Dokumentenmanagement 2.0

Xlive File Router ermöglicht einfache und effiziente Archivierung im Portal

Freiburg (pts031/25.06.2008/13:45) Trotz moderner EDV und Internet-Verbindungen sind die heutigen Geschäfts- und Büroumgebungen oft einer wahren Flut von Briefen, Telefaxen, Vertragsunterlagen und Kopien ausgesetzt. Um diese Flut in den Griff zu bekommen, setzen viele Firmen bereits auf ein Unternehmensportal. In einem solchen Portal können alle Daten und Dokumente zentral erfasst und verwaltet werden. Dadurch ist es möglich, Suchvorgänge enorm zu verkürzen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Eine neue Partnerlösung für die Portalsoftware Intrexx Xtreme ermöglicht nun eine noch einfachere und effizientere Archivierung der verschiedensten Dateitypen.

Unterschiedliche Dateitypen stellen Unternehmen auch heute noch vor eine große Aufgabe, wenn es darum geht, diese einheitlich zu erfassen und zu archivieren. Diverse Ablagemöglichkeiten führen schließlich dazu, dass wichtige Unterlagen teilweise nicht wieder auffindbar sind oder mehrfach abgelegt und gepflegt werden. Dies hat unnötig viel Aufwand aber auch Fehler und Zeitverzögerungen zur Folge. Eine neue Lösung schafft hier Abhilfe: der Xlive File Router für die Portalsoftware Intrexx Xtreme des Freiburger Softwareherstellers United Planet. Entwickelt wurde der Xlive File Router von Fachleuten des Partnerunternehmens Computer Live.

Ganz gleich, ob die Dateien aus einer Anwendung, vom Scanner, Kopierer oder Fax stammen, mit dem Xlive File Router können alle Dokumente schnell und einfach in das Portal übernommen werden und sind dort für jeden einfach auffindbar. Alle in einem Ordner eingehenden Dateien werden automatisch erfasst und direkt in dem zugehörigen Portal-Ordner abgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Datentyp es sich handelt, denn die Lösung archiviert Office Dokumente, PDF Dateien, Faxe, E-Mails, Fotos, Grafiken, Programme, Musik und vieles mehr.

Dabei greift der File Router auf die vorhandene Ordnerstruktur der Festplatte oder des Netzlaufwerks zu. Über eine integrierte Schnittstelle zum Portal werden die Dateien ganz einfach in das Firmenportal integriert und verknüpft. Sie stehen danach sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung, die mit ihrem Webbrowser Zugriff auf das Portal haben. Auch via VPN ist es nun schnell und komfortabel möglich, auf die Dateien zuzugreifen. Das manuelle Hochladen der einzelnen Dateien entfällt, was die Mitarbeiter stark entlastet und insgesamt sehr viel Zeit einspart.

Alle Dateien liegen im Portal dann an einem zentralen Ort. Das bedeutet, dass diese schnell und unkompliziert wiedergefunden werden und verhindert eine langwierige Suche nach einem bestimmten Dokument quer durch alle Verzeichnisse. Ein umfangreicher Protokollmechanismus versieht die Dateien darüber hinaus bei jedem Hochladen mit einer neuen Revisionsnummer und sorgt auf diese Weise dafür, dass alle verschiedenen Dateiversionen eindeutig unterscheidbar bleiben. Erleichtert wird das Ganze durch Such- und Recherchefunktionen.

Außerdem ermöglicht es der Xlive File Router, die Dateien automatisch mit Zusatzinformationen zu versehen. Diese Informationen werden dann in den weiteren Prozessen angezeigt und verwendet. So können Angaben wie Thema, Titel, Kategorie oder Kunden- und Bestellnummer immer gleich mit übergeben werden.

Weitere Informationen zum Xlive File Router finden Interessierte unter http://www.intrexx.com/xlive-file-router . Die Portalsoftware Intrexx Xtreme stellt United Planet unter http://www.intrexx.com/portalmanager kostenlos zur Verfügung.

Über United Planet

Der deutsche Softwarehersteller United Planet gehört mit Intrexx Xtreme zu den Marktführern im Segment der privaten mittelständischen Wirtschaft, den öffentlichen Verwaltungen und Organisationen. Mit der branchenneutralen Standardsoftware lassen sich Intranets, Enterprise Portale und Webapplikationen mit modernsten Funktionalitäten extrem schnell und einfach erstellen und betreiben. Ein Portalaufbau mit Intrexx Xtreme ist exakt kalkulierbar und lässt sich aus vorgefertigten Bausteinen zusammenstellen. Mehrere tausend Unternehmen steuern bereits ihre Geschäftsprozesse über ein Intrexx Portal und profitieren damit von immensen Kostensenkungen.

United Planet gehört zu den wenigen Herstellern, die sich ausschließlich auf die Entwicklung von Portalsoftware spezialisiert haben. Neben der Entwicklung am Standort Freiburg steht ein weit reichendes Netzwerk an Partnern und eigenen Consultern bereit, die mit den Kunden individuelle Lösungen zur Optimierung der Geschäftsprozesse erarbeiten. An drei Standorten in Deutschland und der Schweiz können sich die Kunden umfassend schulen lassen, wodurch von den Kunden ein hohes Maß an Unabhängigkeit von Hersteller und Berater erreicht werden kann.

Als einer der Begründer des Marktsegments preiswerter Fertig-Intranets "out-of-the-box" gehört das heute international agierende Unternehmen mit seiner Software Intrexx Xtreme zu den Technologieführern. Die javabasierende Software wird komplett auf einer DVD ausgeliefert und läuft sowohl unter Windows als auch Linux und Sun Solaris. Intrexx-Portale ermöglichen die Integration von Fremddaten aus ERP-Lösungen nahezu beliebiger Hersteller (SAP, Microsoft, Sage etc.); ein Business Adapter übernimmt dabei die Datenmodellierung und das Benutzermanagement des jeweiligen Herstellers.

Die jüngste Integration eines Prozess Managers und eines Moduls zur Orchestrierung von Web Services in die Software Intrexx Xtreme zeigt die zentrale Rolle, die Portalsoftware bereits heute in den Organisationen einnimmt: Aus dem Intranet von damals ist längst die Schaltzentrale eines Unternehmens geworden. Die bieder anmutende Browseroberfläche mit statischen Inhalten hat sich längst in ein lebendiges Interface für sämtliche Business Applikationen und Prozesse gewandelt. Qualitäts-, Wissens- und Prozessmanagement sowie die Datenverwaltung sind nur einige von vielen fertig verfügbaren Lösungen.

Intrexx und United Planet haben national und international mehr als 15 Prämierungen und Innovationspreise erhalten.

Weitere Informationen unter http://www.unitedplanet.com .

Aussender:	United Planet GmbH
Ansprechpartner:	Dirk Müller
Tel.:	+49-(0)761-20703-413
E-Mail:	Dirk.Mueller@unitedplanet.com