis betrifft die Vorbereitung von Entscheidungen. Welche Möglichkeiten bieten sich? Meist gibt es mehr Alternativen als anfänglich angenommen. Und wie könnten die Auswirkungen der einzelnen Varianten sein? Je nach individuellem Bedarf werden im Coaching verengte Sichtweisen erweitert und unübersichtliche Alternativen geordnet.

Hierarchien und Probleme in der Zusammenarbeit
Hierarchien können manchmal die Umsetzung von Projekten behindern. Wie geht man damit um? Gibt es noch nicht erkannte Handlungsmöglichkeiten? Wie kann man den Deadlock der aktuellen Situation konstruktiv überwinden? Probleme innerhalb von Teams und zwischen Abteilungen sind manchmal leichter zu lösen, wenn man etwas Abstand zur konkreten Situation einnimmt. Gemeinsam mit dem Coach ist dieser Abstand leichter zu erreichen. Durch spezielle Fragetechniken können neue Lösungsansätze eröffnet werden. Ein temporärer Wechsel der Seite kann das aktuelle Bild wesentlich verändern und neue Wege der Kooperation zeigen.

Vorbereitung von Besprechungen
Die inhaltliche Vorbereitung auf eine Besprechung ist üblicherweise nicht so schwierig: Wer warum an einem Meeting teilnehmen soll, ist rasch gefunden. Die Strategie, die in einer wichtigen Sitzung verfolgt werden soll, ist weder eindeutig noch leicht zu finden. Simulationen und Vorbereitungen innerhalb von Coachings können sehr hilfreich sein.

Kosten des Systemischen Coachings
Wie alle Dienstleistungen hat Systemisches Coaching seinen Preis. Doch gerade in Zeiten, in denen IT-Personal teuer und schwer zu akquirieren ist, sollte besonderes Augenmerk auf die MitarbeiterInnen gelegt werden. Hochqualifizierte SpezialistInnen, in die viel Ausbildung investiert wurde, zu verlieren, ist mit sehr hohem Aufwand verbunden und kann leicht den positiven Abschluss eines IT-Projekts gefährden.
Wenn damit die volle Einsatzfähigkeit der Projektbeteiligten erhalten bleibt und ein Jobwechsel Einzelner vermieden wird, sind die Kosten für Coaching Sessions praktisch zu vernachlässigen.

Conclusio: Unterstützung von IT-Projekten durch Systemisches Coaching!
In die Abwicklung von IT-Projekten sind meist viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zielen involviert. Wie in allen sozialen Systemen kann es zwischen den Beteiligten zu Missverständnissen und Spannungen kommen. Neben der Erarbeitung und Erleichterung von Lösungen kann Systemisches Coaching auch zum Abbau von Spannungen zwischen den Projektbeteiligten eingesetzt werden. Damit werden der Projektfortschritt unterstützt und zusätzliche Kosten vermieden.

von Dipl.-Ing. Wolfgang Pehamberger MSc

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